Beveiligd printen: AVG-proof en veilig omgaan met gegevens

De risico’s van handmatige invoer 🖋️⚠️

Veel bedrijven verwerken nog steeds persoonsgegevens met de hand, zoals:

• Papieren contracten van veldverkopers.
• Ingevulde enquêtes.
• Geknipte artikelen uit kranten en folders.
• Ongewenste afdrukken

Maar handmatige processen zijn foutgevoelig en vergroten het risico op datalekken, vooral als documenten in algemene mappen terechtkomen. Denk hierbij aan:

• Onbedoelde toegang door onbevoegden. 🚫
• Verlies van controle over vertrouwelijke gegevens. ❌

 

 

Slimme oplossingen voor GDPR-proof workflows 💡✅

Gelukkig zijn er geavanceerde oplossingen beschikbaar die deze risico’s minimaliseren:

• OCR-software: Met OCR-software kunnen printers gegevens automatisch herkennen en direct opslaan in een beveiligde map met beperkte toegang. Zo worden gescande bestanden onmiddellijk veiliggesteld. Het in kaart brengen van workflows is daarnaast essentieel voor de AVG-wetgeving, vooral wanneer inzicht in de verwerking van persoonsgegevens wordt gevraagd. 📂

 

• Secure Print Release: Secure Print Release zorgt ervoor dat documenten pas worden afgedrukt nadat de gebruiker zich bij de printer heeft geverifieerd. Dit versterkt de beveiliging van de end-to-end workflow en voorkomt onbevoegde toegang. Daarnaast biedt een oplossing zoals PaperCut MF kostenbesparingen op materiaalkosten, waardoor het zowel juridisch als economisch duurzaam is. 🔐

 

• Encryptie en monitoring: Moderne multifunctionele printers bieden ingebouwde beveiligingsfuncties, zoals data-encryptie en beveiligingsregels die gevoelige gegevens detecteren. Hiermee kunnen alternatieve workflows worden geactiveerd, bijvoorbeeld om documenten eerst naar een beveiligde locatie te sturen voor beoordeling. Daarnaast kunnen beveiligingswaarschuwingen en geautomatiseerde meldingen helpen om naleving te waarborgen en verantwoordelijkheden te bewaken.. 🛡️

 

De voordelen van beveiligd printen 🌱💰

Naast het beveiligen van persoonsgegevens levert beveiligd printen ook andere voordelen op:

• Kostenbesparing: Minder verspilling van papier en inkt dankzij gecontroleerde printprocessen.
• Duurzaamheid: Door minder onnodig printen draag je bij aan een beter milieu.
• Compliance: Met gedocumenteerde processen voldoe je aan de wettelijke verplichtingen en ben je voorbereid op audits. 📜

 

 

Wat kun jij doen om printen veilig te maken? 🤔💼

Hoe houd je jouw print- en documentverwerking veilig en in lijn met de AVG-richtlijnen?

• Bescherm gevoelige gegevens: Beperk toegang tot zowel digitale als fysieke informatie tot alleen bevoegde personen.
• Beperk het afdrukken van gevoelige informatie: Vermijd onnodig printen van vertrouwelijke gegevens, zowel per ongeluk als met opzet.
• Detecteer schendingen snel: Zet tools en processen in om datalekken direct te signaleren en effectief te behandelen.
• Documenteer uw processen: Zorg voor gedetailleerde procedures om naleving en verantwoordelijkheid aantoonbaar te maken.

Door deze stappen te volgen, beschermt je gevoelige informatie én voldoet je aan de eisen van de AVG.

 

 

Heb je hulp nodig met het implementeren van beveiligde printoplossingen? Neem contact met ons op en wij helpen je graag verder! ✉️

 

 

Referenties

¹https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/avg-algemeen/de-avg-in-het-kort

 

 

Over de auteur

Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.

🎯 Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek