SharePoint is een krachtig platform voor documentbeheer en samenwerking binnen organisaties. Maar naarmate het gebruik toeneemt, kunnen de opslagkosten snel oplopen. Gelukkig zijn er diverse strategieën om deze kosten onder controle te houden, zonder concessies te doen aan de prestaties of het gebruiksgemak. In deze blogpost delen we enkele effectieve tips om je SharePoint-opslagkosten te verlagen.
1. Implementeer Lifecycle Management voor Documenten ⏳
- Archiveren van Verouderde Inhoud: Verouderde documenten nemen vaak onnodige ruimte in. Door een lifecycle managementbeleid te implementeren, kun je oude documenten automatisch archiveren of verwijderen na een bepaalde periode.
- Automatiseren van Documentverplaatsing: Gebruik Power Automate om documenten automatisch naar goedkopere opslagoplossingen te verplaatsen wanneer ze ouder worden, zoals naar Azure Blob Storage.
2. Maak Gebruik van Externe Opslagoplossingen
- Integratie met Azure Blob Storage: Azure Blob Storage is een kosteneffectieve manier om grote hoeveelheden data op te slaan. Overweeg om grote of weinig gebruikte bestanden vanuit SharePoint naar Azure Blob Storage te migreren.
- Gebruik van OneDrive voor Persoonlijke Documenten: Moedig medewerkers aan om persoonlijke documenten in OneDrive op te slaan in plaats van in SharePoint. Dit vermindert de belasting op SharePoint en verlaagt de kosten.
3. Optimaliseer de Opslagstructuur van SharePoint ️
- Opschonen van Dubbele Bestanden: Dubbele bestanden kunnen onnodig veel opslagruimte in beslag nemen. Gebruik tools of scripts om dubbele documenten op te sporen en te verwijderen.
- Versiebeheer Beperken: Stel een limiet in op het aantal versies dat van een document wordt opgeslagen. Dit voorkomt dat er onnodig veel opslagruimte wordt gebruikt door overbodige versies.
4. Verhoog het Bewustzijn Binnen de Organisatie
- Training en Educatie: Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze efficiënter met opslagruimte kunnen omgaan. Trainingen over bijvoorbeeld het gebruik van OneDrive, het opschonen van bestanden en het vermijden van het opslaan van onnodige versies kunnen een groot verschil maken.
- Beleid voor Opslagruimte: Stel duidelijke richtlijnen en limieten in voor het gebruik van opslagruimte binnen SharePoint. Dit kan helpen om overmatig gebruik te voorkomen en kosten te beheersen.
5. Automatiseer Opslagbeheer met AI en Machine Learning
- Predictieve Analyse: Gebruik AI-tools om opslagbehoeften te voorspellen en proactief maatregelen te nemen om opslagkosten te verminderen.
- Automatische Opschoning: Stel AI-gestuurde processen in om automatisch verouderde of weinig gebruikte bestanden te identificeren en te verwijderen of te archiveren.
6. Gebruik van Cloud Policies voor Efficiënt Beheer ☁️
- Opslagquota en -limieten: Beperk de opslagruimte per gebruiker of team om overmatig gebruik te voorkomen.
- Geautomatiseerde Backups en Opslagbeheer: Zet geautomatiseerde processen op voor back-ups en het beheer van opslagruimtes, zodat bestanden die niet meer nodig zijn worden gearchiveerd of verwijderd.
Conclusie
Het beheren van SharePoint-opslagkosten vereist een combinatie van slimme strategieën, bewustwording binnen de organisatie en het gebruik van technologie. Door lifecycle management, externe opslagoplossingen en AI-gebaseerde tools in te zetten, kun je niet alleen de kosten verlagen, maar ook de efficiëntie en prestaties van je SharePoint-omgeving verbeteren.
Bij ALTA-ICT staan we klaar om je hierbij te ondersteunen. Onze Governance-oplossingen, inbegrepen in onze Platinum Moderne Werkplek-pakketten, bieden een allesomvattende aanpak om je opslagkosten te beheersen en je SharePoint-omgeving optimaal te laten presteren. Blijf proactief in het beheren van je opslagruimte en zorg ervoor dat je organisatie zich blijft aanpassen aan de veranderende behoeften en technologieën. Zo houd je je SharePoint-kosten beheersbaar en je data veilig en toegankelijk.
![/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.](/media/uploads/2026/10/gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png?width=600 "Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden")
