Optimaliseer je Microsoft 365-licentiebeheer met Deze Checklist

In de wereld van Microsoft 365-beheer is het essentieel om je licentiegebruik efficiënt te beheren. Een goed beheer kan niet alleen geld besparen, maar ook de productiviteit en beveiliging verbeteren. In deze blog delen we een handige checklist voor het beheren en optimaliseren van je Microsoft 365-licenties.

1. Audits Uitvoeren voor Ongebruikte Licenties

Begin met een audit om ongebruikte licenties op te sporen. Dit helpt om onnodige kosten te vermijden en zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je echt nodig hebt.

2. Overzicht van Inactieve Gebruikersaccounts

Krijg een helder beeld van alle uitgeschakelde gebruikersaccounts met toegewezen licenties. Dit is cruciaal voor het handhaven van de veiligheid en efficiëntie.

3. Licenties van Inactieve Gebruikers Hergebruiken

Identificeer gebruikers die de afgelopen 90 dagen niet hebben ingelogd en herverdeel hun licenties.

4. Automatisering voor Externe Accounts

Implementeer een oplossing die automatisch externe gebruikersaccounts uitschakelt als ze meer dan 6 maanden niet hebben ingelogd. Dit verbetert de beveiliging en vermindert verspilling.

5. Beheer Over-Licenties

Beheer actief gebruikers die meer licenties hebben dan nodig, om verspilling tegen te gaan.

6. Overlappende Applicatielicenties

Zoek naar gebruikersaccounts met overlappende app-licenties en optimaliseer waar mogelijk.

7. Licenties van Externe Gebruikers Re-evalueren

Beoordeel periodiek de licenties die zijn toegewezen aan externe gebruikers en verwijder onnodige licenties.

8. Beoordeling van Beheerdersaccounts

Evalueer regelmatig beheerdersaccounts die een Office 365 E3-licentie hebben om te zorgen dat deze nog steeds nodig zijn.

9. Gastgebruikers met Dynamics Licenties

Houd gastgebruikers met een Dynamics-licentie in de gaten, vooral als deze niet actief worden gebruikt.

10. Monitoring van Power Platform Premium Licenties

Blijf alert op het gebruik van Power Platform Premium-licenties en hun impact op je kosten.

11. Opslaglimieten Bewaken

Controleer de opslaglimieten van SharePoint Site Collections en OneDrive om automatische toename in opslagcapaciteit te voorkomen.

12. Ongebruikte SharePoint en OneDrive Sites Identificeren

Identificeer SharePoint-siteverzamelingen en OneDrive-sites die niet worden gebruikt of die een aanzienlijke hoeveelheid data bevatten.

13. Verborgen Kosten in de Gaten Houden

Wees je bewust van verborgen kosten, zoals premium componenten in Power Automate en Power Apps die extra licentiekosten met zich meebrengen.

14. Microsoft 365 Governance Automatiseren

Automatiseer je M365 governance door informatie te centraliseren en te inventariseren vanuit beheercentra en pas de scanfrequentie dynamisch aan je omgeving aan.

Slotwoord

Door deze checklist te volgen, kun je je Microsoft 365-licentiebeheer aanzienlijk verbeteren. Dit leidt niet alleen tot kostenbesparingen, maar ook tot een veiligere en efficiëntere werkomgeving. Vergeet niet regelmatig deze punten te herzien om op de hoogte te blijven van veranderingen binnen je organisatie en de technologie. Bovendien, als je ondersteuning nodig hebt bij het inrichten van governance voor Microsoft 365, kan ALTA-ICT je hierbij helpen. Met ons expertise kunnen we je assisteren in het optimaliseren van je licentiebeheer en het implementeren van best practices in je organisatie. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.