Governance stap voor stap: begin klein, denk groot

De kracht van diversiteit

Het betrekken van mensen uit verschillende teams is van onschatbare waarde. Zo krijg je een volledig beeld van:

• Hoe zij werkplekken gebruiken.
• Hoe ze samenwerken.
• Met wie ze dat doen.

Door deze kennis te combineren met de doelen van jouw bedrijf, vorm je een governancestrategie die zowel op kwantitatieve als kwalitatieve data is gebaseerd.

Bruggenbouwers in governance

Tijdens het in kaart brengen van alle (eind)gebruikers, is het verstandig ook je ‘kampioenen’ te identificeren. Zij zijn werknemers die je als ambassadeurs van governance kan zien. Ze staan achter de implementatie van de strategie, omdat ze de voordelen van de verandering écht inzien. Dat maakt hen belangrijke aanjagers van een succesvolle governancestrategie. Als brug tussen het management, de IT-afdeling en eindgebruikers, zijn deze medewerkers in staat de weerstand van anderen te verminderen. En die kracht wil je benutten!

Drie typen data die je niet kan negeren

Daarom begin je met het verzamelen van drie basistypes data. Deze dragen bij aan een sterke strategie met meer kans van slagen. Het gaat om de volgende gegevens:

Attitudegegevens – Je wilt de houding van medewerkers ten opzichte van diverse Microsoft 365-werkplekken inzichtelijk krijgen. Waar lopen mensen tegenaan? Zijn er frustraties bij het inwerken van nieuwe teamleden? Is er gemakkelijk toegang tot de nodige werkruimten? Deze gegevens tonen deels de zachte, sociale kant. Aan de andere kant geven ze ook duidelijkheid over technologische obstakels.

Gedragsgegevens – Verzamel data door echte situaties te observeren, zowel fysiek als digitaal. Hoe gaan gebruikers om met dagelijkse taken? Creëren ze duplicaten van content en waarom? Hoe delen ze informatie en in welke groepen zijn zij actief? Hier ontdek je vooral waar beleid nodig is, welke taken geautomatiseerd moeten worden en waar tijdswinst mogelijk is.

Data via ons dashboard – Gebruik deze om ambassadeurs te identificeren; eindgebruikers die je op deze reis kunnen helpen. Met ons dashboard voor beveiliging en compliance zie je snel waar je organisatie niet goed scoort in vergelijking met de standaard in de sector. Het helpt je besluiten waar je de focus op wilt leggen en waarom.

De kracht van diversiteit

Pak je voordeel met de verzamelde data. Want ambassadeurs binnen je organisatie die in het governanceplan geloven én dat ook uitdragen? Die zijn goud waard voor het succes van de uitrol. Als voorvechters van de verandering, helpen zij met de verdeling van de werklast en het bouwen van vertrouwen bij de eindgebruikers.

Stimuleer deze mensen om succesverhalen en best practices te delen. Zo dagen ze anderen uit de nieuwe aanpak te omarmen. Communiceer hierbij eenvoudig en gebruik realistische scenario’s uit je eigen bedrijfsomgeving.

Transparante communicatie en educatie

Het succes van elk bedrijf is uiteindelijk gebaseerd op vertrouwen (naast financiële gezondheid). Je wilt voorkomen dat weerstand van medewerkers verandert in tegenwerken. Als de uitrol stroef verloopt, is de kans op Shadow IT erg groot. Dat betekent dat gebruikers naar hard- en software grijpen die buiten het beheer van je IT-afdeling ligt. En dát brengt risico’s met zich mee.

Een goed begin van governance…

Voordat je jouw governancestrategie uitrolt, bereid je materialen voor om eindgebruikers te laten wennen aan nieuwe processen. Zet alles in context. Hoe draagt een bepaald beleid bij aan het vereenvoudigen van hun werk of aan de beveiliging van het bedrijf? Door continu op te leiden in het juiste gebruik van Microsoft 365, kan je:

• De beveiliging verhogen,
• Productiviteit verhogen,
• Tevredenheid met de gebruikte tools verhogen,
• Adoptie (en uiteindelijk ROI) verhogen,
• De digitale ervaring van werknemers verbeteren.

Begin klein met grootse dromen

Een van de grootste mythes rondom governance is dat het uitgebreid en enorm moet zijn, een eindeloos document dat niemand echt leest of implementeert. Daarom delen we wat stappen om klein te beginnen:

• Start de uitrol van governance in een gecontroleerde omgeving of met een specifieke groep gebruikers.
• Stel haalbare doelen en mijlpalen om de voortgang te volgen en succes te meten.
• Verzamel feedback en inzichten van de uitrol om de aanpak te verfijnen voordat je opschaalt naar de gehele organisatie.
• Vier de vroege successen en communiceer de positieve resultaten om enthousiasme en steun voor verdere uitbreiding te genereren.

Deze aanpak zorgt voor een soepele overgang, bevordert de samenwerking tussen IT-teams en zakelijke gebruikers en maximaliseert de voordelen van een governancestrategie via ALTA-ICT.