Informatiebeheer in 2026: onzichtbaar tot het misgaat

Informatie groeit sneller dan organisaties kunnen bijhouden. Documenten, e-mails en chats verspreiden zich over Microsoft 365, OneDrive, Teams en SharePoint. Zolang alles goed gaat, blijft informatiebeheer onzichtbaar. Tot het misgaat.

Een datalek. Een AVG-vraag van de toezichthouder. Of een audit waarbij niemand kan uitleggen wie toegang heeft tot gevoelige informatie. In 2026 is informatiebeheer geen IT-detail meer, maar een randvoorwaarde voor continuïteit en vertrouwen.

Data verzamelen is eenvoudig. Grip houden is dat niet.

Migreren naar Microsoft 365 voor MKB organisaties

Waarom informatiebeheer nu vastloopt

Veel organisaties hebben hun beveiliging technisch op orde. MFA is actief. Back-ups draaien. Toch ontstaan risico’s op een ander niveau: context en governance.

Veelvoorkomende situaties die wij bij klanten zien:
Vertrouwelijke documenten zonder label in OneDrive of Teams.
HR-bestanden die breder toegankelijk zijn dan nodig.
Projectdata die na afronding onbeheerd blijven staan.
Geen actueel overzicht wie toegang heeft tot welke informatie en waarom.

Dit zijn geen incidenten door kwaadwillenden, maar door gebrek aan inzicht. Zonder duidelijke data governance weet je niet wat je hebt, waar het staat en wie het gebruikt.

De compliance-druk neemt toe

De AVG stelt duidelijke eisen aan dataminimalisatie, toegangsbeheer en verantwoording. Voor sectoren zoals zorg en overheid komen daar normen als NEN7510 en BIO bij.

In de praktijk betekent dit dat je moet kunnen aantonen:

Welke persoonsgegevens je verwerkt.
Waar deze data zich bevindt.
Wie toegang heeft en op basis van welk beleid.
Hoe je gevoelige informatie beschermt gedurende de hele levenscyclus.

Handmatige controles en losse Excel-overzichten voldoen niet meer. Zeker niet in een Microsoft 365-omgeving waar data continu beweegt.

Microsoft Purview als fundament voor grip

Microsoft Purview helpt organisaties om informatiebeheer structureel in te richten, zonder extra complexiteit toe te voegen.

Purview brengt data in kaart, ongeacht waar deze staat. In Exchange, SharePoint, OneDrive of Teams. Je krijgt inzicht in gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens of financiële data, op basis van inhoud en context.

Daarnaast maakt Purview zichtbaar wie toegang heeft tot informatie en waarom. Dit helpt bij audits, maar vooral bij dagelijkse beslissingen over toegang en beleid.

Belangrijke voordelen in de praktijk:

Automatische classificatie en labeling van data.
Inzicht in datastromen en opslaglocaties.
Ondersteuning van AVG en NEN7510 vereisten.
Beleid dat direct gekoppeld is aan technologie, niet aan handmatig werk.

Het resultaat is geen extra controlelaag, maar rust en overzicht.

Van controle naar betere besluitvorming

Goed informatiebeheer draait niet om wantrouwen of blokkades. Het draait om betere keuzes. Medewerkers weten wat ze wel en niet mogen delen. IT weet waar risico’s zitten. Management kan aantonen dat compliance structureel is ingericht.

Informatie wordt een asset in plaats van een risico.

Bij ALTA-ICT zien we dat organisaties die Purview goed inzetten sneller beslissingen nemen, minder incidenten hebben en audits met vertrouwen tegemoet gaan. Niet omdat alles dicht staat, maar omdat alles logisch is ingericht.

De rol van ALTA-ICT

Microsoft Purview is krachtig, maar geen knop die je even aanzet. Het vraagt om keuzes die passen bij jouw organisatie, sector en risicoprofiel.

ALTA-ICT helpt bij:

Het in kaart brengen van informatiestromen.
Het opstellen van praktisch en werkbaar beleid.
De inrichting van Purview binnen Microsoft 365.
Afstemming op AVG, NEN7510 en Nederlandse praktijk.

Altijd met focus op eenvoud, adoptie en meetbaar resultaat.

Tot slot

Informatiebeheer blijft onzichtbaar zolang het goed gaat. In 2026 is dat geen strategie meer. Grip op ongestructureerde informatie is nodig om risico’s te beheersen en vertrouwen te behouden.

De vraag is niet of je data beheert. De vraag is of je weet hoe.

Wil je sparren over hoe jouw organisatie grip krijgt op informatie binnen Microsoft 365, dan denken wij graag met je mee.