
Terug naar het overzicht
17 januari 2025
Migreren van Openbare Mappen naar Microsoft 365 en Shared Mailboxes
Het migreren van openbare mappen (Public Folders) naar Microsoft 365 en gedeelde mailboxen is een belangrijke stap om samenwerking en efficiëntie binnen je organisatie te verbeteren. In deze blog bespreken we de voordelen, stappen en aandachtspunten voor een succesvolle migratie. ✅
Wat zijn openbare mappen?
Openbare mappen zijn gedeelde mappen in Microsoft Exchange die organisaties gebruiken om informatie toegankelijk te maken voor meerdere gebruikers¹. Deze mappen zijn ontworpen om samenwerking te bevorderen door bestanden, e-mails, agenda’s en notities centraal beschikbaar te stellen. Ze worden vaak gebruikt voor:
- Gedeelde toegang tot bedrijfsspecifieke informatie.
- Het bijhouden van communicatie binnen teams.
- Het organiseren van groepsagenda’s of contactpersonen.
Met de opkomst van moderne samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en SharePoint, worden openbare mappen echter minder vaak gebruikt. Migreren naar een nieuwere oplossing zoals Exchange Online biedt vaak voordelen zoals betere beveiliging en flexibiliteit.
Waarom migreren naar Microsoft 365?
Hoewel openbare mappen jarenlang nuttig zijn geweest, biedt Microsoft 365 modernere mogelijkheden om teams beter te ondersteunen. Hier zijn enkele voordelen:
- Verbeterde samenwerking: Microsoft 365 integreert naadloos met Teams, Outlook en SharePoint voor een optimale workflow.
- Hogere beveiliging: Microsoft 365 biedt geavanceerde tools om gevoelige gegevens te beschermen.
- Gebruiksvriendelijkheid: Moderne functies zoals gedeelde mailboxen en cloudopslag verbeteren de toegankelijkheid van data.
Stappen voor een succesvolle migratie ️
Het migreren van openbare mappen kan complex zijn, maar met een gestructureerde aanpak zorg je voor een soepele overgang:
- Inventariseer je data: Analyseer welke data actief wordt gebruikt en wat verouderd is. Archiveer oude bestanden om de migratie te optimaliseren.
- Stel een plan op: Creëer een tijdlijn die aansluit bij je organisatie en beperk downtime door migraties buiten werktijd uit te voeren.
- Behoud metadata: Zorg dat rechten, permissies en andere eigenschappen niet verloren gaan tijdens de migratie.
- Voer een testmigratie uit: Test het proces om fouten en omissies te identificeren voordat je live gaat.
Belangrijke aandachtspunten bij migratie |
Tijdens de migratie zijn er een aantal punten om extra op te letten:
- Toegangsrechten beheren: Controleer de rechten en pas deze aan waar nodig.
- Optimaliseer je structuur: Gebruik de migratie als kans om je data opnieuw te organiseren en vereenvoudigen.
- Communiceer met je team: Informeer gebruikers tijdig over de impact en voordelen van de migratie.
Voordelen van Shared Mailboxes / Shared Mailboxes in Microsoft 365
Na de migratie kunnen gedeelde mailboxen een grote meerwaarde bieden:
- Eenvoudige samenwerking: Teamleden hebben toegang tot een gezamenlijke inbox, wat efficiënte e-mailafhandeling mogelijk maakt.
- Kostenbesparend: Gedeelde mailboxen vereisen geen extra licentie.
- Organiseer e-mails slim: Maak gebruik van regels en mappen om overzicht te houden.
Meest gestelde vragen over de migratie van openbare mappen
1. Wat zijn de grootste uitdagingen bij het migreren van openbare mappen?
Tijdens migraties kan gegevensverlies optreden als gevolg van:
- Verouderde mappenstructuren.
- Inconsistenties in permissies.
- Problemen met grote hoeveelheden gegevens.
Het is belangrijk om vooraf een grondige analyse uit te voeren en een backup te maken van kritieke gegevens.
2. Zijn er limieten aan openbare mappen in Exchange Online?
Ja, Exchange Online heeft limieten zoals:
- Een maximumgrootte van 100GB per openbare map.
- Een totale opslaglimiet afhankelijk van de Exchange Online-abonnementen.
Controleer of je huidige mappenstructuur binnen deze limieten valt.
3. Welke tools zijn beschikbaar voor de migratie?
Microsoft biedt verschillende tools, zoals:
- Exchange Admin Center voor kleine migraties.
- PowerShell-scripts voor grotere en complexe migraties.
- Third-party tools voor organisaties met specifieke eisen.
4. Wat gebeurt er met de permissies tijdens de migratie?
Permissies worden meestal gemigreerd, maar kunnen vervallen als de gebruikers of groepen niet overeenkomen met de nieuwe omgeving. Een gedetailleerde permissie-audit is essentieel om fouten te voorkomen.
5. Hoe zorg ik ervoor dat gebruikers minimale onderbrekingen ervaren?
- Plan de migratie buiten kantooruren om downtime te minimaliseren.
- Communiceer duidelijk over wijzigingen in toegang of gebruik.
- Overweeg een testmigratie uit te voeren om technische problemen op te lossen voordat de daadwerkelijke migratie plaatsvindt.
Conclusie
Het migreren van openbare mappen naar Microsoft 365 en gedeelde mailboxen brengt veel voordelen met zich mee. Door een duidelijke planning en aandacht voor details kun je deze transitie succesvol uitvoeren. Het resultaat? Een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige samenwerking binnen je organisatie.
Heb je hulp nodig bij jouw migratieproject? Neem contact op met ons en ontdek wat mogelijk is binnen Microsoft 365.
Referenties
¹https://learn.microsoft.com/exchange/collaboration-exo/public-folders/public-folders
Over de auteur
Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.
Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek
Meer weten?

Gerelateerde
blogs
Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Wekelijks in je Mailbox.


![Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden / Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.](/media/uploads/2026/10/gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png?width=600)

