Wat is e-mailarchivering en waarom is het essentieel
E-mailarchivering betekent dat relevante e-mails automatisch worden vastgelegd, bewaard en uiteindelijk verwijderd volgens vastgestelde regels. Het doel is niet om alles te bewaren, maar om informatie gecontroleerd en aantoonbaar te beheren.
Voor Nederlandse organisaties is dit essentieel om meerdere redenen. Wet- en regelgeving verplicht organisaties om informatie beschikbaar te houden. Tegelijkertijd stelt de AVG eisen aan dataminimalisatie en bewaartermijnen. Zonder centraal archiveringsbeleid is het onmogelijk om hier consistent aan te voldoen.
E-mailarchivering zorgt voor overzicht, continuïteit en juridische zekerheid. Informatie blijft beschikbaar, ook wanneer medewerkers uit dienst gaan of mailboxen worden opgeschoond.
Risico’s zonder goed e-mailarchiveringsbeleid
Organisaties zonder structurele e-mailarchivering lopen concrete risico’s.
Bij WOO-verzoeken blijken dossiers vaak onvolledig. E-mails zijn verspreid over mailboxen of niet meer terug te vinden. Dit kost veel tijd en kan leiden tot klachten of sancties.
Tijdens audits of juridische procedures ontbreekt belangrijke correspondentie. Dit verzwakt de positie van de organisatie en vergroot het risico op aansprakelijkheid.
Na vertrek van medewerkers gaat kennis verloren. Mailboxen worden afgesloten of deels verwijderd, terwijl de inhoud nog relevant is voor lopende dossiers.
Daarnaast worden bewaartermijnen niet consequent toegepast. Sommige e-mails worden te lang bewaard, andere te kort. Beide situaties kunnen leiden tot overtreding van de AVG.
E-mailarchivering in Microsoft 365
Microsoft 365 bevat standaard functionaliteiten voor e-mailarchivering en informatiebeheer. Denk aan retention policies, retention labels en eDiscovery.
Met een juiste inrichting worden e-mails automatisch gearchiveerd op basis van vooraf bepaalde regels. Dit kan per rol, afdeling of type informatie. Retentiebeleid bepaalt hoe lang e-mails worden bewaard en wanneer ze worden verwijderd.
Ook na het vertrek van een medewerker blijft relevante e-mail beschikbaar voor de organisatie. Dit voorkomt kennisverlies en zorgt voor continuïteit.
Belangrijk is dat e-mailarchivering niet los staat van andere Microsoft 365 onderdelen. Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive maken samen deel uit van het informatie landschap. Archivering moet hierop aansluiten.
Voldoen aan AVG, BIO en WOO
Voor Nederlandse organisaties is compliance een kernonderdeel van informatiebeheer. E-mailarchivering in Microsoft 365 helpt bij het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving.
De AVG vraagt om controle over persoonsgegevens en bewaartermijnen. De BIO stelt eisen aan beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie. De WOO verplicht organisaties om informatie actief en tijdig beschikbaar te maken.
Met centraal archiveringsbeleid kan worden aangetoond welke informatie wordt bewaard, hoe lang en waarom. Dit vereenvoudigt audits en verkleint het risico op fouten.
Van techniek naar werkbaar beleid
E-mailarchivering is geen puur technische configuratie. Het vraagt om duidelijke keuzes en afspraken. Welke e-mails zijn archiefwaardig. Welke bewaartermijnen gelden. Wie is verantwoordelijk voor beheer en toezicht.
Zonder beleid blijft Microsoft 365 een verzameling losse functies. Met beleid wordt het een betrouwbaar informatieplatform dat aansluit op de Nederlandse praktijk.
Hoe ALTA-ICT ondersteunt
ALTA-ICT helpt organisaties bij het inrichten van e-mailarchivering in Microsoft 365 volgens Nederlandse wet- en regelgeving. Wij combineren technische inrichting met praktisch informatiebeheer.
Onze aanpak start met inzicht in de huidige situatie. Daarna richten we retentie, archivering en beheer zo in dat het begrijpelijk is voor medewerkers en controleerbaar voor auditors. Altijd afgestemd op AVG, BIO en WOO.
Wil je weten of jouw e-mailarchivering in Microsoft 365 op orde is? Plan een vrijblijvend gesprek met ALTA-ICT. Dan brengen we risico’s in kaart en laten we zien hoe je structureel grip krijgt op e-mail en informatiebeheer.
