Waarom gedeelde mailboxen in Outlook zoveel frustratie opleveren

Herkenbaar? Dit ging vaak mis:

❌ Waar staan die gedeelde mailboxen nou?
❌ Waarom kan ik geen regels instellen?
❌ Waar is m’n handtekening gebleven?
❌ Waarom voelt het alsof ik op zoek ben naar m’n sleutels?

Dat klinkt als een klein ongemak, maar als je dagelijks samenwerkt in gedeelde mailboxen voor bijvoorbeeld klantenservice, sales of support, dan kost dit tijd. Veel tijd.

 

Goed nieuws: Outlook heeft geluisterd

Vanaf mei 2025 worden gedeelde mailboxen in de nieuwe Outlook voor Windows eindelijk volwaardige mailboxen. Dat betekent:

✅ Je kunt regels instellen (zoals automatische doorsturing of kleurcodes)
✅ Categorieën zijn terug van weggeweest
✅ Handtekeningen blijven netjes staan

Een hele verbetering dus. Maar…

 

Weet jij eigenlijk wie wat kan met welke mailbox?

???? Wie heeft toegang tot welke mailbox?
???? Of wie er allemaal namens wie kan mailen?

Dit zijn vragen die verrassend vaak onbeantwoord blijven. En juist daar zit het risico.

Bij ALTA-ICT helpen we MKB’ers dagelijks met:

???? Zicht krijgen op wie toegang heeft tot welke mailbox
???? Afspraken maken over wie wat mag doen met e-mail
???? Voorkomen dat gevoelige info per ongeluk naar buiten lekt

 

???? Peiling op LinkedIn¹:

Werk jij al met de nieuwe Outlook? Hoe gaat dat met gedeelde mailboxen?

• ✅ Werkt prima – geen klachten (34%)

• ❌ Frustrerend – altijd zoeken (15%)

• ???? Gebruik ik niet (bewust) (28%)

• ????️ Nog op de oude Outlook (23%)

Niet iedereen is dus al om. Tijd om daar eens goed naar te kijken?

 

Herkenbaar? Laat het weten ????

Stuur een berichtje – we denken graag met je mee.

 

Referentie

¹ https://www.linkedin.com/posts/altaict_mkb-mkb-microsoft365-activity-7325127088305332224-DTAs