Knowledge base
April 23, 2021
Microsoft Teams Vs Zoom for Work Meetings: Quality and Connection
At a time when most businesses are working from home, meetings have been transferred to various virtual platforms. Microsoft Teams vs Zoom is a popular comparison, and it is one that significantly affects work efficiency. Social distancing has dramatically increased the need for video conferencing, online board meetings, and webinars.
The two main virtual conferencing platforms, Microsoft Teams and Zoom, have become reliable workplace assets as they provide the necessary face-to-face interactions while maintaining physical distance.
Here are the features of both and why you should choose Microsoft Teams over Zoom:
Zoom
Zoom is a virtual video and audio conferencing platform that was founded in 2011. It includes webinar and live chat features that allow up to 500 participants to join at any one time. The meeting setup includes one or more hosts who share the meeting link with the members via SMS or email.
Zoom has a screen sharing feature that allows participants to share files via live chat. It is compatible with all operating systems and participants meet via a web browser or via the Zoom app. The meeting participants are allowed to mute or unmute themselves and the host has the autonomy to mute or unmute any member.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is a product in Microsoft 365. This communication platform offers video and audio conferencing options, with a variety of add-ons. It supports online chats, file attachments and file sharing.
The video conferencing feature can accommodate up to 250 participants, while the live streaming option can accommodate up to 10,000 viewers. Microsoft Teams supports screen sharing and allows you to record and save your meetings to DropBox, OneDrive and other digital storage applications. It also allows multiple meeting hosts who may or may not have administrative access. Those with administrator privileges can mute or unmute participants at will.
Here’s how Microsoft Teams vs Zoom stack up:
1. User interface and ease of use
Both platforms allow you to share video calls, voice calls, screens and files. They also have a “virtual rooms” feature that allows you to have multiple meetings within a single conference. With Microsoft Teams you have all the features of Microsoft 365 at your disposal. This gives Teams an edge over Zoom when it comes to functionality.
But the extra features can make the platform complicated to use. You must learn to use all the components of Microsoft 365. This also requires all members of your work meeting to learn as well. That could take a while. Zoom’s user interface is simple for new users. Many learn it in a short time.
2. Features
These two platforms have a striking overlap in features. They both offer video conferencing and dial-in features, file and screen sharing, and live chat features. Both also offer virtual rooms, which are extra small meeting rooms within a large conference. Virtual rooms are great for team building exercises. But Microsoft Teams triumphs over Zoom because of the inclusion of all the additional features of Microsoft 365. Record, save and back up all your meetings with Microsoft 365.
3. Security
When we compare Microsoft Teams vs Zoom for business, security is a top priority. While both claim to take security seriously, Microsoft Teams uses end-to-end encryption, multi-factor authentication, Rights Management Services support, in-transit encryption, and Secure Real-time Transport Protocol technology for audio and video data.
Microsoft provides detailed information about the user data it collects and how it is used. Zoom, on the other hand, uses AES-256 encryption and 256-bit TLS encryption. End-to-end encryption is optional on Zoom. It uses a variety of other security protocols, such as waiting rooms and password-protected meetings.
Zoom has faced significant backlash for misleading and unclear encryption and privacy policies. Recent cases of security breaches have caused it to be banned by several companies and companies. If you’re discussing sensitive information, Microsoft Teams is definitely in place when it comes to security.
4. Technical Support
Zoom offers 24/7 online support for all its plans, including the free version. All paid plans offer phone support, while the Enterprise plan offers a dedicated customer success manager. Microsoft Teams does not include technical support in the free package. However, it offers 24/7 phone and online support for its paid plans.
5. Video Quality
Both Zoom and Microsoft Teams offer HD video resolutions of 1080p at 30 fps. Zoom recommends a minimum connection speed of 3 mbps, while Microsoft Teams uses a minimum of 2 mbps. Zoom’s video quality defaults to 780p, while Microsoft Teams offers 1080p.
6. Pricing
Microsoft Teams offers four packages. One is free and can accommodate up to 300 members and a meeting time of 60 minutes. The other packages are as follows:
- Microsoft 365 Business Basic – offers all the features of the free package plus 1 TB of cloud storage and a maximum meeting time of 24 hours. It costs € 4.20 per month per user.
- Microsoft 365 Business Standard – offers all basic and free features plus Microsoft 365 pack. It costs € 10.50 per month per user.
- Office 365 E3 – offers all the above features plus unlimited cloud storage, advanced security and support. It costs €19.70 per user per month.
In comparison, Zoom has a free package with a limit of 100 people for meetings and 40 minutes per meeting. One-on-one meetings have unlimited access. These are the prices for Zoom:
Pro – allows up to 100 participants with a maximum cloud storage of 1 GB. The meeting time is a maximum of 30 hours and costs € 13.99 per month per user.
business – accommodates up to 300 participants along with all the features offered in the pro package. Additional features include corporate branding, cloud recording transcripts, and managed domains. The costs of this are € 18.99 per month per user.
enterprise – this has all the above features and can accommodate 1000 participants with the Enterprise+. It also has a dedicated customer success manager and costs $18.99 per month per user.
Both Microsoft Teams and Zoom are excellent meeting platforms. However, when it comes to functionality, security and video quality, Microsoft Teams emerges as the better platform. We at Steadfast Solutions can help you set up and get started with Microsoft Teams. Improve collaboration and team building in your company. Contact us today to learn how to get started with Microsoft Teams.
Source: steadfast solutions
Want to know more?
Related
blogs
![/
Hero Voor Verzenden.html
HTML
maak synccommanodo
Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord.
Wat ik heb gecontroleerd
Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype.
Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in.
Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig.
Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur
#160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd.
Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan:
powershell
cd C:\repos\ALTA-ICT
git pull --rebase
$b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog"
$f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png"
Add-Type -AssemblyName System.Drawing
$i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose()
Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force
git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png"
git diff --cached --name-only
git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden"
git log origin/master..master --oneline
Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je.
In WordPress, bij blog 43:
Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar.
Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen.
De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar.
geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress
Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel.
1. Nieuw bericht
Ga naar Berichten, Nieuw bericht.
2. Titel
Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden
3. Veld Introductie (tabblad Tekst)
html
<p dir="ltr">Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt".</p>
<p dir="ltr">Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het?</p>
4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst)
html
<h2>Waar Microsoft 365 ophoudt</h2>
<p dir="ltr">In <a href="https://alta-ict.nl/blog/microsoft-purview-business-premium/">de blog over Microsoft Purview</a> zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder.</p>
<p dir="ltr">Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet.</p>
<h2>AI-chat en geheimhouding</h2>
<p dir="ltr">Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft.</p>
<p dir="ltr">Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag.</p>
<h2>WhatsApp is geen dossier</h2>
<p dir="ltr">De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon.</p>
<p dir="ltr">Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het.</p>
<h2>Een waarschuwing op het juiste moment</h2>
<p dir="ltr">Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig.</p>
<h2>Beschermen zonder meekijken</h2>
<p dir="ltr">Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig.</p>
<h2>Begin met een AI-overzicht</h2>
<p dir="ltr">Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht.</p>
<p dir="ltr">De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt.</p>
<p dir="ltr">Het <a href="https://airegister.alta-ict.nl/?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-tool">AI-Register</a> geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail.</p>
<h2>Zo doen wij het</h2>
<p dir="ltr">We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024.</p>
<h2>Veelgestelde vragen</h2>
<p dir="ltr"><strong>Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk?</strong></p>
<p dir="ltr">Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount.</p>
<p dir="ltr"><strong>Beschermt Business Premium Teams?</strong></p>
<p dir="ltr">Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5.</p>
<p dir="ltr"><strong>Moet ik AI-output zelf markeren?</strong></p>
<p dir="ltr">De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt.</p>
<h2>Conclusie</h2>
<p dir="ltr">Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag.</p>
<p dir="ltr">Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT.</p>
5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft)
Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken
Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta
6. Uittreksel
Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt.
7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan.
8. Uitgelichte afbeelding
Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen.
Alt-tekst:
Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.](/media/uploads/2026/10/gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png?width=600 "Sensitive Information in AI Chat, Teams, and WhatsApp: The Moment Before Sending")
Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Weekly in Your Mailbox.