Documentsets in SharePoint – Slimmer documentbeheer

Intro: Klassieke mappenstructuur vs documentsets – tijd voor een betere aanpak

Veel Nederlandse bedrijven gebruiken SharePoint als centrale plek voor documenten. Maar in de praktijk blijft het beheer vaak beperkt tot klassieke mappen. Handig? Op korte termijn misschien. Maar voor compliance, AVG-retentie en consistentie is er een beter alternatief: documentsets.

In deze blog lees je:
• Wat documentsets precies zijn
• Hoe ze je helpen met retentie en archivering
• Waarom dit relevant is voor jouw organisatie
• En hoe je ermee start

Bij ALTA-ICT helpen we dagelijks organisaties overstappen naar slimmere structuren in SharePoint. ISO27001- en NEN7510-gecertificeerd.

Microsoft Purview – Grip op je data, klaar voor audits

Wat zijn documentsets en waarom zijn ze beter?

Een documentset in SharePoint is géén gewone map. Het is een slimme container die metadata, rechten en sjablonen automatisch toepast op alles wat je erin plaatst.

Vergelijking:

Functie: Metadata
• Klassieke map: Handmatig invullen
• Documentset: Automatisch toegepast

Functie: Retentiebeleid
• Klassieke map: Niet standaard mogelijk
• Documentset: Per type instelbaar

Functie: Sjablonen & structuur
• Klassieke map: Niet ondersteund
• Documentset: Ingebouwd

Functie: Rechten & toegang
• Klassieke map: Per bestand instellen
• Documentset: Op documentset-niveau regelbaar

Voorbeeld: een HR-afdeling wil arbeidscontracten bewaren volgens de AVG. Met documentsets kun je automatisch metadata “Contracttype: Arbeidscontract” toevoegen, én instellen dat het document na 7 jaar wordt gearchiveerd. Zonder handwerk.

Hoe implementeer je documentsets in SharePoint?

Stap 1: Structuur bepalen

Bepaal per afdeling of proces welke documenttypes terugkomen. Denk aan: contracten, rapportages, klantdossiers.

Stap 2: Metadata en beleid definiëren

Voor elk type stel je de juiste labels, bewaartermijnen en rechten in. Dit kun je koppelen aan SharePoint content types.

Stap 3: Documentsets aanmaken

Maak per type een documentset-sjabloon aan. Voeg hier eventueel vaste sjablonen of submappen aan toe.

Stap 4: Rechten en training

Zorg dat gebruikers de juiste machtigingen hebben en weten hoe ze ermee werken.

Stap 5: Monitoring en optimalisatie

Controleer of retentie goed werkt, en pas indien nodig beleid aan.

Wat zijn de uitdagingen?

Veel organisaties kiezen voor mappen omdat het vertrouwd voelt. Maar dat zorgt op termijn voor:

Inconsistente metadata
Geen grip op bewaartermijnen (AVG-risico)
Moeilijk vindbare documenten
Extra werk voor IT of archiefbeheer

Documentsets vergen éénmalige inrichting, maar besparen daarna structureel tijd en fouten. Ze ondersteunen governance zonder gebruikers te belasten.

Wat levert het op?

✔ Minder zoekwerk voor medewerkers
✔ Beter naleven van AVG en NEN7510
✔ Eenduidige structuur voor audits
✔ Automatisering van retentie en archivering
✔ Minder beheerdruk voor IT

Case: Een zorginstelling schakelde over op documentsets voor patiëntdossiers. Resultaat: 40% minder tijd kwijt aan archiveren, en 100% AVG-retentie automatisch geregeld.

ALTA-ICT aanpak: waarom klanten voor ons kiezen

Bij ALTA-ICT begeleiden we SharePoint-optimalisaties van A tot Z:
✅ ISO27001 en ISO9001 gecertificeerd
✅ Nederlandse marktkennis en AVG-expertise
✅ Technische én praktische implementatie
✅ Focus op MKB, overheid en zorg
✅ 24/7 ondersteuning

Veelgestelde vragen over documentsets (FAQ)

Wat is het verschil tussen een map en documentset?
Een documentset bevat metadata, rechten en structuur. Een map is puur visueel.

Heb je een speciale licentie nodig?
Nee, documentsets zijn beschikbaar in de meeste Microsoft 365 abonnementen met SharePoint.

Kan ik documentsets combineren met Power Automate?
Ja, en dat raden we aan. Voor retentie, goedkeuring of meldingen.

Werken documentsets ook op mobiel?
Ja, via de SharePoint app zijn ze volledig bruikbaar.

Is dit geschikt voor kleine organisaties?
Juist! MKB-bedrijven profiteren extra van de structuur en besparing.

Conclusie: overstappen loont

Documentsets bieden meer grip, minder risico en hogere efficiëntie. Vooral in sectoren waar compliance en overzicht belangrijk zijn. Werk je nog met mappen? Dan is dit hét moment om je SharePoint structuur te herzien.

📞 Boek een gratis consultatie met een ALTA-ICT SharePoint-specialist
🌐 alta-ict.nl/gratis-consultatie