Duurzaam informatiebeheer in Microsoft 365

Wat is duurzaam informatiebeheer?

Duurzaam informatiebeheer betekent dat digitale informatie gedurende haar hele levenscyclus toegankelijk, authentiek en betrouwbaar blijft. Het gaat niet enkel om opslag, maar om governance, metadatering en beheerprocessen die voldoen aan Nederlandse wetgeving.

In de Nederlandse context:

• Archiefwet 1995: verplicht organisaties tot duurzaam bewaren en vernietigen.

• Wet Open Overheid (Woo): bevordert transparantie en digitale toegankelijkheid.

• NEN-ISO 16175 en NEN7510: stellen eisen aan duurzaam digitaal archiveren.

Zonder duidelijke kaders leidt een M365-omgeving al snel tot:

• Onvindbare informatie

• Versieverwarring

• Compliance risico’s

• Verlies van context bij overdracht

ALTA-ICT helpt organisaties deze risico’s te elimineren met gestandaardiseerde metadata, records policies en automatische archiefkoppelingen.

 

Implementatie: Duurzaam informatiebeheer in Microsoft 365

Een duurzame informatiehuishouding opbouwen begint met structuur. Hieronder beschrijven we hoe ALTA-ICT dit in fasen implementeert bij Nederlandse organisaties.

🔹 Stap 1: Analyse & Informatiearchitectuur

• Inventarisatie van huidige DMS-structuren

• Analyse van informatiestromen (Teams, SharePoint, OneDrive)

• Vaststellen van bewaartermijnen, classificaties en metadata

👉 Resultaat: helder overzicht van informatie en risico’s.

🔹 Stap 2: Governance Framework

• Beleidskaders voor informatiebeheer

• Rollen en verantwoordelijkheden binnen M365

• Lifecyclebeheer (creatie → gebruik → archivering → vernietiging)

👉 Resultaat: grip op wie wat beheert, bewaart en verwijdert.

🔹 Stap 3: Technische inrichting (SharePoint RMA)

• Configuratie van labels, policies en metadata-velden

• Integratie met bestaande archiefsystemen (bijv. Decos, Corsa)

• Toegangsrechten en versiebeheer volgens ISO27001

👉 Resultaat: volledig compliant SharePoint-omgeving.

🔹 Stap 4: Adoptie & Training

• Gebruikersworkshops per afdeling

• SharePoint governance handboek

• Automatisering van metadata en labeling

👉 Resultaat: medewerkers werken efficiënt én compliant.

 

Veelvoorkomende uitdagingen bij organisaties

1. Archiefwet & Woo compliance
   Bedrijven moeten informatie duurzaam vindbaar, toegankelijk en overdraagbaar houden — vaak zonder helder beleid of tooling.

2. Migratieproblemen bij DMS-overgang
   Bij de overgang naar M365 raken metadata of versies verloren. ALTA-ICT borgt dit via gestructureerde migratieplannen en validatie.

3. Gebrek aan adoptie
   Zonder draagvlak blijft informatiebeheer een IT-project. Wij zorgen voor gedragsverandering en ownership via adoptieprogramma’s.

4. Onvoldoende governance
   Zonder duidelijke afspraken ontstaat wildgroei. ALTA-ICT stelt governance templates op inclusief rollen, workflows en rapportages.

 

ROI van duurzaam informatiebeheer

Een duurzame informatiehuishouding levert directe én indirecte waarde op:

Organisaties die met ALTA-ICT werken, behalen gemiddeld tot 35% tijdswinst bij documentbeheerprocessen binnen M365.

 

De ALTA-ICT aanpak

Bij ALTA-ICT combineren wij technische expertise met Nederlandse compliancekennis:

✅ Integratie met archiefsystemen voor duurzaam bewaren
✅ SharePoint governance frameworks op maat
✅ ISO27001, ISO9001 en NEN7510 gecertificeerd
✅ Gespecialiseerd in Woo- en Archiefwet-implementaties
✅ Adoptieprogramma’s die gedragsverandering stimuleren

Onze aanpak is praktisch, meetbaar en compliant — precies wat Nederlandse organisaties nodig hebben om toekomstbestendig te blijven.

 

FAQ – Duurzaam informatiebeheer in Microsoft 365

1️⃣ Is Microsoft 365 geschikt voor archiefwaardige informatie?
Ja, mits goed ingericht. SharePoint biedt functies voor records management, bewaartermijnen en toegangsbeheer — mits governance goed is ingericht.

2️⃣ Wat betekent Woo-compliance concreet?
Dat documenten transparant, vindbaar en duurzaam toegankelijk zijn voor publieke inzage, conform de Wet Open Overheid.

3️⃣ Hoe voorkomt ALTA-ICT wildgroei in Teams?
Door policies, templates en goedgekeurde provisioning-processen toe te passen, gekoppeld aan metadata.

4️⃣ Kunnen wij bestaande archieven koppelen aan M365?
Ja. ALTA-ICT bouwt API-integraties met archiefsystemen zoals Corsa, Decos of Verseon.

5️⃣ Hoe start ik met duurzaam informatiebeheer?
Begin met een M365 Informatiebeheer Quickscan — wij brengen in één week je risico’s en verbeterpunten in kaart.

 

Conclusie

Duurzaam informatiebeheer in Microsoft 365 gaat over meer dan technologie — het gaat over controle, compliance en continuïteit. Door slimme inrichting, governance en adoptie creëer je een organisatie die haar informatie niet alleen beheert, maar echt begrijpt en benut.

🔍 Wil je weten hoe jouw organisatie presteert op duurzaam informatiebeheer?
👉 Plan een gratis consultatie met onze M365-specialisten via alta-ict.nl/consultatie

 

Referentie

¹https://www.linkedin.com/posts/altaict_woo-microsoft365-m365-activity-7379023800841166848-zAQF