Als je werkt met SharePoint, ben je waarschijnlijk bekend met de kracht en flexibiliteit die het platform biedt voor documentbeheer. Eén van de meest onderbenutte functies binnen SharePoint is de Document Set. In deze blog gaan we dieper in op wat Document Sets zijn, hoe ze werken en waarom je ze zou moeten gebruiken voor jouw organisatie.
Wat is een Document Set?
Een Document Set in SharePoint is een speciaal type map dat je kunt gebruiken om een set van documenten te groeperen en beheren als één entiteit. Dit is vooral handig wanneer je werkt met projecten, cases of andere scenario’s waarbij meerdere documenten samen worden gebruikt en beheerd.
Voordelen van Document Sets
Het gebruik van Document Sets biedt verschillende voordelen die je werkprocessen kunnen optimaliseren:
- Groepering van documenten: 👥 Breng documenten samen die bij elkaar horen, zoals contracten, offertes en projectplannen.
- Metagegevens: 📝 Koppel metagegevens aan de gehele Document Set, zodat je consistentie behoudt in je documentbeheer.
- Versiebeheer: 🔄 Houd eenvoudig de verschillende versies van je documenten bij, niet alleen per document, maar ook voor de hele set.
- Toegangsbeheer: 🔒 Beheer rechten en toegang op setniveau, waardoor je de beveiliging van gerelateerde documenten kunt stroomlijnen.
- Snellere navigatie: 🚀 Werk efficiënter door snelle toegang tot een volledige groep documenten zonder dat je door mappen hoeft te klikken.
Hoe maak je een Document Set aan?
Het aanmaken van een Document Set in SharePoint is eenvoudig, maar vereist dat je een paar stappen volgt:
- Activeer de Document Set-functie:
- Ga naar de Site-instellingen en klik op Site-inhoudstypen.
- Selecteer Document Set onder de beschikbare inhoudstypen en activeer deze.
- Configureer je Document Set:
- Voeg de gewenste metagegevens toe die je wilt koppelen aan de Document Set.
- Stel de standaardinhoud in die moet worden toegevoegd wanneer een nieuwe set wordt gemaakt, zoals sjablonen voor documenten.
- Gebruik je Document Set:
- Ga naar je documentbibliotheek, kies Nieuw en selecteer je aangemaakte Document Set. Voeg vervolgens de documenten toe die je wilt beheren.
Best Practices voor het gebruik van Document Sets
Om optimaal gebruik te maken van Document Sets, houd rekening met de volgende tips:
- Consistentie is cruciaal: Zorg ervoor dat de metagegevens en sjablonen goed zijn ingesteld voordat je begint met het gebruik van Document Sets.
- Training voor gebruikers: 🧑🏫 Geef duidelijke instructies aan je team over hoe ze Document Sets moeten gebruiken, zodat iedereen weet hoe ze het meeste uit deze functie kunnen halen.
- Regelmatig onderhoud: 🛠️ Houd je Document Sets up-to-date en zorg ervoor dat oude of ongebruikte sets worden gearchiveerd of verwijderd.
- Integratie met Workflows: 🔄 Automatiseer processen door Document Sets te koppelen aan workflows in SharePoint, zoals goedkeuringsprocessen of meldingen.
Wanneer geen Document Sets gebruiken?
Hoewel Document Sets veel voordelen bieden, zijn er ook situaties waarin je misschien beter af bent zonder ze:
- Kleine, eenvoudige projecten: Voor kleinere projecten met weinig documenten kunnen reguliere mappen of bibliotheken voldoende zijn.
- Complexe toestemmingen: Als je zeer complexe toestemmingsinstellingen nodig hebt per document, kan het lastig zijn om dit goed te beheren binnen een Document Set.
- Overmaatse archieven: Voor gigantische hoeveelheden documenten kan een andere aanpak nodig zijn, zoals het gebruik van meerdere bibliotheken met gestructureerde mappen.
Conclusie
Document Sets in SharePoint zijn een krachtige tool om efficiëntie en organisatie in je documentbeheer te brengen. Of je nu werkt aan grote projecten, juridische cases of andere documentenintensieve processen, met Document Sets heb je een manier om alles netjes en georganiseerd te houden.
👋 Ben je klaar om Document Sets te gaan gebruiken? Begin vandaag nog en ontdek hoe ze jouw werkprocessen kunnen verbeteren!
