Terug naar het overzicht

03 februari 2026

Teams en SharePoint slim gebruiken binnen Microsoft 365

Teams en SharePoint worden in veel organisaties samen gebruikt. Toch zien we in de praktijk dat hun rollen vaak door elkaar lopen. Dat leidt tot zoeken, dubbel werk en onduidelijkheid.

Teams en SharePoint zijn geen concurrenten. Ze vullen elkaar aan. Mits je ze bewust en goed inricht.

In deze blog leggen we uit wat de verschillen zijn, waar het vaak misgaat en hoe je dit binnen jouw organisatie beter organiseert.

Data governance: grip op data met Microsoft Purview

Wat is Microsoft Teams bedoeld te doen?

Microsoft Teams is gebouwd voor samenwerken in het moment.

Het draait om communicatie en snelle afstemming binnen een team of project.

Denk aan:

Chatten met collega’s
Online vergaderen
Snel bestanden delen binnen een gesprek
Samenwerken vanuit context, bijvoorbeeld een project of overleg

Teams werkt goed als alles draait om snelheid en interactie. Je wilt iets bespreken, aanpassen en direct verder.

Wat Teams minder goed doet, is fungeren als archief of langetermijnopslag.

Wat is SharePoint bedoeld te doen?

SharePoint is ingericht voor structuur en continuïteit.

Het is de centrale plek voor informatie die je ook over maanden of jaren nog wilt terugvinden.

SharePoint is sterk in:

Centraal documentbeheer
Gebruik van metadata in plaats van alleen mappen
Rechten en toegangsbeheer
Versiebeheer
Document sets voor dossiers of projecten

Met document sets houd je alles wat bij een dossier hoort bij elkaar. Contracten, bijlagen, e-mails en notities. Zonder eindeloze mappenstructuren.

Dat maakt SharePoint geschikt als het geheugen van je organisatie.

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

In veel organisaties zien we dat Teams en SharePoint door elkaar worden gebruikt.

Bestanden blijven hangen in chats
Teams-kanalen worden gebruikt als archief
Document sets worden niet ingezet
Iedereen maakt zijn eigen mappenstructuur
Het gevolg is voorspelbaar.
Medewerkers zoeken langer naar informatie
Bestanden bestaan in meerdere versies
Onduidelijkheid over wat de juiste versie is
Verlies van overzicht en eigenaarschap

Dit kost tijd, zorgt voor frustratie en vergroot het risico op fouten.

De juiste rolverdeling tussen Teams en SharePoint

Een duidelijke scheiding helpt.

Gebruik Teams voor:

Overleg en communicatie
Dagelijkse samenwerking
Snel delen en bespreken van bestanden
Projectmatige afstemming

Gebruik SharePoint voor:

Definitieve documenten
Dossiers en projecten met een langere looptijd
Informatie die organisatiebreed relevant is
Archivering en compliance

Teams blijft dan de werkplek. SharePoint wordt de bron.

Hoe richt je dit praktisch in?

Begin met afspraken, niet met techniek.

Bepaal samen:

Waar slaan we definitieve documenten op?
Wanneer verplaatsen we bestanden van Teams naar SharePoint?
Welke metadata gebruiken we?
Wie is eigenaar van welk document of dossier?

Zorg daarna dat de inrichting dit ondersteunt.

Denk aan:

Logische SharePoint-sites per afdeling of proces
Document sets voor terugkerende dossiers of projecten
Duidelijke rechtenstructuur
Training voor gebruikers

Wat levert dit op?

Organisaties die Teams en SharePoint bewust inzetten merken direct verschil.

Minder zoektijd
Meer overzicht
Minder fouten door versieproblemen
Betere overdraagbaarheid van werk
Meer rust in de digitale werkomgeving

De ALTA-ICT aanpak

Bij ALTA-ICT helpen wij organisaties om Microsoft 365 logisch en werkbaar in te richten.

Geen complexe modellen, maar duidelijke keuzes die passen bij hoe mensen werken.

Onze aanpak:

Analyse van huidige werkwijze
Heldere rolverdeling tussen Teams en SharePoint
Slimme inrichting met document sets en metadata
Begeleiding en adoptie voor gebruikers
Altijd met oog voor AVG, structuur en continuïteit.

Hoe hebben jullie dit geregeld?

Is Teams bij jullie een werkplek of ook een archief?

Wordt SharePoint echt gebruikt voor structuur, of vooral als opslag?

Wij zijn benieuwd naar jullie ervaringen.

Meer weten?

Neem contact op

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; }

Gerelateerde
blogs

Donkere afbeelding met een mailkop: aan klant met een vinkje en de woorden ontvanger bevestigd, cc collega, en een bijlage met een slot. Tekst: Veilig mailen: versleutelen is niet genoeg.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Donkere afbeelding met een mailkop: aan klant met een vinkje en de woorden ontvanger bevestigd, cc collega, en een bijlage met een slot. Tekst: Veilig mailen: versleutelen is niet genoeg.

04 november 2026

Lees meer

Veilig mailen: waarom versleutelen alleen niet genoeg is

Lees meer

/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } $/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.$

28 oktober 2026

Lees meer

Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden

Lees meer

Twee blokken naast elkaar, verbonden door een lijn, met e-mail en agenda afgevinkt en chats met een open cirkel. Tekst: Eén bedrijf, twee omgevingen.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Twee blokken naast elkaar, verbonden door een lijn, met e-mail en agenda afgevinkt en chats met een open cirkel. Tekst: Eén bedrijf, twee omgevingen.

25 oktober 2026

Lees meer

Microsoft 365 bij een afsplitsing: wat verhuist mee en wat niet?

Lees meer

Afbeelding met een kaart met drie regels: thema en plugins afgevinkt, PHP uitgelicht met een vernieuwingsicoon. Tekst: Het PHP-lek, in gewone taal.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Afbeelding met een kaart met drie regels: thema en plugins afgevinkt, PHP uitgelicht met een vernieuwingsicoon. Tekst: Het PHP-lek, in gewone taal.

22 oktober 2026

Lees meer

Het PHP-lek van 21 oktober in gewone taal: wat er gebeurde en wat je nu doet

Lees meer

Hero bij Microsoft Purview in gewone taal: drie documentkaarten in een waaier met de etiketten openbaar, intern en vertrouwelijk, het etiket vertrouwelijk uitgelicht.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Hero bij Microsoft Purview in gewone taal: drie documentkaarten in een waaier met de etiketten openbaar, intern en vertrouwelijk, het etiket vertrouwelijk uitgelicht.