Terug naar het overzicht
26 november 2025
Archief Mailbox Microsoft 365 – Voorkom volle mailboxen
Je herkent het vast. Je wilt een belangrijke e-mail versturen en Outlook geeft aan dat je mailbox vol is. Geen mails meer verzenden of ontvangen. Dit gebeurt vaak op momenten dat je het je niet kunt veroorloven. Tijdens offertes, contractbesprekingen of drukke projectweken.
Microsoft speelt hierop in. Vanaf januari 2026 activeert Exchange Online automatisch archiveren zodra een mailbox 96 procent van de capaciteit bereikt. Dit voorkomt blokkades, maar alleen als er een Archief Mailbox is ingericht.
In dit artikel lees je wat een Archief Mailbox is, waarom dit vanaf 2026 cruciaal wordt voor Nederlandse organisaties en hoe je dit slim en beheersbaar implementeert binnen Microsoft 365.
Wat is een Archief Mailbox in Microsoft 365?
Een Archief Mailbox is extra opslag binnen Exchange Online waarin oudere e-mails automatisch worden opgeslagen. Gebruikers blijven gewoon werken in Outlook of Outlook Web. Gearchiveerde e-mails blijven doorzoekbaar en toegankelijk.
Belangrijk om te weten:
• De Archief Mailbox is geen losse mailbox
• Gebruikers merken nauwelijks verschil in gebruik
• Opslag groeit automatisch mee
• Beveiliging en rechten blijven intact
Voor Nederlandse bedrijven is dit een praktische manier om mailboxgroei onder controle te houden zonder dat medewerkers hun werkwijze hoeven aan te passen.
Wat verandert er vanaf januari 2026?
Microsoft introduceert automatisch archiveren bij 96 procent mailboxcapaciteit in Exchange Online. Zodra deze grens wordt bereikt:
• Oudere e-mails worden automatisch verplaatst naar de Archief Mailbox
• De primaire mailbox blijft beschikbaar voor nieuwe e-mails
• Regels zoals “Niet archiveren” blijven gelden
• Beheerders houden volledige controle over beleid en uitzonderingen
Zonder Archief Mailbox gebeurt er niets. De mailbox loopt alsnog vol en gebruikers worden geblokkeerd. Juist daarom is voorbereiding belangrijk.
Waarom dit relevant is voor Nederlandse organisaties
Nederlandse organisaties mailen veel. Offertes, contracten, zorgdossiers, projectcommunicatie en compliance-e-mails blijven vaak jarenlang bewaard.
Zonder archivering leidt dit tot:
• Productiviteitsverlies door volle mailboxen
• IT-supporttickets en frustratie bij medewerkers
• Onnodige risico’s rondom bewaartermijnen
• Slechtere grip op informatiebeheer
Met een Archief Mailbox voldoe je beter aan interne bewaarbeleid en ondersteun je AVG-principes zoals dataminimalisatie en beheersbaarheid.
Archief Mailbox implementeren: zo pakken wij dat aan
Bij ALTA-ICT implementeren wij Archief Mailboxen als onderdeel van een bredere Microsoft 365-beheerstrategie.
Stap 1: Analyse
We brengen mailboxgroei, gebruik en bewaarbeleid in kaart. Geen aannames, maar data.
Stap 2: Beleid bepalen
Samen bepalen we wat automatisch gearchiveerd wordt en wanneer. Afgestemd op jouw organisatie en sector.
Stap 3: Technische inrichting
We activeren en configureren Archief Mailboxen in Exchange Online. Inclusief uitzonderingen en gebruikersgroepen.
Stap 4: Controle en optimalisatie
We monitoren het effect. Minder volle mailboxen, minder verstoringen en voorspelbaar beheer.
Veelgemaakte fouten
Wat we vaak zien bij organisaties:
• Archief Mailbox niet geactiveerd terwijl opslag bijna vol is
• Geen duidelijke bewaartermijnen
• Onvoldoende communicatie naar gebruikers
• Geen monitoring op mailboxgroei
Dit leidt alsnog tot verstoringen, ondanks de nieuwe Microsoft-functionaliteit.
ROI voor het MKB
Een Archief Mailbox kost nauwelijks extra licentiekosten, maar levert direct voordeel op:
• Minder IT-supportmomenten
• Geen werkonderbrekingen door volle mailboxen
• Betere controle over data
• Hogere tevredenheid bij medewerkers
Voor veel MKB-organisaties is dit een snelle optimalisatie met direct effect.
Waarom ALTA-ICT
ALTA-ICT ondersteunt Nederlandse organisaties dagelijks met Microsoft 365 beheer en optimalisatie.
Je profiteert van:
• ISO27001 en ISO9001 gecertificeerde werkwijze
• Ervaring met Nederlandse MKB-omgevingen
• Praktische inrichting zonder overbodige complexiteit
• Proactief beheer en advies
Wij zorgen dat nieuwe Microsoft-wijzigingen geen verrassing worden, maar een voordeel.
Veelgestelde vragen
- Moet elke gebruiker een Archief Mailbox hebben?
Nee, maar zonder Archief Mailbox werkt automatisch archiveren niet. In de praktijk adviseren wij dit voor vrijwel alle gebruikers. - Kunnen gebruikers hun e-mails nog terugvinden?
Ja. Gearchiveerde e-mails blijven volledig doorzoekbaar in Outlook. - Is dit veilig en compliant?
Ja. De Archief Mailbox valt onder dezelfde beveiliging en compliance-instellingen van Microsoft 365.
Conclusie
Vanaf januari 2026 wordt automatisch archiveren in Exchange Online realiteit. Zonder Archief Mailbox loop je het risico op volle mailboxen en werkonderbrekingen.
Door nu al Archief Mailboxen in te richten voorkom je problemen en houd je grip op e-mailbeheer.
Wil je weten of jouw Microsoft 365-omgeving hier klaar voor is? Plan een gratis adviesgesprek met ALTA-ICT en voorkom verrassingen.
Meer weten?
