3 Essentiële Instellingen voor Retentie-Labels in Microsoft Purview

 

1️⃣ Retention Period Instellen

Het hart van elk retention label is de bewaartermijn. Hiermee bepaal je hoelang een document of e-mail moet worden bewaard.

• 📅 Keuzeopties:
  • Een specifieke periode (bijvoorbeeld 7 jaar).
  • Tot een actie of gebeurtenis plaatsvindt (bijvoorbeeld een projectafsluiting).
• ✅ Tip: Overweeg wettelijke en compliance-eisen bij het instellen van de bewaartermijn.

Met deze instelling zorg je ervoor dat je voldoet aan regelgeving én dataoverload voorkomt. 🗂️

 

 

2️⃣ Wanneer Start de Retention Periode?

De startdatum bepaalt wanneer de bewaartermijn in werking treedt. Dit is belangrijk voor consistentie in je gegevensbeheer.

• 📌 Opties:
  • Creatiedatum: De datum waarop een bestand of e-mail is aangemaakt.
  • Laatste wijzigingsdatum: Voor meer flexibiliteit als documenten later worden bijgewerkt.
• 🧠 Praktische overweging: Kies de optie die het beste aansluit bij jouw bedrijfsprocessen.

Met een duidelijke startdatum voorkom je dat data te lang of juist te kort wordt bewaard. ⏳

 

 

3️⃣ Acties aan het Einde van de Retention Periode

Wat gebeurt er wanneer de bewaartermijn is verstreken? Hier komt de magie van automatisering in actie! ⚙️

• 🚮 Automatische verwijdering: Ideaal om overtollige data op te ruimen en opslagkosten te besparen.
• 📥 Behouden en reviewen: Voor gevoelige of belangrijke data kun je instellen dat een review nodig is voordat verwijdering plaatsvindt.
• 🔍 Legal Hold: Sommige documenten mogen nooit worden verwijderd, zelfs niet na de retention-periode.

Met deze opties behoud je controle over kritieke data terwijl je minder belangrijke bestanden automatisch opruimt². 🌟

 

 

Waarom Retention Labels? 🤔

Retention labels zijn een essentieel onderdeel van een goede informatiebeheerstrategie. Ze helpen je:

• Risico’s te verminderen (bijvoorbeeld datalekken).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Overzicht te houden over enorme hoeveelheden data.

 

Hoe implementeer je deze instellingen in Purview? 💡

1. Plan: Analyseer je bedrijfsprocessen en compliance-eisen.
2. Test: Rol een retention label eerst uit in een beperkte omgeving.
3. Train: Zorg dat medewerkers begrijpen hoe labels werken.

Met deze stappen haal je het maximale uit Microsoft Purview. ✅ Heb je hulp nodig bij de implementatie van Microsoft Purview en Retention labels, neem gerust contact met ons op.

 

Referenties

¹https://www.microsoft.com/security/business/microsoft-purview

²https://learn.microsoft.com/purview/retention

 

 

Over de auteur

Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.

🎯 Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek