Knowledge base

November 07, 2025

Document sets in SharePoint – Smarter document management

Intro: Classic folder structure vs. document sets – time for a better approach

Many Dutch companies use SharePoint as a central place for documents. But in practice, management is often limited to classic folders. Convenient? In the short term, perhaps. But for compliance, AVG retention and consistency, there is a better alternative: document sets.

In this blog you will read:
– What exactly document sets are
– How they help you with retention and archiving
– Why this is relevant to your organization
– And how to get started with them

At ALTA-ICT, we help organizations transition to smarter structures in SharePoint on a daily basis. ISO27001 and NEN7510 certified.

Microsoft Purview – Get a grip on your data, ready for audits

What are document sets and why are they better?

A document set in SharePoint is not an ordinary folder. It’s a smart container that automatically applies metadata, permissions and templates to everything you put in it.

Comparison:

Function: Metadata
– Classic folder: Manual entry
– Document set: Automatically applied

Function: Retention policy
– Classic folder: Not possible by default
– Document set: Adjustable by type.

Function: Templates & structure
– Classic folder: Not supported
– Document set: Built-in

Function: Permissions & access
– Classic folder: Set per file
– Document set: Adjustable at document set level

Example: an HR department wants to keep employment contracts according to the AVG. With document sets you can automatically add metadata “Contract type: Employment contract” and set the document to be archived after 7 years. Without manual work.

How do you implement document sets in SharePoint?

Step 1: Define structure

For each department or process, determine which document types recur. Think: contracts, reports, customer files.

Step 2: Define metadata and policies

For each type, you set the appropriate labels, retention periods and permissions. You can link this to SharePoint content types.

Step 3: Creating document sets

For each type, create a document set template. Add any fixed templates or subfolders to this.

Step 4: Rights and training

Make sure users have proper permissions and know how to work with them.

Step 5: Monitoring and optimization

Check for retention, and adjust policy if necessary.

What are the challenges?

Many organizations choose folders because it feels familiar. But that creates in the long run:

Inconsistent metadata
No grip on retention periods (AVG risk)
Hard-to-find documents
Additional work for IT or records management

Document sets require one-time setup, but then structurally save time and errors. They support governance without burdening users.

What does it provide?

✔ Less searching for employees
✔ Better compliance with AVG and NEN7510
✔ Unambiguous structure for audits
✔ Automation of retention and archiving
✔ Less management burden for IT

Case: A healthcare facility switched to document sets for patient records. Result: 40% less time spent filing, and 100% AVG retention automatically taken care of.

ALTA-ICT approach: why customers choose us

At ALTA-ICT, we guide SharePoint optimizations from A to Z:
✅ ISO27001 and ISO9001 certified
✅ Dutch market knowledge and AVG expertise
✅ Technical and practical implementation
✅ Focus on SMEs, government and healthcare
✅ 24/7 support

Frequently asked questions about document sets (FAQ)

What is the difference between a folder and document set?
A document set contains metadata, permissions and structure. A folder is purely visual.

Do you need a special license?
No, document sets are available in most Microsoft 365 subscriptions with SharePoint.

Can I combine document sets with Power Automate?
Yes, and we recommend that. For retention, approval or notifications.

Do document sets also work on mobile?
Yes, through the SharePoint app they are fully usable.

Is this appropriate for small organizations?
Right! SMEs benefit extra from structure and savings.

Conclusion: switching pays off

Document sets offer more control, less risk and higher efficiency. Especially in industries where compliance and oversight are important. Are you still working with folders? Then now is the time to rethink your SharePoint structure.

Book a free consultation with an ALTA-ICT SharePoint specialist
alta-ict.co.uk/free-consultation

Want to know more?

Get in touch

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; }

Related
blogs

/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; } $/ Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.$

October 28, 2026

Document sets in SharePoint – Smarter document management

Intro: Classic folder structure vs. document sets – time for a better approach

What are document sets and why are they better?