SharePoint is een krachtig platform voor documentbeheer en samenwerking binnen organisaties. Maar naarmate het gebruik toeneemt, kunnen de opslagkosten snel oplopen. Gelukkig zijn er diverse strategieën om deze kosten onder controle te houden, zonder concessies te doen aan de prestaties of het gebruiksgemak. In deze blogpost delen we enkele effectieve tips om je SharePoint-opslagkosten te verlagen. 💼💰
1. Implementeer Lifecycle Management voor Documenten 📄⏳
- Archiveren van Verouderde Inhoud: Verouderde documenten nemen vaak onnodige ruimte in. Door een lifecycle managementbeleid te implementeren, kun je oude documenten automatisch archiveren of verwijderen na een bepaalde periode.
- Automatiseren van Documentverplaatsing: Gebruik Power Automate om documenten automatisch naar goedkopere opslagoplossingen te verplaatsen wanneer ze ouder worden, zoals naar Azure Blob Storage.
2. Maak Gebruik van Externe Opslagoplossingen 🌐🔗
- Integratie met Azure Blob Storage: Azure Blob Storage is een kosteneffectieve manier om grote hoeveelheden data op te slaan. Overweeg om grote of weinig gebruikte bestanden vanuit SharePoint naar Azure Blob Storage te migreren.
- Gebruik van OneDrive voor Persoonlijke Documenten: Moedig medewerkers aan om persoonlijke documenten in OneDrive op te slaan in plaats van in SharePoint. Dit vermindert de belasting op SharePoint en verlaagt de kosten.
3. Optimaliseer de Opslagstructuur van SharePoint 🗂️🔍
- Opschonen van Dubbele Bestanden: Dubbele bestanden kunnen onnodig veel opslagruimte in beslag nemen. Gebruik tools of scripts om dubbele documenten op te sporen en te verwijderen.
- Versiebeheer Beperken: Stel een limiet in op het aantal versies dat van een document wordt opgeslagen. Dit voorkomt dat er onnodig veel opslagruimte wordt gebruikt door overbodige versies.
4. Verhoog het Bewustzijn Binnen de Organisatie 📢💡
- Training en Educatie: Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze efficiënter met opslagruimte kunnen omgaan. Trainingen over bijvoorbeeld het gebruik van OneDrive, het opschonen van bestanden en het vermijden van het opslaan van onnodige versies kunnen een groot verschil maken.
- Beleid voor Opslagruimte: Stel duidelijke richtlijnen en limieten in voor het gebruik van opslagruimte binnen SharePoint. Dit kan helpen om overmatig gebruik te voorkomen en kosten te beheersen.
5. Automatiseer Opslagbeheer met AI en Machine Learning 🤖💼
- Predictieve Analyse: Gebruik AI-tools om opslagbehoeften te voorspellen en proactief maatregelen te nemen om opslagkosten te verminderen.
- Automatische Opschoning: Stel AI-gestuurde processen in om automatisch verouderde of weinig gebruikte bestanden te identificeren en te verwijderen of te archiveren.
6. Gebruik van Cloud Policies voor Efficiënt Beheer ☁️📏
- Opslagquota en -limieten: Beperk de opslagruimte per gebruiker of team om overmatig gebruik te voorkomen.
- Geautomatiseerde Backups en Opslagbeheer: Zet geautomatiseerde processen op voor back-ups en het beheer van opslagruimtes, zodat bestanden die niet meer nodig zijn worden gearchiveerd of verwijderd.
Conclusie 🎯
Het beheren van SharePoint-opslagkosten vereist een combinatie van slimme strategieën, bewustwording binnen de organisatie en het gebruik van technologie. Door lifecycle management, externe opslagoplossingen en AI-gebaseerde tools in te zetten, kun je niet alleen de kosten verlagen, maar ook de efficiëntie en prestaties van je SharePoint-omgeving verbeteren.
Bij ALTA-ICT staan we klaar om je hierbij te ondersteunen. Onze Governance-oplossingen, inbegrepen in onze Platinum Moderne Werkplek-pakketten, bieden een allesomvattende aanpak om je opslagkosten te beheersen en je SharePoint-omgeving optimaal te laten presteren. Blijf proactief in het beheren van je opslagruimte en zorg ervoor dat je organisatie zich blijft aanpassen aan de veranderende behoeften en technologieën. Zo houd je je SharePoint-kosten beheersbaar en je data veilig en toegankelijk. 🚀
