3 Essentiële Instellingen voor Retentie-Labels in Microsoft Purview

 

1️⃣ Retention Period Instellen

Het hart van elk retention label is de bewaartermijn. Hiermee bepaal je hoelang een document of e-mail moet worden bewaard.

• ???? Keuzeopties:
  • Een specifieke periode (bijvoorbeeld 7 jaar).
  • Tot een actie of gebeurtenis plaatsvindt (bijvoorbeeld een projectafsluiting).
• ✅ Tip: Overweeg wettelijke en compliance-eisen bij het instellen van de bewaartermijn.

Met deze instelling zorg je ervoor dat je voldoet aan regelgeving én dataoverload voorkomt. ????️

 

 

2️⃣ Wanneer Start de Retention Periode?

De startdatum bepaalt wanneer de bewaartermijn in werking treedt. Dit is belangrijk voor consistentie in je gegevensbeheer.

• ???? Opties:
  • Creatiedatum: De datum waarop een bestand of e-mail is aangemaakt.
  • Laatste wijzigingsdatum: Voor meer flexibiliteit als documenten later worden bijgewerkt.
• ???? Praktische overweging: Kies de optie die het beste aansluit bij jouw bedrijfsprocessen.

Met een duidelijke startdatum voorkom je dat data te lang of juist te kort wordt bewaard. ⏳

 

 

3️⃣ Acties aan het Einde van de Retention Periode

Wat gebeurt er wanneer de bewaartermijn is verstreken? Hier komt de magie van automatisering in actie! ⚙️

• ???? Automatische verwijdering: Ideaal om overtollige data op te ruimen en opslagkosten te besparen.
• ???? Behouden en reviewen: Voor gevoelige of belangrijke data kun je instellen dat een review nodig is voordat verwijdering plaatsvindt.
• ???? Legal Hold: Sommige documenten mogen nooit worden verwijderd, zelfs niet na de retention-periode.

Met deze opties behoud je controle over kritieke data terwijl je minder belangrijke bestanden automatisch opruimt². ????

 

 

Waarom Retention Labels? ????

Retention labels zijn een essentieel onderdeel van een goede informatiebeheerstrategie. Ze helpen je:

• Risico’s te verminderen (bijvoorbeeld datalekken).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Overzicht te houden over enorme hoeveelheden data.

 

Hoe implementeer je deze instellingen in Purview? ????

1. Plan: Analyseer je bedrijfsprocessen en compliance-eisen.
2. Test: Rol een retention label eerst uit in een beperkte omgeving.
3. Train: Zorg dat medewerkers begrijpen hoe labels werken.

Met deze stappen haal je het maximale uit Microsoft Purview. ✅ Heb je hulp nodig bij de implementatie van Microsoft Purview en Retention labels, neem gerust contact met ons op.

 

Referenties

¹https://www.microsoft.com/security/business/microsoft-purview

²https://learn.microsoft.com/purview/retention

 

 

Over de auteur

Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.

???? Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek