Nieuw: Shared Drives voor Google Workspace Business Starter

Pooled Storage: Wat is het en waarom is het belangrijk? 📦

Tot voor kort kregen gebruikers van Google Workspace Business Starter elk 30 GB opslagruimte per persoon. Met de nieuwe gepoolde opslag wordt dit omgezet naar een gezamenlijke opslagruimte voor het hele team.

• Wat houdt pooled storage in?
  • In plaats van individuele opslag, wordt de totale opslagruimte berekend als 30 GB x het aantal gebruikers.
  • Beheer op maat: Beheerders kunnen nu per gebruiker opslaglimieten instellen, afhankelijk van de behoeften van het team.

Shared Drives: Wat maakt het zo bijzonder? 🛠️

De introductie van Shared Drives biedt tal van voordelen voor teams die willen samenwerken en hun bestanden beter willen beheren. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

• Gemakkelijke vindbaarheid 🔍
  Nooit meer zoeken naar documenten of toegang vragen tot bestanden. Alle bestanden van je team staan overzichtelijk op één plek.
• Bestanden zijn blijvend 💾
  Verlies geen content als een teamlid vertrekt. De bestanden blijven altijd beschikbaar in de shared drive, ongeacht personeelswisselingen.
• Eenvoudige samenwerking 🤝
  Elk lid van de shared drive kan dezelfde bestanden bekijken en bewerken. Je kunt zelfs externe gebruikers uitnodigen om samen te werken, ideaal voor partners of freelancers.
• Altijd en overal toegankelijk 🌍
  Of je nu op kantoor bent of onderweg, de bestanden die je nodig hebt zijn altijd toegankelijk op elk apparaat.

De aankondiging van Shared Drives en pooled storage in september 2023 heeft specifiek betrekking op Google Workspace Business Starter. Voor Business Standard gelden al langere tijd andere opslagmogelijkheden en functies, waaronder de toegang tot Shared Drives.

Laten we de verschillen kort toelichten:

Google Workspace Business Standard:

• Shared Drives zijn al langer beschikbaar voor Business Standard-gebruikers.
• Pooled storage (gecombineerde opslag voor het hele team) geldt ook voor Business Standard, maar de opslagruimte is ruimer: 2 TB per gebruiker, die wordt gedeeld over de hele organisatie.
• Business Standard biedt daarnaast meer beheeropties en functies op het gebied van samenwerking en beveiliging, zoals geavanceerde beheercontroles voor Shared Drives.

Google Workspace Business Starter:

• Vanaf september 2023 krijgen Business Starter-gebruikers toegang tot Shared Drives.
• Business Starter-gebruikers hebben 30 GB pooled storage per gebruiker, gedeeld over de hele organisatie.
• Hoewel shared drives in Business Starter vergelijkbare functies hebben, zijn sommige geavanceerde beheerdersopties, zoals gedetailleerde toegangscontroles, niet beschikbaar.

Beheerdersinstellingen: Wat moet je weten? ⚙️

Met deze nieuwe functies krijgen beheerders meer controle over de opslag en toegang van gebruikers. Google rolt een nieuwe instelling uit in de Admin-console, waarmee beheerders kunnen bepalen wie Shared Drives kan aanmaken.

• Beheerders kunnen instellen dat gebruikers geen nieuwe Shared Drives kunnen aanmaken via:
  Admin console > Menu > Apps > Google Workspace > Drive en Docs > Sharing settings > Shared drive creation.

Daarnaast kunnen beheerders het volgende doen:

• Leden toevoegen of verwijderen 🧑‍🤝‍🧑
  • Beheer wie toegang heeft tot een drive.
• Toegangsniveaus aanpassen 🔐
  • Geef specifieke rechten aan gebruikers, zoals weergave- of bewerkingsrechten.
• Inhoud extern delen beperken 🔒
  • Beperk de mogelijkheid om bestanden buiten de organisatie te delen voor extra beveiliging.

Beperkingen van Shared Drives in Business Starter 📝

Hoewel Shared Drives veel voordelen biedt, zijn er enkele beperkingen in de Business Starter-versie. Zo ontbreken enkele geavanceerde beheeropties die beschikbaar zijn in hogere abonnementen, zoals gedetailleerde controle over de toegang tot items in een drive.

Conclusie: Een Stap Vooruit in Samenwerking 💼

Met de introductie van Shared Drives en pooled storage biedt Google Workspace Business Starter bedrijven een krachtige tool om hun samenwerking te verbeteren. Vooral voor kleine teams is dit een grote stap vooruit, waardoor bestanden beter beheerd en gedeeld kunnen worden. Wees er klaar voor om vanaf 23 september deze nieuwe functie te gebruiken!