Cambiar de proveedor de TI: desde las primeras dudas hasta una migración sin problemas

¿A nombre de quién está tu cuenta de tenant?

No hace falta que quieras cambiarte de proveedor para comprobarlo, y solo te llevará diez minutos. Tres preguntas: ¿quién es el administrador global en tu entorno de Microsoft 365 y a nombre de quién está el tenant? ¿Quién es el propietario de tu nombre de dominio en tu registrador? ¿Y dónde están tus copias de seguridad, y puedes acceder a ellas sin tu proveedor? Las respuestas te dirán si eres un cliente o un prisionero.

La primera pregunta la puedes resolver sin necesidad de cita previa. Nuestra herramienta gratuita «Tenant Check», disponible en tenant.alta-ict.nl, analiza tu entorno de Microsoft 365 y te muestra, entre otras cosas, qué cuentas de administrador hay. Te lo digo claro desde el principio: la herramienta no detecta ni resuelve nada, no guarda ninguno de tus datos y tampoco responde a la pregunta sobre la titularidad de tu dominio y tus copias de seguridad; eso se lo tienes que preguntar a tu registrador y a tu proveedor.

Cinco señales de que tu socio de TI te está dejando

«¿No es así en todas partes?», dijo un empresario cuando le preguntamos cómo tenía organizada su informática. Él mismo tenía que llamar para solucionar las averías, la factura aumentaba cada trimestre con partidas que nadie sabía explicar, y su pregunta sobre la seguridad se desestimaba con un «no tenéis presupuesto para eso». Él pensaba que eso era normal. Pero no lo es. Son señales de que tu socio de TI se está despidiendo de ti, sin decírtelo:

Tienes que llamar tú mismo para solucionar tus propios problemas. La factura no deja de crecer, pero las explicaciones, no. Las preguntas sobre seguridad se despachan de un plumazo. Ya no te dan consejos, solo se dedican a apagar incendios. Y tu persona de contacto habitual ya no existe.

Una buena infraestructura informática pasa desapercibida. Si te fijas en ella cada semana, eso ya dice algo. Si reconoces dos o más señales, aún no tienes que decidir nada, pero empieza a contar.

Dale la vuelta al cuestionario

En una entrada anterior del blog hablamos del cuestionario que te envía tu principal cliente ahora que está en vigor la Ley de Ciberseguridad. Te hago la misma pregunta: ¿alguna vez le has enviado ese cuestionario a tu propio proveedor de TI? Piénsalo un momento: tu proveedor de TI tiene acceso de administrador a tu correo, tus archivos, tus sistemas financieros y los datos de tus clientes. Si le hackean, te hackean a ti. Tu responsabilidad en la cadena de suministro no empieza con tu empresa de limpieza; empieza con quien tiene los mayores privilegios.

Una pregunta basta para empezar: «¿Me podéis enseñar vuestro certificado ISO 27001?». Fíjate bien en la respuesta. Una empresa certificada te mandará un PDF con un número de certificado que puedes comprobar tú mismo. Una empresa no certificada empezará a decir cosas como «trabajamos según los principios de…». Los principios no son pruebas, y la ley exige pruebas.

Las cinco preguntas que debes hacerle a tu proveedor

Si quieres ir más a fondo, haz estas cinco preguntas por escrito: ¿a nombre de quién están nuestro tenant de Microsoft 365 y nuestro dominio? ¿Quién tiene acceso de administrador a nuestros sistemas y dónde está registrado? ¿Dónde están nuestras copias de seguridad y podemos acceder a ellas por nuestra cuenta? ¿Qué certificación puedes acreditar con un certificado verificable? ¿Y está al día nuestro acuerdo de tratamiento de datos y cubre los servicios actuales?

Un socio profesional de TI responde a estas preguntas en el plazo de una semana, por escrito y con pruebas. La respuesta en sí es información, pero la forma en que te la dan te dice al menos tanto como la respuesta misma.

El calendario: el 1 de enero empieza en agosto

«¿Cambiar de proveedor? Ya lo haremos el año que viene». Haz cuentas. Si quieres cambiarte a partir del 1 de enero, en muchos contratos de gestión hay un plazo de preaviso de varios meses, así que tienes que dar el preaviso con bastante antelación antes de que acabe el año. Una migración bien hecha requiere semanas de preparación, así que tu nuevo proveedor tiene que poder empezar en otoño. Y a ese proveedor no lo eliges en una semana: los presupuestos, las reuniones y las referencias llevan su tiempo.

Si cuentas hacia atrás desde el 1 de enero, llegas al verano. Quien no empieza a buscar hasta el otoño, acaba firmando un contrato en medio del ajetreo de diciembre que luego lamentará en enero. Así que aprovecha las semanas tranquilas para algo: no para decidir, sino para comprobar los datos de la propiedad y pedir un presupuesto de comparación. Así podrás decidir después basándote en hechos, en lugar de en la frustración.

Cambiar de proveedor sin complicaciones: cuatro pasos

Cambiar de proveedor de TI suena como hacer reformas mientras la tienda sigue abierta. Pero no tiene por qué ser así. Una transición bien planificada se desarrolla en cuatro fases. Primero, el análisis: hacer un mapa del entorno y elaborar la lista de traspaso con tu proveedor actual. Luego, la preparación: se configuran las cuentas, las licencias y la seguridad en paralelo a tu entorno actual, y tú ni te das cuenta. Después, la migración en sí, fuera del horario de oficina, para que el lunes por la mañana todo el mundo siga trabajando con normalidad. Y, por último, el seguimiento: una persona de contacto fija, líneas de comunicación directas y una evaluación.

Tus datos siguen siendo tuyos, antes, durante y después del cambio. Esto debe quedar reflejado en el acuerdo de tratamiento de datos y en la política de baja de tu nueva empresa.

A un proveedor lo reconoces por cómo se despide

Nosotros mismos hemos traspasado clientes a otras empresas de TI. No es que las cosas salieran mal; a veces los caminos se separan, eso pasa. Y es precisamente en esos momentos cuando se ve de qué pasta está hecho un proveedor. Lo que incluye una transferencia en toda regla: documentación completa del entorno, todas las contraseñas de administrador a través de una caja fuerte segura, los resúmenes de licencias, el historial de copias de seguridad y una transferencia fluida con la nueva empresa presente en la reunión. El contrato de subcontratación debidamente rescindido, la destrucción de datos documentada. Sin retrasos, sin «eso ya lo veremos», sin factura por colaborar en tu propia salida.

Por eso, en tu próxima reunión para renovar el contrato, pregunta: «¿Qué pasa si alguna vez queremos irnos?». La respuesta a esa pregunta te dice más que todo el presupuesto. Quien tiene bien reguladas las condiciones de rescisión en su contrato no tiene nada que ocultar durante la colaboración.

¿Cuál es la postura de ALTA-ICT al respecto?

Como MSP, estamos sujetos a la Ley de Ciberseguridad y contamos con las certificaciones ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 y NEN 7510:2024. Respondemos a las cinco preguntas anteriores con documentos, no con promesas, y te mandamos nuestros certificados sin que nos los pidas con cada presupuesto. Si tienes dudas sobre las respuestas de tu proveedor actual, te ofrecemos una segunda opinión independiente sobre tu entorno informático; incluso si el resultado es que estás perfectamente donde estás.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo comprobar a nombre de quién están registrados mi tenant y mi dominio?

El tenant: comprueba en tu portal de administración de Microsoft 365 quién es el administrador global, o pídelo mediante una comprobación del tenant. El dominio: pregunta a SIDN o a tu registrador quién figura como titular. Si está a nombre de tu proveedor, solicita por escrito que se transfiera a tu propia organización.

¿Puede mi proveedor negarse a colaborar en un cambio de proveedor?

Tu contrato y el acuerdo de encargado del tratamiento establecen las reglas del juego, pero tus datos son y seguirán siendo tuyos. Una empresa profesional colabora de forma documentada en la transferencia; por eso, deja claros los acuerdos sobre la baja antes de firmar, no cuando ya quieras marcharte.

¿Cuánto tiempo dura un cambio de operador?

Cuenta con que tardará entre unas semanas y unos meses, dependiendo del volumen y de cómo esté el entorno. La mayor parte del tiempo lo lleva la preparación minuciosa; la migración en sí se hace fuera del horario de oficina.

¿Notarán algo mis empleados con la migración?

Si se hace bien, prácticamente nada: el nuevo entorno se instala junto al actual y la transición se hace fuera del horario de oficina, para que el lunes por la mañana todo el mundo pueda seguir trabajando como de costumbre.

¿Debería cambiar de trabajo si reconozco dos de las cinco señales?

No. Esas señales son un motivo para empezar a analizar la situación y hacer preguntas, no para rescindir el contrato directamente. A veces basta con una buena charla con tu proveedor actual; las cinco preguntas de este blog son un excelente punto de partida para ello.

Conclusión

La mayoría de los empresarios solo se plantean cambiar de proveedor de TI cuando la frustración está por las nubes, y ese es precisamente el momento equivocado: entonces tomas decisiones bajo presión y te decantas por la empresa de la que quieres deshacerte. Hazlo al revés. Revisa la situación ahora que todo está tranquilo, haz las cinco preguntas y luego decide basándote en hechos. Y sea cual sea el resultado: un proveedor que responda a las preguntas con pruebas y que haya organizado su salida es uno al que hay que conservar.

¿Quieres una segunda opinión independiente sobre tu entorno informático? Queda con ALTA-ICT para una sesión breve y repasaremos juntos las cinco preguntas.