Gestión sostenible de la información en Microsoft 365

¿Qué es la gestión sostenible de la información?

La gestión sostenible de la información significa que la información digital siga siendo accesible, auténtica y fiable durante todo su ciclo de vida. No se trata sólo de almacenamiento, sino de gobernanza, metadatos y procesos de gestión que cumplan la legislación holandesa.

En el contexto holandés:

• Ley de Archivos de 1995: obliga a las organizaciones a conservar y destruir de forma sostenible.

• Ley de Gobierno Abierto (Woo): promueve la transparencia y la accesibilidad digital.

• NEN-ISO 16175 y NEN7510: establecen requisitos para el archivo digital sostenible.

Sin marcos claros, un entorno M365 conduce rápidamente a:

• Información ilocalizable

• Confusión de versiones

• Riesgos de cumplimiento

• Pérdida de contexto en la transferencia

ALTA-ICT ayuda a las organizaciones a eliminar estos riesgos con metadatos normalizados, políticas de registros y enlaces de archivo automáticos.

 

Implantación: Gestión sostenible de la información en Microsoft 365

La construcción de una gestión sostenible de la información empieza por la estructura. A continuación describimos cómo ALTA-ICT la aplica por fases en las organizaciones holandesas.

???? Paso 1: Análisis y arquitectura de la información

• Inventario de las estructuras DMS actuales

• Análisis de los flujos de información (Teams, SharePoint, OneDrive)

• Establecer periodos de conservación, clasificaciones y metadatos

???? Resultado: visión clara de la información y los riesgos.

???? Paso 2: Marco de gobernanza

• Marcos políticos de gestión de la información

• Funciones y responsabilidades en el M365

• Gestión del ciclo de vida (creación → uso → archivo → destrucción)

???? Resultado: control sobre quién gestiona, almacena y borra qué.

???? Paso 3: Configuración técnica (SharePoint RMA)

• Configuración de etiquetas, políticas y campos de metadatos

• Integración con los sistemas de archivo existentes (por ejemplo, Decos, Corsa)

• Derechos de acceso y control de versiones según ISO27001

???? Resultado: un entorno SharePoint totalmente compatible.

???? Paso 4: Adopción y formación

• Talleres de usuarios por departamento

• Manual de gobierno de SharePoint

• Automatización de metadatos y etiquetado

???? Resultado: los empleados trabajan con eficacia y cumplimiento.

 

Desafíos comunes en las organizaciones

1. Cumplimiento de la Ley de Archivos y Woo
   Las empresas necesitan mantener la información localizable, accesible y transferible de forma sostenible, a menudo sin políticas ni herramientas claras.

2. Problemas de migración con la transición a DMS
   Al pasar a M365 se pierden metadatos o versiones. ALTA-ICT lo garantiza mediante planes de migración estructurados y validación.

3. Falta de adopción
   Sin apoyo, la gestión de la información sigue siendo un proyecto informático. Garantizamos el cambio de comportamiento y la apropiación mediante programas de adopción.

4. Gobernanza insuficiente
   Sin acuerdos claros, se produce la proliferación. ALTA-TIC establece plantillas de gobernanza que incluyen funciones, flujos de trabajo e informes.

 

ROI de la gestión sostenible de la información

La gestión sostenible de la información aporta valor directo e indirecto:

De media, las organizaciones que trabajan con ALTA-ICT consiguen hasta un 35% de ahorro de tiempo en los procesos de gestión de documentos dentro de M365.

 

El enfoque ALTA-TIC

En ALTA-ICT, combinamos la experiencia técnica con el conocimiento del cumplimiento holandés:

✅ Integración con sistemas de archivo para una conservación sostenible
✅ Marcos de gobierno de SharePoint adaptados a tus necesidades
✅ Certificado ISO27001, ISO9001 y NEN7510
✅ Especializado en implantaciones de la Ley Woo y de Archivos
✅ Programas de adopción que impulsan el cambio de comportamiento

Nuestro enfoque es práctico, mensurable y conforme a la normativa, exactamente lo que necesitan las organizaciones holandesas para estar preparadas para el futuro.

 

FAQ – Gestión sostenible de la información en Microsoft 365

1️⃣ ¿Es Microsoft 365 adecuado para información digna de archivo?
Sí, si se configura adecuadamente. SharePoint ofrece funciones para la gestión de registros, periodos de conservación y gestión de accesos, siempre que la gobernanza esté bien configurada.

2️⃣ ¿Qué significa concretamente conformidad Woo?
Que los documentos sean transparentes, localizables y permanentemente accesibles para su inspección pública, de acuerdo con la Ley de Gobierno Abierto.

3️⃣ ¿Cómo evita ALTA-ICT la proliferación en los Equipos?
Aplicando políticas, plantillas y procesos de aprovisionamiento aprobados vinculados a metadatos.

4️⃣ ¿Podemos vincular los archivos existentes a M365?
Sí. ALTA-ICT construye integraciones API con sistemas de archivo como Corsa, Decos o Verseon.

5️⃣ ¿Cómo empiezo con la gestión sostenible de la información?
Empieza con un M365 Information Management Quickscan: identificaremos tus riesgos y áreas de mejora en una semana.

 

Conclusión

La gestión sostenible de la información en Microsoft 365 es algo más que tecnología: es control, cumplimiento y continuidad. Mediante una configuración, gobernanza y adopción inteligentes, creas una organización que no sólo gestiona su información, sino que realmente la comprende y la utiliza.

???? ¿Quieres saber cómo está funcionando tu organización en materia de gestión sostenible de la información?
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Referencia

¹https://www.linkedin.com/posts/altaict_woo-microsoft365-m365-activity-7379023800841166848-zAQF