Teams & SharePoint: handig… tot het uit de hand loopt

Veelgebruikte tools, vaak zonder grip

Microsoft Teams en SharePoint zijn populaire tools in Nederlandse organisaties. Ze maken samenwerking makkelijk, maar als er geen duidelijke structuur of beleid is, ontstaat er chaos. Je denkt controle te hebben, maar in de praktijk:

Bestanden staan op meerdere plekken
Rechten zijn onduidelijk of te breed toegekend
Versiebeheer ontbreekt, waardoor documenten dubbel of onvolledig zijn
Gastgebruikers hebben onbedoeld toegang tot vertrouwelijke informatie
Teams worden aangemaakt zonder governance, wat leidt tot wildgroei

Vishing & Smishing – Bescherm je bedrijf effectief

Een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk

Een middelgrote zorgorganisatie in Noord-Holland gebruikte Microsoft Teams om cliëntdossiers te delen tussen teams. In het begin werkte dit prima, maar na een jaar waren er meer dan 80 actieve teams met elk hun eigen structuur. Sommige bestanden stonden op vijf plekken, soms met verschillende versies. Tot overmaat van ramp bleken externe zorgverleners toegang te hebben tot documenten met medische gegevens, zonder dat dit gecontroleerd of geregistreerd was.

De organisatie liep hierdoor niet alleen risico op een AVG-boete, maar verloor ook het vertrouwen van haar medewerkers. De ICT-afdeling wist niet meer waar te beginnen.

Praktische tips voor grip

Werk met vaste mappen- en kanaalstructuur
Gebruik sjablonen voor elk nieuw team of project. Bepaal van tevoren de juiste kanalen en mappen per afdeling.
Implementeer governance policies
Stel automatische lifecycle policies in: wanneer wordt een team gearchiveerd of verwijderd? Beperk gasttoegang via tenant policies en gebruik uniforme naamconventies.
Gebruik rollen-gebaseerde toegang
Koppel toegangsrechten aan Microsoft 365 security groups die automatisch aan functies of afdelingen zijn gekoppeld. Zo voorkom je foutieve individuele permissies.
Zorg voor training en bewustwording
Maak medewerkers bewust van de do’s en don’ts. Bied korte trainingen aan, met focus op veilig werken en compliance.
Gebruik rapportages en auditing
Zorg voor overzicht met dashboards (bijv. via Microsoft Purview of externe tools) die inzicht geven in toegang, documentstromen en risicogebieden.

Wat ALTA-ICT biedt

Bij ALTA-ICT helpen we bedrijven door structurele controle terug te brengen binnen hun Microsoft 365 omgeving. Dat doen we niet met standaard templates, maar met een aanpak afgestemd op jouw organisatie, jouw sector en jouw compliance-eisen.

Onze experts leveren:

– Een inrichting volgens ISO27001 en NEN7510 standaarden
– Volledige migratiebegeleiding inclusief opschoning van oude Teams
– Beheerbare, toekomstbestendige policies en richtlijnen
– Rapportage en dashboards afgestemd op jouw organisatie
– AVG-conforme documentopslag met volledige traceerbaarheid
– Training en adoptieprogramma’s voor eindgebruikers

Meetbaar resultaat

Onze klanten ervaren:

40% minder supportvragen over bestandslocaties en rechten
100% inzicht in toegang en wijzigingen dankzij auditing
Tijdsbesparing van gemiddeld 2 uur per medewerker per week
Volledige AVG- en NEN-compliance bij audits

Wil jij ook overzicht en controle?

Het begint met een gesprek. Onze consultants helpen je in kaart brengen waar je staat, waar risico’s zitten en welke stappen je kunt nemen voor structurele grip.

Plan een gratis kennismaking: alta-ict.nl/gratis-consultatie