Teams en SharePoint slim gebruiken binnen Microsoft 365

Wat is Microsoft Teams bedoeld te doen?

Microsoft Teams is gebouwd voor samenwerken in het moment.

Het draait om communicatie en snelle afstemming binnen een team of project.

Denk aan:

• Chatten met collega’s
• Online vergaderen
• Snel bestanden delen binnen een gesprek
• Samenwerken vanuit context, bijvoorbeeld een project of overleg

Teams werkt goed als alles draait om snelheid en interactie. Je wilt iets bespreken, aanpassen en direct verder.

Wat Teams minder goed doet, is fungeren als archief of langetermijnopslag.

 

Wat is SharePoint bedoeld te doen?

SharePoint is ingericht voor structuur en continuïteit.

Het is de centrale plek voor informatie die je ook over maanden of jaren nog wilt terugvinden.

SharePoint is sterk in:

• Centraal documentbeheer
• Gebruik van metadata in plaats van alleen mappen
• Rechten en toegangsbeheer
• Versiebeheer
• Document sets voor dossiers of projecten

Met document sets houd je alles wat bij een dossier hoort bij elkaar. Contracten, bijlagen, e-mails en notities. Zonder eindeloze mappenstructuren.

Dat maakt SharePoint geschikt als het geheugen van je organisatie.

 

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

In veel organisaties zien we dat Teams en SharePoint door elkaar worden gebruikt.

• Bestanden blijven hangen in chats
• Teams-kanalen worden gebruikt als archief
• Document sets worden niet ingezet
• Iedereen maakt zijn eigen mappenstructuur
• Het gevolg is voorspelbaar.
• Medewerkers zoeken langer naar informatie
• Bestanden bestaan in meerdere versies
• Onduidelijkheid over wat de juiste versie is
• Verlies van overzicht en eigenaarschap

Dit kost tijd, zorgt voor frustratie en vergroot het risico op fouten.

 

De juiste rolverdeling tussen Teams en SharePoint

Een duidelijke scheiding helpt.

Gebruik Teams voor:

• Overleg en communicatie
• Dagelijkse samenwerking
• Snel delen en bespreken van bestanden
• Projectmatige afstemming

Gebruik SharePoint voor:

• Definitieve documenten
• Dossiers en projecten met een langere looptijd
• Informatie die organisatiebreed relevant is
• Archivering en compliance

Teams blijft dan de werkplek. SharePoint wordt de bron.

 

Hoe richt je dit praktisch in?

Begin met afspraken, niet met techniek.

Bepaal samen:

• Waar slaan we definitieve documenten op?
• Wanneer verplaatsen we bestanden van Teams naar SharePoint?
• Welke metadata gebruiken we?
• Wie is eigenaar van welk document of dossier?

Zorg daarna dat de inrichting dit ondersteunt.

Denk aan:

• Logische SharePoint-sites per afdeling of proces
• Document sets voor terugkerende dossiers of projecten
• Duidelijke rechtenstructuur
• Training voor gebruikers

 

Wat levert dit op?

Organisaties die Teams en SharePoint bewust inzetten merken direct verschil.

• Minder zoektijd
• Meer overzicht
• Minder fouten door versieproblemen
• Betere overdraagbaarheid van werk
• Meer rust in de digitale werkomgeving

 

De ALTA-ICT aanpak

Bij ALTA-ICT helpen wij organisaties om Microsoft 365 logisch en werkbaar in te richten.

Geen complexe modellen, maar duidelijke keuzes die passen bij hoe mensen werken.

Onze aanpak:

• Analyse van huidige werkwijze
• Heldere rolverdeling tussen Teams en SharePoint
• Slimme inrichting met document sets en metadata
• Begeleiding en adoptie voor gebruikers
• Altijd met oog voor AVG, structuur en continuïteit.

 

Hoe hebben jullie dit geregeld?

Is Teams bij jullie een werkplek of ook een archief?

Wordt SharePoint echt gebruikt voor structuur, of vooral als opslag?

Wij zijn benieuwd naar jullie ervaringen.