La nueva Ley de Archivos y el archivo informático

 

🔍 ¿Qué cambiará con la nueva Ley de Archivos?

La Ley de Archivos se ha modificado para reflejar mejor la era digital. Los principales cambios son:

📌 Transferencia acelerada de documentos

• Ahora los documentos deben transferirse a un departamento de registros al cabo de 10 años, en lugar de los 20 años actuales.
• Esto significa que la información se hace pública antes y es más accesible.

📌 Más atención al archivo digital

• Los gobiernos y las empresas necesitan almacenar sus documentos digitales de forma sostenible y accesible.
• Las soluciones informáticas deben cumplir requisitos estrictos de integridad y seguridad de los datos.

📌 Nombramiento obligatorio de un archivero

• Los municipios, las provincias y las juntas del agua deben nombrar a un archivero responsable de la buena gestión de la información.

📌 Nuevas normas para una accesibilidad sostenible

• Los documentos digitales deben permanecer legibles y utilizables durante largos periodos de tiempo, lo que exige soluciones informáticas inteligentes.

 

 

🏢 ¿Cómo cumple tu organización los nuevos requisitos?

Para cumplir la nueva ley, es esencial una buena política de archivo informático. Sigue estos 5 pasos:

✅ 1. Evalúa tu sistema de archivo actual 🔎

• Analiza cómo gestionas actualmente el archivo y dónde están las lagunas.
• Comprueba si tus sistemas son adecuados para el almacenamiento digital a largo plazo.

✅ 2. Elige las soluciones informáticas adecuadas 💾

• Utiliza soluciones de archivo basadas en la nube, como Microsoft 365, SharePoint o sistemas ECM especializados.
• Garantiza la encriptación, el control de acceso y las copias de seguridad para una seguridad máxima.

✅ 3. Nombrar un archivero o responsable 🏛️

• Asegúrate de que alguien de tu organización es responsable de la gestión de la información.
• Haz que los empleados reciban formación sobre gestión de documentos y cumplimiento.

✅ 4. Garantizar un plan de archivo sostenible 📜

• Haz un plan de almacenamiento digital a largo plazo.
• Utiliza formatos de archivo abiertos como PDF/A y XML para evitar la obsolescencia.

✅ 5. Realiza auditorías y actualizaciones periódicas 🛠️

• Comprueba periódicamente que tu sistema de archivo cumple la ley.
• Actualiza tu estrategia y tecnología cuando sea necesario para seguir cumpliendo la normativa.

 

 

🚀 Las ventajas de un sistema de archivo moderno

Si inviertes ahora en un moderno sistema de archivo informático, tu organización se beneficiará de:

🔹 Gestión de documentos más eficaz: encuentra lo que necesitas más rápidamente.
🔹 Mejor cumplimiento: sin riesgos legales ni multas.
🔹 Mayor seguridad – protección contra la pérdida de datos y las ciberamenazas.
🔹 Mayor transparencia: acceso más fácil a la información.

 

 

📢 ¡Hora de actuar! ¿Está ya preparada tu organización?

Se acerca la nueva Ley de Archivos y las organizaciones tienen que poner en orden su archivo informático. ¡No esperes hasta el último minuto! Empieza hoy mismo:

✔️Evaluar tu sistema de archivo actual
✔️Implantar soluciones de archivo digital
✔️Formar a los empleados en las normas de archivo

¿Quieres saber cómo hacer que tu archivo informático cumpla la normativa? 💬 ¡Ponte en contacto con nosotros! ⬇️

 

Referencias

¹https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/plenaire_verslagen/kamer_in_het_kort/eerste-termijn-behandeling-nieuwe-archiefwet

 

 

Sobre el autor

Me llamo Alta Martes y soy especialista en Microsoft 365 y Google Workspace, con especial atención a la gestión de puestos de trabajo modernos, la seguridad en la nube y la gestión de identidades y accesos. Con años de experiencia, ayudo a las organizaciones a optimizar su infraestructura informática y a crear un lugar de trabajo digital seguro y eficiente.

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