Meester in Extern Delen met Office 365 en SharePoint Online

Inzicht in Externe Gebruikers

Externe gebruikers in Office 365 en SharePoint Online zijn personen buiten uw organisatie waarmee u bestanden, documenten en sites deelt. Deze gebruikers kunnen geauthenticeerde externe gebruikers zijn, die moeten inloggen met een account, of anonieme gebruikers, die toegang hebben via een link zonder authenticatie. Het identificeren en beheren van deze gebruikers is essentieel voor het handhaven van de beveiliging en compliance.

Governance van Extern Delen

Effectieve governance van extern delen vereist een duidelijk beleid en richtlijnen die de manier waarop inhoud wordt gedeeld en toegankelijk is voor externe gebruikers, definiëren. Dit omvat:

1. Beperken van Toegang: Beperk de toegang tot alleen de benodigde informatie. Overweeg het gebruik van aparte siteverzamelingen voor samenwerking met externe gebruikers om te voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld.
2. Domeinbeperkingen: Stel beperkingen in voor het delen met specifieke domeinen om te zorgen dat alleen vertrouwde externe organisaties toegang kunnen krijgen tot uw inhoud.
3. Verificatievereisten: Zorg ervoor dat externe gebruikers een adequaat niveau van verificatie ondergaan voordat ze toegang krijgen tot inhoud. Dit kan het beperken van de toegang tot gebruikers met specifieke e-mailadressen of het vereisen van tweefactorauthenticatie omvatten.
4. Linkverval: Stel vervaldatums in voor gedeelde links, vooral voor anonieme links, om de toegang tot informatie te beperken tot een specifieke periode.
5. Toezicht en Rapportage: Implementeer monitoring en rapportage van externe gebruikers en hun activiteiten om ongeautoriseerde toegang of ongepast delen van informatie te identificeren.

De Rol van Governance Oplossingen

Voor organisaties die op zoek zijn naar een geïntegreerde aanpak voor het beheren van extern delen, bieden governance oplossingen zoals die van ALTA-ICT een uitgebreid platform voor het beheren, monitoren en beveiligen van externe toegang en delen binnen Office 365 en SharePoint Online. Deze oplossingen stellen organisaties in staat om:

• Een gedetailleerd overzicht te krijgen van wie toegang heeft tot wat, wanneer en hoe.
• De toegang van externe gebruikers te beheren en te beperken op basis van beleidsregels en compliance-vereisten.
• Ongebruikelijke of verdachte activiteiten te detecteren en snel te reageren om potentiële bedreigingen te mitigeren.

Deze oplossingen bieden ook een reeks geavanceerde functies om de governance van extern delen te versterken:

• Detectie van alle externe gebruikers in de tenant: Identificeer en beheer alle externe partijen die toegang hebben tot uw resources.
• Inzicht in de rechten van externe gebruikers: Krijg volledige transparantie over welke toegangsrechten externe gebruikers hebben binnen uw Office 365-omgeving.
• Lokalisatie van extern gedeelde inhoud: Vind snel uit welke inhoud gedeeld is met externe partijen en beheer deze effectief.
• Opsomming van alle inhoud gedeeld via diverse links: Verkrijg een overzicht van de inhoud die is gedeeld via anonieme links, bedrijfslinks en links gedeeld met specifieke personen.
• Verwijdering van alle deellinks en externe gebruikers uit uw tenant: Zorg voor een schone lei door ongewenste of risicovolle toegangspunten te elimineren.
• Voorkomen van verdachte acties door gastgebruikers met auditrapporten: Monitor de activiteiten van externe gebruikers en grijp in voordat er veiligheidsincidenten plaatsvinden​​.

Conclusie

Terwijl de mogelijkheid om extern te delen in Office 365 en SharePoint Online bedrijven in staat stelt om efficiënter en effectiever samen te werken, is het van cruciaal belang dat deze mogelijkheden worden beheerd met een sterke focus op governance en beveiliging. Door de bovengenoemde best practices te volgen en te investeren in een robuuste governance oplossing, kunnen organisaties de voordelen van extern delen benutten terwijl ze hun gegevens beschermen en voldoen aan compliance-vereisten.

Voor organisaties die hulp nodig hebben bij het ontwikkelen en implementeren van effectieve governancestrategieën voor extern delen, staat het team van ALTA-ICT klaar om te helpen. Met uitgebreide expertise op het gebied van Office 365 en SharePoint Online, kan ALTA-ICT gepersonaliseerde oplossingen bieden die zijn afgestemd op de unieke behoeften van uw organisatie. Neem contact op met ALTA-ICT voor een kennismakingsgesprek en ontdek hoe wij u kunnen ondersteunen bij het veilig en effectief beheren van extern delen, zodat u met vertrouwen kunt samenwerken met externe partners.