Microsoft Teams Rooms: Revolutie in Hybride Vergaderen

De afgelopen jaren is in overvloed gerept over Microsoft Teams en hybride werken, ongeacht de fysieke locatie van medewerkers. Verschillende aanbieders boden vervolgens oplossingen voor geïntegreerde vergaderruimtes aan. Denk aan Cisco Webex, Google Meet en dus ook Microsoft Teams Rooms. In de basis werken ze allemaal aan één gemeenschappelijk doel. Waar maakt Teams Rooms dan het verschil? En wat brengen deze functionaliteiten met zich mee?  

Vastigheid voelt vertrouwd

Laten we meteen met de deur in huis vallen. Vergaderruimtes uitrusten met software en hardware is een investering. Is de ROI met Teams Rooms het waard? Ja, want het voordeel is nou net: veel medewerkers zijn al vertrouwd met Microsoft Teams. Dat maakt de adoptie voor werknemers heel natuurlijk. Microsoft Teams Rooms verbindt het vergaderplatform met de aanwezige camera’s, schermen en luidsprekers. Naast dat hybride werken een stuk eenvoudiger wordt, zijn er functionaliteiten die Teams Rooms lekker interactief en laagdrempelig maken.   

Op zoek naar de heilige graal?

Bedrijven zijn constant zoekend naar hun beste vorm, zoals topsporters zichzelf alsmaar willen overstijgen. Dat brengt ze tot heuse zoektochten naar technologieën, features en oplossingen die het verschil maken, maar een heilige graal is er niet. Effectievere communicatie en samenwerking zijn mooie stappen om te zetten, maar Teams Rooms heeft een aantal interessante mogelijkheden die jou net dát beetje verder brengen.  

Er zijn geavanceerde functies die zelfs langetermijngebruikers van de applicatie over het hoofd zien. Of simpelweg nog niet hebben aangeraakt. Terwijl deze aanzienlijke voordelen en ‘quality of life’-veranderingen bieden. Denk aan: 

• Whiteboard-integratie 
• Ondersteuning voor meerdere camera’s 
• Opname & opslag van vergaderingen 
• Ruimteanalyse 
• Beheer op afstand 

Een whiteboard zoals het hoort

Voorheen was de whiteboardoptie van Teams Rooms enkel mogelijk in een Teams-vergaderingscontext. En dat kostte de nodige voorbereiding. Nu is het anders. Met één tik op de nieuwe Whiteboard-knop op het startscherm kan je het whiteboard meteen bekladden. Een vlotte start, zonder obstakels. 

Ook schakel je naadloos over van lokale naar online samenwerking door simpelweg op “Start vergadering” te tikken. Het whiteboard verschijnt automatisch op het vergaderpodium, waardoor je in real-time samen het bord gebruikt. Geen onnodig switchen tussen galerij- of whiteboardweergave.  

Het minimaliseren van hindernissen verhoogt de productiviteit. Net als het soepel betreden van vergaderingen.  

QR-codes

Dat kan met een nieuwe functie: QR-codes als aanmeldoptie. Een werknemer scant de QR-code en wordt ingelogd op zijn of haar persoonlijke Teams-account. Dat maakt vergaderen voor werknemers met mobiele apparaten veel vloeiender.  

Vergaderingen opnemen en opslaan

Video-opnames die je maakt, worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Zo luister en kijk je ze gemakkelijk terug. Ook afwezigen kunnen zo de meetings op een later moment afspelen en op de hoogte blijven. Vanuit de instellingen bepaal je welke personen toegang hebben tot welke bestanden.  

Met het delen en publiceren van opnames, wil je wel voorzichtig omspringen. Opnemen is wel toegestaan, maar de namen van deelnemers en persoonlijke informatie over hen, zijn privé. Het is dus van belang dat de beveiligingsinstellingen in bijvoorbeeld SharePoint correct zijn ingesteld. Zo is het mogelijk om de bewaartermijn van opnames te kiezen. 

Uitdagingen

Veiligheid is niet de enige uitdaging die je tegenkomt bij Teams Rooms. Bij het implementeren in jouw huidige kantoorsetting speelt vaak ook een aantal technische uitdagingen. Enkele voorbeelden daarvan zijn: 

• Netwerkbandbreedte 
• AV-LANs 
• Interoperabiliteit met bestaande videoconferentiesystemen 
• Integratie met AV-systemen 
• Licentieplanning 

Inventariseer en bereik meer

Omdat je met veel software, hardware en netwerktechnieken te maken hebt, is een grondige inventarisatie onmisbaar. Dan werkt alles straks naar behoren, precies afgesteld op jouw fysieke werkomgeving en digitale omgeving. ALTA-ICT doet deze inventarisatie voor jou. Dat gebeurt met het oog op efficiëntie, effectiviteit en schaalbaarheid. En altijd met jouw wensen en eisen als uitgangspunt.  

De toekomst van vergadersoftware

Teams Rooms blijft evolueren. AI blijft leren. In de nabije toekomst zal AI een grotere rol spelen bij het automatiseren van processen. Meetings worden immersiever door de integratie met bijvoorbeeld verlichting en andere slimme apparaten. Maar ook de wisselwerking tussen software van aanbieders wordt beter. Dit betekent wel dat er steeds meer komt kijken bij het klaarstomen én beheren van jouw werkomgeving, zowel fysiek als digitaal. 

Wil jij je kantoor of werkomgeving omtoveren tot een plek waar Teams Rooms naadloos samensmelt met jouw bedrijfsprocessen? Neem dan even contact op met de Microsoft 365-experts van ALTA-ICT.