Nieuwe privacyrisico’s Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot belooft veel: AI-assistentie in Office-apps, betere productiviteit, slimme suggesties. Maar recent onderzoek van SURF toonde aan dat de privacyrisico’s nog steeds significant zijn. De Data Protection Impact Assessment (DPIA) is bijgewerkt¹: sommige hoog risico’s zijn inmiddels verlaagd naar medium/oranje, andere zijn gebleven.

Voor Nederlandse onderwijs‐ en onderzoeksinstellingen is dit een wake-up call: hoe benut je de voordelen van AI software zoals Copilot zonder verschil in privacy, beveiliging en governance? ALTA-ICT helpt je die balans te vinden – met concrete stappen, inzicht in regelgeving en advies op maat.

IT Asset & Software Lifecycle Management – Efficiëntie & Compliance

Wat concludeert SURF?

SURF adviseert voorzichtigheid met het gebruik van Microsoft 365 Copilot, zeker in sectoren zoals onderwijs en onderzoek².
Uit de recente DPIA blijkt dat van de oorspronkelijke vier hoge risico’s er nu twee zijn overgebleven die nog steeds als “medium/oranje” worden ingeschat:
1. Onnauwkeurige (persoons)gegevens
2. De bewaartermijn van diagnostische persoonsgegevens over het gebruik van de dienst.
SURF raadt aan heldere afspraken te maken binnen organisaties over de inzet van AI, een AI-gebruikersbeleid te hanteren, en per soort gebruik de privacy-risico’s af te wegen.
Microsoft heeft enkele verbeteringen doorgevoerd, maar SURF waakt dat niet alle risico’s overtuigend zijn aangepakt.

Waarom is dit belangrijk voor Nederlandse organisaties?

AVG/compliance: AI-toepassingen zoals Copilot verzamelen en verwerken vaak persoonsgegevens. Onnauwkeurigheid of onduidelijke bewaartermijnen kunnen leiden tot overtreding van AVG.
Reputatie en vertrouwen: Onderwijsinstellingen worden geacht de privacy van studenten en medewerkers te waarborgen. Een datalek of misbruik door AI kan snel het publieke vertrouwen schaden.
Regelgeving in beweging: De EU AI Act komt eraan, en nationale wetgeving/codes worden scherper. Risico’s op oranje niveau kunnen later onder strengere regels mogelijk tot zware boetes leiden.
Afhankelijkheid en leveranciersrisico: Organisaties zijn afhankelijk van Microsoft als vendor. Zonder duidelijke afspraken & contractuele waarborgen is de regie over AI gebruik minder zeker.

Hoe kan jouw organisatie veilig(er) Copilot inzetten?

Bij ALTA-ICT adviseren wij de volgende praktische stappen voor veilig en compliant gebruik van Microsoft 365 Copilot in Nederland:

1. DPIA / Impactanalyse

Voer een Data Protection Impact Assessment uit specifiek voor Copilot. Breng in kaart waar persoonsgegevens worden verwerkt, bewaartermijnen en mogelijke onnauwkeurigheden.

2. Beleid & Governance

Stel een intern AI-beleid op: wie mag Copilot gebruiken, waarvoor, welke data wel/niet, en wie verantwoordelijk is. Leg een duidelijke rolstructuur vast voor toezicht en compliance.

3. Technische en Organisatorische Maatregelen

Implementeer beveiliging zoals encryptie, toegangslimieten, logging & monitoring en beheer van diagnostische data.

4. Contractuele Afspraken

Leg in overeenkomsten met Microsoft duidelijk vast welke data wordt opgeslagen, hoe lang, wie toegang heeft en welke auditrechten gelden.

5. Training & Bewustwording

Informeer gebruikers en beheerders over risico’s. Train hen in wat wel/niet te delen met Copilot en hoe te handelen bij foutieve gegevens.

6. Periodiek Herzien & Evalueren

Voer regelmatig nieuwe DPIA’s en externe audits uit. Houd Microsoft-verbeteringen bij en pas beleid aan waar nodig.

Uitdagingen & randvoorwaarden

Sommige risico’s zijn technisch moeilijk volledig uit te sluiten, bijvoorbeeld onnauwkeurige data of diagnostische logging.
Kosten en inspanning: voor veel instellingen betekent dit extra werk, governance inspanning en mogelijk juridische ondersteuning.
Vendor-afhankelijkheid: Microsoft moet transparant zijn over verbeteringen. Organisaties moeten kritisch zijn en contracten scherp.
Gegevenslokalisatie en internationale wetgeving kunnen extra complexiteit toevoegen (waar worden data opgeslagen, onder welke jurisdictie vallen ze).

De ALTA-ICT aanpak

ALTA-ICT biedt een kant-en-klaar spoor voor onderwijs- en onderzoeksinstellingen om Copilot (en vergelijkbare AI tools) verantwoord te gebruiken:

ISO 27001 / NEN 7510 gecertificeerde aanpak voor privacy & security
Juridisch advies over AVG, AI Act & contracten met vendors
Templates & toolkits voor DPIA’s, AI-gebruikersbeleid en audits
Monitoring & audit ondersteuning, regelmatige evaluaties
Workshops & training voor medewerkers, IT, management

Conclusie

Het advies van SURF om de privacyrisico’s van Microsoft 365 Copilot op ORANJE te houden is terecht. Copilot biedt kansen, maar niet zonder duidelijke randvoorwaarden, beleid en technische waarborgen. Organisaties die proactief handelen kunnen profiteren van AI, terwijl ze hun compliance behouden én het vertrouwen van gebruikers waarborgen.

Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor Copilot, zonder onnodige risico’s? Plan een gratis consultatie met ALTA-ICT. Samen zorgen we voor een veilige, verantwoorde AI-toekomst.