Migrar a Microsoft 365 para PYME

Migrar a Microsoft 365 es más que una actualización informática para las pymes. Cambia la forma en que los empleados colaboran, comparten información y trabajan de forma segura. Especialmente en las PYMES, donde las TI suelen gestionarse con capacidad limitada, una migración tiene un impacto inmediato en la productividad, los costes y la continuidad.

Un enfoque equivocado provoca frustración, asistencia adicional y costes ocultos. En cambio, una migración meditada ofrece tranquilidad, escalabilidad y mejor colaboración.

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Qué significa una migración a Microsoft 365 para las PYME

Microsoft 365 combina correo electrónico, colaboración y gestión de documentos en un solo entorno. Outlook, Teams, SharePoint y OneDrive suelen sustituir a sistemas independientes, unidades de red y herramientas externas como el correo electrónico de GoDaddy, Box, Dropbox, Google Drive y Slack.

Para las PYMES, esto significa menos gestión, más flexibilidad y un trabajo híbrido más sencillo. Los empleados trabajan desde un entorno central con derechos claros y mejor seguridad. Este beneficio sólo se produce si la migración se hace correctamente. Sin una configuración y orientación claras, la complejidad se traslada de la sala de servidores al taller y la productividad disminuye.

Paso 1. Mapear el entorno informático actual

Muchas PYMES han crecido orgánicamente. Coexisten múltiples buzones de correo, unidades compartidas, servidores locales y herramientas en la nube. Antes de migrar, hay que tener claro qué se utiliza y qué se necesita realmente.

Las preguntas clave son:
– Dónde residen todos los datos
– Quién utiliza qué aplicaciones
– Qué archivos son críticos para las operaciones
– Qué puede limpiarse

Este inventario determina el plazo, los costes y los riesgos de la migración.

Paso 2. Migra los datos de forma segura y completa

Para las PYMES, los datos son a menudo críticos para el negocio. Los presupuestos, los archivos de clientes y el historial de correo electrónico deben permanecer disponibles sin errores. La pérdida de datos o la ausencia de carpetas afectan directamente a las operaciones diarias.

Una buena migración incluye fases de prueba, comprobaciones claras y opciones de recuperación. Así se garantiza que el correo electrónico, los calendarios y los archivos funcionen exactamente como se esperaba tras la puesta en marcha.

Paso 3. Conseguir la seguridad y el cumplimiento de AVG adecuados

Las PYME están cada vez más en el punto de mira de los incidentes cibernéticos. Durante una migración, es necesario prestar especial atención a la seguridad.

Microsoft 365 ofrece sólidas opciones de seguridad, pero deben configurarse correctamente. Considera:
– Autenticación multifactor para todas las cuentas
– Derechos de acceso limitados por rol
– Almacenamiento seguro de los datos corporativos
– Registro para la responsabilidad de AVG

Para muchas PYME, éste es el momento de mejorar estructuralmente la seguridad.

Paso 4. Evita el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad

En las PYME, el tiempo de inactividad no puede absorberse con personal adicional. Si los sistemas no funcionan, el trabajo se paraliza. Por eso es importante una migración escalonada.

Al empezar con un pequeño grupo de usuarios, pruebas la tecnología y la comunicación. Los problemas se resuelven antes de que toda la organización se pase al sistema. Así se mantiene accesible el correo electrónico y los empleados pueden seguir trabajando.

Paso 5. Consigue el apoyo de los empleados

Las nuevas herramientas sólo son valiosas si se utilizan. En las PYMES, los empleados suelen trabajar de forma práctica y en función del tiempo. Sin explicación, Teams, SharePoint y OneDrive siguen infrautilizados.

Una buena adopción requiere:
– Explicaciones claras en un lenguaje comprensible
– Cursos de formación breves y prácticos
– Acuerdos claros sobre el trabajo en Teams y SharePoint
– Asistencia rápida en caso de duda

Esto evita la frustración y aumenta directamente la productividad.

Paso 6. Considera los costes de forma realista

Para las PYME, los costes de licencia son sólo una parte de la historia. El tiempo de los empleados, el apoyo adicional y la orientación tras la puesta en marcha suelen determinar la inversión real.

Incluir estos costes por adelantado proporciona una imagen realista. Esto evita sorpresas y hace que el rendimiento de Microsoft 365 sea transparente.

Paso 7. Opta por la garantía de futuro

Una migración a Microsoft 365 sienta las bases para el crecimiento. El trabajo híbrido, una mejor colaboración y, más adelante, aplicaciones de IA como Copilot, se basan en esto.

Para las PYME, ahora es el momento de configurar las TI de forma escalable y gestionable. No sólo para hoy, sino para los años venideros.

El enfoque de ALTA-ICT

ALTA-ICT guía a las PYMES en las migraciones a Microsoft 365 centrándose en la sencillez, la seguridad y la continuidad. Trabajamos de forma estructurada, con certificación ISO27001 e ISO9001, y con la vista puesta en la práctica diaria de las PYME.

Sin complejidades innecesarias, pero con un entorno que funciona y sigue funcionando.

¿Quieres saber qué significa una migración a Microsoft 365 para tu PYME? Ponte en contacto con nosotros a través de alta-ict.co.uk/Migration para hablar sin compromiso.