Uso inteligente de Teams y SharePoint en Microsoft 365

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

Microsoft Teams está diseñado para la colaboración en el momento.

Se trata de comunicación y alineación rápida dentro de un equipo o proyecto.

Piensa en ello:

• Charlando con colegas
• Reuniones en línea
• Compartir archivos rápidamente dentro de una conversación
• Colaborar a partir de un contexto, por ejemplo, un proyecto o una consulta

Los equipos funcionan bien cuando todo gira en torno a la velocidad y la interacción. Quieres discutir algo, ajustarlo y seguir adelante inmediatamente.

Lo que Teams hace peor es actuar como archivo o almacenamiento a largo plazo.

 

¿Para qué sirve SharePoint?

SharePoint está preparado para la estructura y la continuidad.

Es el lugar central de la información que quieres encontrar incluso dentro de meses o años.

SharePoint es fuerte en:

• Gestión centralizada de documentos
• Utilizar metadatos en lugar de sólo carpetas
• Gestión de derechos y accesos
• Gestión de versiones
• Conjuntos de documentos para expedientes o proyectos

Con los conjuntos de documentos, mantienes unido todo lo que pertenece a un archivo. Contratos, archivos adjuntos, correos electrónicos y notas. Sin interminables estructuras de carpetas.

Esto hace que SharePoint sea adecuado como memoria de tu organización.

 

¿Dónde suelen fallar las cosas en la práctica?

En muchas organizaciones, vemos que Teams y SharePoint se utilizan indistintamente.

• Los archivos se atascan en los chats
• Los canales de los equipos se utilizan como archivos
• Los conjuntos de documentos no se despliegan
• Cada uno crea su propia estructura de carpetas
• La consecuencia es previsible.
• Los empleados buscan información durante más tiempo
• Los archivos existen en varias versiones
• Falta de claridad sobre cuál es la versión correcta
• Pérdida de visión de conjunto y de propiedad

Esto lleva tiempo, crea frustración y aumenta el riesgo de errores.

 

La correcta división de funciones entre Teams y SharePoint

Una separación clara ayuda.

Utiliza Equipos para:

• Consulta y comunicación
• Colaboración diaria
• Comparte y discute archivos rápidamente
• Alineación basada en proyectos

Utiliza SharePoint para:

• Documentos finales
• Expedientes y proyectos de mayor duración
• Información relevante para toda la organización
• Archivo y cumplimiento

Entonces, Teams sigue siendo el lugar de trabajo. SharePoint se convierte en el recurso.

 

¿Cómo se configura esto en la práctica?

Empieza por los acuerdos, no por la técnica.

Determinadlo juntos:

• ¿Dónde guardamos los documentos finales?
• ¿Cuándo pasamos los archivos de Teams a SharePoint?
• ¿Qué metadatos utilizamos?
• ¿A quién pertenece cada documento o expediente?

Luego asegúrate de que el diseño lo admite.

Piensa en ello:

• Sitios SharePoint lógicos por departamento o proceso
• Conjuntos de documentos para expedientes o proyectos recurrentes
• Estructura de derechos clara
• Formación para usuarios

 

¿Qué aporta esto?

Las organizaciones que implantan conscientemente Teams y SharePoint notan una diferencia inmediata.

• Menos tiempo de búsqueda
• Más información
• Menos errores por problemas de versión
• Mejor transferibilidad del trabajo
• Más tranquilidad en el entorno de trabajo digital

 

El enfoque ALTA-TIC

En ALTA-ICT, ayudamos a las organizaciones a configurar Microsoft 365 de forma lógica y viable.

No hay modelos complejos, sino opciones claras que se adaptan a la forma de trabajar de las personas.

Nuestro planteamiento:

• Análisis de los métodos de trabajo actuales
• Clara división de funciones entre Teams y SharePoint
• Configuración inteligente con conjuntos de documentos y metadatos
• Orientación y adopción para los usuarios
• Siempre con la vista puesta en la AVG, la estructura y la continuidad.

 

¿Cómo lo has organizado?

Contigo, ¿los Equipos son un lugar de trabajo o también un archivo?

¿Se utiliza realmente SharePoint para estructurar, o principalmente como almacenamiento?

Tenemos curiosidad por conocer tus experiencias.