Migreren van Openbare Mappen naar Microsoft 365 en Shared Mailboxes

Wat zijn openbare mappen?

Openbare mappen zijn gedeelde mappen in Microsoft Exchange die organisaties gebruiken om informatie toegankelijk te maken voor meerdere gebruikers¹. Deze mappen zijn ontworpen om samenwerking te bevorderen door bestanden, e-mails, agenda’s en notities centraal beschikbaar te stellen. Ze worden vaak gebruikt voor:

• Gedeelde toegang tot bedrijfsspecifieke informatie.
• Het bijhouden van communicatie binnen teams.
• Het organiseren van groepsagenda’s of contactpersonen.

Met de opkomst van moderne samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en SharePoint, worden openbare mappen echter minder vaak gebruikt. Migreren naar een nieuwere oplossing zoals Exchange Online biedt vaak voordelen zoals betere beveiliging en flexibiliteit.

 

 

Waarom migreren naar Microsoft 365? 💼

Hoewel openbare mappen jarenlang nuttig zijn geweest, biedt Microsoft 365 modernere mogelijkheden om teams beter te ondersteunen. Hier zijn enkele voordelen:

• Verbeterde samenwerking: Microsoft 365 integreert naadloos met Teams, Outlook en SharePoint voor een optimale workflow.
• Hogere beveiliging: Microsoft 365 biedt geavanceerde tools om gevoelige gegevens te beschermen.
• Gebruiksvriendelijkheid: Moderne functies zoals gedeelde mailboxen en cloudopslag verbeteren de toegankelijkheid van data.

 

 

Stappen voor een succesvolle migratie 🛠️

Het migreren van openbare mappen kan complex zijn, maar met een gestructureerde aanpak zorg je voor een soepele overgang:

1. Inventariseer je data: Analyseer welke data actief wordt gebruikt en wat verouderd is. Archiveer oude bestanden om de migratie te optimaliseren.
2. Stel een plan op: Creëer een tijdlijn die aansluit bij je organisatie en beperk downtime door migraties buiten werktijd uit te voeren.
3. Behoud metadata: Zorg dat rechten, permissies en andere eigenschappen niet verloren gaan tijdens de migratie.
4. Voer een testmigratie uit: Test het proces om fouten en omissies te identificeren voordat je live gaat.

 

 

Belangrijke aandachtspunten bij migratie 🔍|

Tijdens de migratie zijn er een aantal punten om extra op te letten:

• Toegangsrechten beheren: Controleer de rechten en pas deze aan waar nodig.
• Optimaliseer je structuur: Gebruik de migratie als kans om je data opnieuw te organiseren en vereenvoudigen.
• Communiceer met je team: Informeer gebruikers tijdig over de impact en voordelen van de migratie.

Voordelen van Shared Mailboxes / Shared Mailboxes in Microsoft 365 📬

Na de migratie kunnen gedeelde mailboxen een grote meerwaarde bieden:

• Eenvoudige samenwerking: Teamleden hebben toegang tot een gezamenlijke inbox, wat efficiënte e-mailafhandeling mogelijk maakt.
• Kostenbesparend: Gedeelde mailboxen vereisen geen extra licentie.
• Organiseer e-mails slim: Maak gebruik van regels en mappen om overzicht te houden.

 

Meest gestelde vragen over de migratie van openbare mappen

 

1. Wat zijn de grootste uitdagingen bij het migreren van openbare mappen?

Tijdens migraties kan gegevensverlies optreden als gevolg van:

• Verouderde mappenstructuren.
• Inconsistenties in permissies.
• Problemen met grote hoeveelheden gegevens.
  Het is belangrijk om vooraf een grondige analyse uit te voeren en een backup te maken van kritieke gegevens.

2. Zijn er limieten aan openbare mappen in Exchange Online?

Ja, Exchange Online heeft limieten zoals:

• Een maximumgrootte van 100GB per openbare map.
• Een totale opslaglimiet afhankelijk van de Exchange Online-abonnementen.
  Controleer of je huidige mappenstructuur binnen deze limieten valt.

3. Welke tools zijn beschikbaar voor de migratie?

Microsoft biedt verschillende tools, zoals:

• Exchange Admin Center voor kleine migraties.
• PowerShell-scripts voor grotere en complexe migraties.
• Third-party tools voor organisaties met specifieke eisen.

4. Wat gebeurt er met de permissies tijdens de migratie?

Permissies worden meestal gemigreerd, maar kunnen vervallen als de gebruikers of groepen niet overeenkomen met de nieuwe omgeving. Een gedetailleerde permissie-audit is essentieel om fouten te voorkomen.

5. Hoe zorg ik ervoor dat gebruikers minimale onderbrekingen ervaren?

• Plan de migratie buiten kantooruren om downtime te minimaliseren.
• Communiceer duidelijk over wijzigingen in toegang of gebruik.
• Overweeg een testmigratie uit te voeren om technische problemen op te lossen voordat de daadwerkelijke migratie plaatsvindt.

 

 

Conclusie 🎯

Het migreren van openbare mappen naar Microsoft 365 en gedeelde mailboxen brengt veel voordelen met zich mee. Door een duidelijke planning en aandacht voor details kun je deze transitie succesvol uitvoeren. Het resultaat? Een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige samenwerking binnen je organisatie.

 

Heb je hulp nodig bij jouw migratieproject? Neem contact op met ons en ontdek wat mogelijk is binnen Microsoft 365. 💡

 

 

Referenties

¹https://learn.microsoft.com/exchange/collaboration-exo/public-folders/public-folders

 

 

Over de auteur

Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.

🎯 Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek