Meester in Extern Delen met Office 365 en SharePoint Online

In het digitale tijdperk van vandaag is samenwerking de sleutel tot succes voor elke organisatie. Office 365 en SharePoint Online bieden robuuste mogelijkheden voor extern delen, waardoor naadloze samenwerking met externe partners, leveranciers en klanten mogelijk wordt. Echter, met grote kracht komt grote verantwoordelijkheid, vooral als het gaat om het beheren en beveiligen van externe toegang en gedeelde inhoud. In deze blog verkennen we de beste praktijken voor het beheren van extern delen binnen Office 365 en SharePoint Online, gericht op effectieve governancestrategieën.

Laatste Updates van Copilot voor Microsoft 365

Inzicht in Externe Gebruikers

Externe gebruikers in Office 365 en SharePoint Online zijn personen buiten uw organisatie waarmee u bestanden, documenten en sites deelt. Deze gebruikers kunnen geauthenticeerde externe gebruikers zijn, die moeten inloggen met een account, of anonieme gebruikers, die toegang hebben via een link zonder authenticatie. Het identificeren en beheren van deze gebruikers is essentieel voor het handhaven van de beveiliging en compliance.

Governance van Extern Delen

Effectieve governance van extern delen vereist een duidelijk beleid en richtlijnen die de manier waarop inhoud wordt gedeeld en toegankelijk is voor externe gebruikers, definiëren. Dit omvat:

Beperken van Toegang: Beperk de toegang tot alleen de benodigde informatie. Overweeg het gebruik van aparte siteverzamelingen voor samenwerking met externe gebruikers om te voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld.
Domeinbeperkingen: Stel beperkingen in voor het delen met specifieke domeinen om te zorgen dat alleen vertrouwde externe organisaties toegang kunnen krijgen tot uw inhoud.
Verificatievereisten: Zorg ervoor dat externe gebruikers een adequaat niveau van verificatie ondergaan voordat ze toegang krijgen tot inhoud. Dit kan het beperken van de toegang tot gebruikers met specifieke e-mailadressen of het vereisen van tweefactorauthenticatie omvatten.
Linkverval: Stel vervaldatums in voor gedeelde links, vooral voor anonieme links, om de toegang tot informatie te beperken tot een specifieke periode.
Toezicht en Rapportage: Implementeer monitoring en rapportage van externe gebruikers en hun activiteiten om ongeautoriseerde toegang of ongepast delen van informatie te identificeren.

De Rol van Governance Oplossingen

Voor organisaties die op zoek zijn naar een geïntegreerde aanpak voor het beheren van extern delen, bieden governance oplossingen zoals die van ALTA-ICT een uitgebreid platform voor het beheren, monitoren en beveiligen van externe toegang en delen binnen Office 365 en SharePoint Online. Deze oplossingen stellen organisaties in staat om:

Een gedetailleerd overzicht te krijgen van wie toegang heeft tot wat, wanneer en hoe.
De toegang van externe gebruikers te beheren en te beperken op basis van beleidsregels en compliance-vereisten.
Ongebruikelijke of verdachte activiteiten te detecteren en snel te reageren om potentiële bedreigingen te mitigeren.

Deze oplossingen bieden ook een reeks geavanceerde functies om de governance van extern delen te versterken:

Detectie van alle externe gebruikers in de tenant: Identificeer en beheer alle externe partijen die toegang hebben tot uw resources.
Inzicht in de rechten van externe gebruikers: Krijg volledige transparantie over welke toegangsrechten externe gebruikers hebben binnen uw Office 365-omgeving.
Lokalisatie van extern gedeelde inhoud: Vind snel uit welke inhoud gedeeld is met externe partijen en beheer deze effectief.
Opsomming van alle inhoud gedeeld via diverse links: Verkrijg een overzicht van de inhoud die is gedeeld via anonieme links, bedrijfslinks en links gedeeld met specifieke personen.
Verwijdering van alle deellinks en externe gebruikers uit uw tenant: Zorg voor een schone lei door ongewenste of risicovolle toegangspunten te elimineren.
Voorkomen van verdachte acties door gastgebruikers met auditrapporten: Monitor de activiteiten van externe gebruikers en grijp in voordat er veiligheidsincidenten plaatsvinden.

Conclusie

Terwijl de mogelijkheid om extern te delen in Office 365 en SharePoint Online bedrijven in staat stelt om efficiënter en effectiever samen te werken, is het van cruciaal belang dat deze mogelijkheden worden beheerd met een sterke focus op governance en beveiliging. Door de bovengenoemde best practices te volgen en te investeren in een robuuste governance oplossing, kunnen organisaties de voordelen van extern delen benutten terwijl ze hun gegevens beschermen en voldoen aan compliance-vereisten.

Voor organisaties die hulp nodig hebben bij het ontwikkelen en implementeren van effectieve governancestrategieën voor extern delen, staat het team van ALTA-ICT klaar om te helpen. Met uitgebreide expertise op het gebied van Office 365 en SharePoint Online, kan ALTA-ICT gepersonaliseerde oplossingen bieden die zijn afgestemd op de unieke behoeften van uw organisatie. Neem contact op met ALTA-ICT voor een kennismakingsgesprek en ontdek hoe wij u kunnen ondersteunen bij het veilig en effectief beheren van extern delen, zodat u met vertrouwen kunt samenwerken met externe partners.

Meer weten?

Neem contact op

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Meester in Extern Delen met Office 365 en SharePoint Online

Gerelateerde
blogs

/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } $/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.$

28 oktober 2026

Lees meer

Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden

Lees meer

Twee blokken naast elkaar, verbonden door een lijn, met e-mail en agenda afgevinkt en chats met een open cirkel. Tekst: Eén bedrijf, twee omgevingen.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Twee blokken naast elkaar, verbonden door een lijn, met e-mail en agenda afgevinkt en chats met een open cirkel. Tekst: Eén bedrijf, twee omgevingen.

25 oktober 2026

Lees meer

Microsoft 365 bij een afsplitsing: wat verhuist mee en wat niet?

Lees meer

Afbeelding met een kaart met drie regels: thema en plugins afgevinkt, PHP uitgelicht met een vernieuwingsicoon. Tekst: Het PHP-lek, in gewone taal.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Afbeelding met een kaart met drie regels: thema en plugins afgevinkt, PHP uitgelicht met een vernieuwingsicoon. Tekst: Het PHP-lek, in gewone taal.

22 oktober 2026

Lees meer

Het PHP-lek van 21 oktober in gewone taal: wat er gebeurde en wat je nu doet

Lees meer

Hero bij Microsoft Purview in gewone taal: drie documentkaarten in een waaier met de etiketten openbaar, intern en vertrouwelijk, het etiket vertrouwelijk uitgelicht.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Hero bij Microsoft Purview in gewone taal: drie documentkaarten in een waaier met de etiketten openbaar, intern en vertrouwelijk, het etiket vertrouwelijk uitgelicht.

21 oktober 2026

Lees meer

Microsoft Purview in gewone taal: wat je in Business Premium al hebt

Lees meer

Hero bij de blog over een wachtwoordmanager voor het MKB: een kluiskaart met de accounts boekhouding, bank, portaal en passkey, de regel passkey uitgelicht.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } Hero bij de blog over een wachtwoordmanager voor het MKB: een kluiskaart met de accounts boekhouding, bank, portaal en passkey, de regel passkey uitgelicht.