Boost Microsoft 365 met ALTA-ICT’s Governance

In het dynamische landschap van moderne werkplektechnologieën neemt de behoefte aan robuuste governance- en beveiligingsmechanismen steeds verder toe. Met de exponentiële groei van data en de onmiskenbare waarde die deze vertegenwoordigt voor organisaties, is het essentieel om over de juiste tools en processen te beschikken om deze informatie effectief te beheren en te beschermen. In dit kader introduceert ALTA-ICT een geavanceerde Governance Oplossing, specifiek ontworpen om te voldoen aan de complexe eisen van informatiebeheer binnen het Microsoft 365-ecosysteem.

Het Belang van Informatiebeheer

Informatiebeheer (Information Governance – IG) is een fundamentele pijler binnen elke organisatie, gericht op het systematisch verzamelen, organiseren, gebruiken, vastleggen en opslaan van informatie. Dit proces is niet alleen cruciaal voor het intern functioneren van een organisatie, maar ook voor het naleven van externe regelgeving. IG-kaders stellen organisaties in staat om hun gegevensstrategie af te stemmen op zowel interne beleidslijnen als externe wettelijke vereisten, waardoor de integriteit en beveiliging van bedrijfsgegevens worden gewaarborgd.

Retentiebeleid en Labels

Een sleutelelement van onze Governance Oplossing is het retentiebeleid en de bijbehorende labels. Deze stellen organisaties in staat om specifieke bewaartermijnen en acties (zoals behouden of verwijderen) toe te wijzen aan verschillende soorten content binnen Office 365. Gebruikers kunnen handmatig een label toewijzen aan een item, terwijl beheerders labels kunnen koppelen aan beleidsregels voor automatische toepassing. Dit zorgt voor een flexibele en toch gestructureerde aanpak om de levenscyclus van bedrijfsgegevens te beheren.

De Governance Oplossing van ALTA-ICT biedt twee hoofdtypen beleid:

• Labelbeleid: gericht op het definiëren van een reeks retentielabels en het bepalen van de locaties waar deze labels beschikbaar zijn.
• Retentiebeleid: biedt een breder bereik door dezelfde retentie-instellingen toe te passen op alle items binnen een specifieke locatie of meerdere locaties.

Records Management

Records Management (RM) speelt een cruciale rol in het beheren van informatie gedurende de hele levenscyclus, van creatie tot uiteindelijke verwijdering. Door middel van retentielabels kan content binnen Office 365 worden gemarkeerd als een record (al dan niet vergrendeld) of als een regelgevend record, wat verdere controle en beheer mogelijk maakt. Deze labels kunnen zowel handmatig door gebruikers als automatisch door beheerders worden toegepast, afhankelijk van de ingestelde beleidsregels.

Taken voor beheerders bij het controleren van toegangsrechten

Bij het beoordelen van toegangsrechten kunnen beheerders van de Governance Oplossing van ALTA-ICT de instellingen voor de toegangsrechtencontrole definiëren, beslissen welke bronnen moeten worden beoordeeld en de voortgang van de toegangsrechtencontrole bewaken. Om de voortgang van de controle te monitoren, kunnen de beheerders van de Governance Oplossing het Governance-dashboard gebruiken door dit te selecteren op het startscherm.

Hier zie je de geplande controles van toegangsrechten, handmatig aangevraagde controles, het aantal voltooide controletaken en meer.

Elektronische Ontdekking

Een andere belangrijke functie van onze Governance Oplossing is de ondersteuning voor elektronische ontdekking (eDiscovery), die essentieel is voor het opsporen van informatie binnen de organisatie, vaak in de context van juridische procedures. Deze functie maakt het mogelijk om gegevens te verzamelen, te bewaren, te beoordelen en uit te wisselen, waardoor organisaties effectief kunnen reageren op juridische verzoeken en onderzoeken.

Conclusie

De Governance Oplossing van ALTA-ICT voor Office 365 biedt een allesomvattend kader voor effectief informatiebeheer binnen bedrijven. Met geavanceerde functies voor retentiebeleid, documentbeheer en eDiscovery helpt onze oplossing organisaties hun datamanagement te versterken, te voldoen aan wettelijke vereisten en de integriteit en veiligheid van essentiële bedrijfsgegevens te garanderen. In een wereld waar data onmisbaar is geworden, zorgt onze oplossing ervoor dat deze zorgvuldig beheerd en beschermd wordt. Wij nodigen geïnteresseerden uit om contact op te nemen met ALTA-ICT voor een kennismakingsgesprek en om te ontdekken hoe onze Governance Oplossing uw organisatie kan ondersteunen.