Wat is Teams Telefonie?

Met Teams Telefonie bel je via Microsoft Teams alsof het je vaste telefoon is. Je kunt gebeld worden op een vast nummer, uitgaand bellen en doorschakelen. Alles loopt via je Microsoft 365-omgeving.

Je medewerkers bellen via hun laptop, headset, smartphone of bureautoestel. Het maakt niet uit waar ze werken. Dat maakt Teams Telefonie geschikt voor hybride organisaties en groeiende teams.

Teams koppelen aan je vaste nummer: twee opties

Om met Teams te bellen heb je een koppeling nodig met het openbare telefoonnetwerk. Dat kan op twee manieren.

 

Direct Routing: maximale controle

 

Bij Direct Routing koppel je Teams aan een eigen SIP-trunk. Dit geeft veel flexibiliteit.

Je kiest zelf je telecomprovider.
Je hebt volledige controle over nummerplannen en routering.
Integratie met bestaande telefonie is mogelijk.

Deze optie vraagt wel technisch beheer en een veilige infrastructuur. Vaak wordt dit ingericht via een gespecialiseerde partner.

 

Operator Connect: eenvoud en snelheid

 

Bij Operator Connect regel je alles via een gecertificeerde provider direct in Teams.

Geen eigen SBC nodig.
Snelle implementatie.
Beheer grotendeels via Microsoft.

Dit is een laagdrempelige optie voor organisaties die snel willen starten en minder technisch beheer willen.

 

Wat heb je nodig om te starten?

 

Teams Telefonie werkt niet vanzelf. Dit zijn de basisvoorwaarden.

• Een Microsoft Teams Phone licentie per gebruiker.
• Een vast 088-nummer of nummerblok. Dit kan een bestaand nummer zijn of een nieuw nummer.
• Een beveiligde verbinding via gecertificeerde infrastructuur. Denk aan versleuteling, redundantie en monitoring.

Daarnaast is een goede inrichting belangrijk. Denk aan belgroepen, openingstijden, voicemail en noodnummers.

 

Belangrijk in Nederland: compliance en regelgeving

 

Telefonie raakt direct aan wetgeving. Zeker als je gesprekken opneemt of werkt in gereguleerde sectoren.

• Nummerherkenning en bereikbaarheid
• Uitgaande nummers moeten correct worden weergegeven. Anonieme of foutieve nummerweergave kan leiden tot klachten of blokkades. In Nederland gelden hier duidelijke regels voor.
• Gespreksopnames en AVG

Neem je gesprekken op? Dan verwerk je persoonsgegevens. Dat betekent:

• Duidelijke grondslag en doel.
• Informeren van bellers.
• Beperkte bewaartermijnen.
• Beveiligde opslag binnen de EU.

Zonder goede afspraken en inrichting loop je risico op AVG-overtredingen.

 

Zorg en overheid: extra eisen

 

Werk je in de zorg of voor overheidsorganisaties? Dan is NEN7510 relevant. Teams Telefonie moet dan passen binnen je informatiebeveiligingsbeleid. Denk aan toegangsbeheer, logging en incidentafhandeling.

 

Waarom Teams Telefonie goed werkt voor hybride werken

 

Teams Telefonie is schaalbaar en flexibel. Nieuwe medewerkers voeg je snel toe. Tijdelijke krachten krijgen eenvoudig een nummer. Verhuizen of uitbreiden kost geen extra hardware.

• Medewerkers zijn bereikbaar op elk device.
• Eén werkplek voor communicatie.
• Minder beheer en lagere kosten.

Voorwaarde is wel dat de inrichting klopt. Slechte audiokwaliteit, onduidelijke belroutes of onveilige instellingen zorgen snel voor frustratie.

Veelgemaakte fouten in de praktijk

We zien vaak dezelfde issues terugkomen.

• Te snel starten zonder ontwerp van het nummerplan.
• Geen aandacht voor compliance en bewaartermijnen.
• Onvoldoende netwerkcheck, met slechte gesprekskwaliteit als gevolg.
• Geen fallback bij storingen of internetuitval.
• Teams Telefonie werkt goed, maar niet automatisch. Het vraagt een doordachte aanpak.

 

Hoe ALTA-ICT Teams Telefonie aanpakt

 

Bij ALTA-ICT kijken we verder dan alleen techniek. We starten met jouw organisatie en processen.

• We inventariseren hoe er nu gebeld wordt.
• We bepalen samen de beste optie: Direct Routing of Operator Connect.
• We richten Teams Telefonie veilig in volgens Nederlandse wetgeving.
• We testen bereikbaarheid, kwaliteit en noodscenario’s.

Onze aanpak is praktisch en afgestemd op Nederlandse organisaties. Met aandacht voor AVG, NEN7510 en continuïteit.

 

Is Teams Telefonie geschikt voor jouw organisatie?

 

Gebruik je Teams al voor samenwerken? Dan is de stap naar telefonie logisch. Het levert overzicht op en ondersteunt flexibel werken.

De vraag is niet of Teams Telefonie kan. De vraag is of het goed is ingericht voor jouw situatie.

Gebruik jij Teams al als telefoonsysteem of overweeg je de overstap? Stuur gerust een bericht als je wilt sparren over de mogelijkheden voor Teams Telefonie in jouw organisatie. We denken graag met je mee.