Conjuntos de documentos en SharePoint – Gestión documental más inteligente

Intro: Estructura clásica de carpetas frente a conjuntos de documentos – es hora de un enfoque mejor

Muchas empresas holandesas utilizan SharePoint como lugar central para los documentos. Pero en la práctica, la gestión suele limitarse a las carpetas clásicas. ¿Conveniente? A corto plazo, quizá. Pero para el cumplimiento, la retención de AVG y la coherencia, hay una alternativa mejor: los conjuntos de documentos.

En este blog leerás:
– Qué son exactamente los conjuntos de documentos
– Cómo te ayudan con la retención y el archivo
– Por qué son relevantes para tu organización
– Y cómo empezar a utilizarlos

En ALTA-ICT, ayudamos diariamente a las organizaciones en la transición a estructuras más inteligentes en SharePoint. Con certificación ISO27001 y NEN7510.

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¿Qué son los conjuntos de documentos y por qué son mejores?

Un conjunto de documentos en SharePoint no es una carpeta cualquiera. Es un contenedor inteligente que aplica automáticamente metadatos, permisos y plantillas a todo lo que pongas en él.

Comparación:

Función: Metadatos
– Carpeta clásica: Introducción manual
– Conjunto de documentos: Aplicación automática

Función: Política de retención
– Carpeta clásica: No es posible por defecto
– Conjunto de documentos: Ajustable por tipo

Función: Plantillas y estructura
– Carpeta clásica: No compatible
– Conjunto de documentos: Integrado

Función: Permisos y acceso
– Carpeta clásica: Ajustable por archivo
– Conjunto de documentos: Ajustable a nivel de conjunto de documentos

Ejemplo: un departamento de RRHH quiere archivar los contratos de trabajo según la AVG. Con los conjuntos de documentos, puedes añadir automáticamente los metadatos “Tipo de contrato: Contrato de trabajo”, y establecer que el documento se archive al cabo de 7 años. Sin ningún trabajo manual.

¿Cómo se implementan los conjuntos de documentos en SharePoint?

Paso 1: Definir la estructura

Para cada departamento o proceso, determina qué tipos de documentos se repiten. Piensa en: contratos, informes, expedientes de clientes.

Paso 2: Definir metadatos y políticas

Para cada tipo, establece las etiquetas, periodos de retención y permisos adecuados. Puedes vincular esto a los tipos de contenido de SharePoint.

Paso 3: Crear conjuntos de documentos

Crea una plantilla de conjunto de documentos para cada tipo. Si es necesario, añádele plantillas fijas o subcarpetas.

Paso 4: Derechos y formación

Asegúrate de que los usuarios tienen los permisos adecuados y saben cómo trabajar con ellos.

Paso 5: Seguimiento y optimización

Comprueba que la retención funciona bien, y ajusta la política si es necesario.

¿Cuáles son los retos?

Muchas organizaciones eligen las carpetas porque les resultan familiares. Pero eso se crea con el tiempo:

Metadatos incoherentes
Sin control de los periodos de conservación (riesgo AVG)
Documentos difíciles de encontrar
Trabajo adicional para informática o gestión de archivos

Los conjuntos de documentos requieren una única configuración, pero estructuralmente ahorran tiempo y errores después. Apoyan la gobernanza sin sobrecargar a los usuarios.

¿Qué aporta?

✔ Menos trabajo de búsqueda para los empleados
✔ Mejor cumplimiento de AVG y NEN7510
✔ Estructura inequívoca para las auditorías
✔ Automatización de la retención y el archivo
✔ Menos presión de gestión para TI

Caso: Una institución sanitaria cambió a conjuntos de documentos para los historiales de los pacientes. Resultado: un 40% menos de tiempo dedicado a archivar, y un 100% de retención AVG organizada automáticamente.

Enfoque ALTA-TIC: por qué nos eligen los clientes

En ALTA-ICT, guiamos las optimizaciones de SharePoint de la A a la Z:
✅ Certificación ISO27001 e ISO9001
✅ Conocimiento del mercado holandés y experiencia en AVG
✅ Implementación técnica y práctica
✅ Enfoque en PYMES, gobierno y sanidad
✅ Soporte 24/7

Preguntas frecuentes sobre los conjuntos de documentos (FAQ)

¿Cuál es la diferencia entre una carpeta y un conjunto de documentos?
Un conjunto de documentos contiene metadatos, permisos y estructura. Una carpeta es puramente visual.

¿Necesitas una licencia especial?
No, los conjuntos de documentos están disponibles en la mayoría de las suscripciones a Microsoft 365 con SharePoint.

¿Puedo combinar conjuntos de documentos con Power Automate?
Sí, y lo recomendamos. Para retención, aprobación o notificaciones.

¿Los conjuntos de documentos también funcionan en el móvil?
Sí, a través de la aplicación SharePoint, son totalmente utilizables.

¿Es adecuado para organizaciones pequeñas?
¡Correcto! Las PYME se benefician más de la estructura y el ahorro.

Conclusión: cambiar merece la pena

Los conjuntos de documentos ofrecen más control, menos riesgo y mayor eficacia. Especialmente en sectores donde el cumplimiento y la visión de conjunto son importantes. ¿Sigues trabajando con carpetas? Entonces es el momento de revisar tu estructura de SharePoint.

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