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30 de noviembre de 2025
Teams y SharePoint: cómodo… hasta que se te va de las manos
Herramientas de uso común, a menudo sin empuñadura
Microsoft Teams y SharePoint son herramientas populares en las organizaciones holandesas. Facilitan la colaboración, pero si no hay una estructura o una política claras, se produce el caos. Crees que tienes el control, pero en la práctica:
- Los archivos están en varios sitios
- Los derechos no están claros o se conceden con demasiada amplitud
- Falta el control de versiones, lo que da lugar a documentos duplicados o incompletos
- Los usuarios invitados acceden inadvertidamente a información confidencial
- Se crean equipos sin gobernanza, lo que lleva a la proliferación
Un ejemplo reconocible de la vida real
Una organización sanitaria de tamaño medio de Holanda Septentrional utilizaba Microsoft Teams para compartir archivos de clientes entre equipos. Al principio funcionó bien, pero al cabo de un año había más de 80 equipos activos, cada uno con su propia estructura. Algunos archivos estaban en cinco sitios, a veces con versiones diferentes. Para empeorar las cosas, se descubrió que proveedores sanitarios externos tenían acceso a documentos que contenían datos médicos, sin que esto se comprobara o registrara.
Esto no sólo puso a la organización en riesgo de una multa de AVG, sino que también perdió la confianza de sus empleados. El departamento de TIC ya no sabía por dónde empezar.
Consejos prácticos para el agarre
- Trabaja con una estructura fija de carpetas y canales
Utiliza plantillas para cada nuevo equipo o proyecto. Determina de antemano los canales y carpetas adecuados para cada departamento. - Aplica políticas de gobernanza
Establece políticas automáticas de ciclo de vida: ¿cuándo se archiva o se elimina un equipo? Limita el acceso de invitados mediante políticas de inquilinos y utiliza convenciones de nombres uniformes. - Utiliza el acceso basado en funciones
Vincula los derechos de acceso a los grupos de seguridad de Microsoft 365 que se vinculan automáticamente a funciones o departamentos. Esto evitará permisos individuales incorrectos. - Ofrecer formación y concienciación
Concienciar a los empleados de lo que se debe y no se debe hacer. Ofrece sesiones de formación breves centradas en el trabajo seguro y el cumplimiento de las normas. - Utiliza informes y auditorías
Proporciona una visión general con cuadros de mando (por ejemplo, mediante Microsoft Purview o herramientas externas) que ofrezcan información sobre el acceso, los flujos de documentos y las áreas de riesgo.
Qué ofrece ALTA-ICT
En ALTA-ICT ayudamos a las empresas devolviéndoles el control estructural de su entorno Microsoft 365. No lo hacemos con plantillas estándar, sino con un enfoque adaptado a tu organización, tu sector y tus requisitos de cumplimiento.
Nuestros expertos cumplen:
– Una configuración conforme a las normas ISO27001 y NEN7510
– Guía completa para la migración, incluida la limpieza de equipos antiguos
– Políticas y directrices gestionables y preparadas para el futuro
– Informes y paneles adaptados a tu organización
– Almacenamiento de documentos conforme a AVG con trazabilidad completa
– Programas de formación y adopción para usuarios finales
Resultado medible
La experiencia de nuestros clientes:
- 40% menos de preguntas de soporte sobre ubicaciones de archivos y permisos
- 100% de conocimiento de los accesos y cambios gracias a la auditoría
- Ahorro de tiempo de una media de 2 horas por empleado y semana
- Cumplimiento total de AVG y NEN en las auditorías
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