Evitar el uso compartido excesivo en Microsoft 365

Microsoft 365 ha hecho que la colaboración sea más fácil que nunca para las empresas holandesas. Compartir un archivo a través de Teams o OneDrive es cuestión de unos pocos clics. Pero esa misma comodidad crea un nuevo reto: compartir demasiado. Sin acuerdos claros y gobernanza, la información confidencial puede acabar simplemente en manos de las personas equivocadas. Y en un mundo en el que el cumplimiento de las AVG y la seguridad de la información son cruciales, esto puede tener consecuencias importantes para la continuidad y la reputación de la empresa.

En ALTA-ICT vemos a diario cómo esto va mal en la práctica. Afortunadamente, existe un enfoque estructurado para evitarlo, y empieza por una gobernanza, unos controles y una concienciación claros.

ISO 27001, ISO 9001 y NEN 7510 – Certificado ALTA-ICT B.V.

¿Qué es oversharing en Microsoft 365?

Compartir en exceso significa que los empleados comparten más información de la necesaria, a menudo sin darse cuenta. Puede ser interno (dar acceso a compañeros que no necesitan el archivo) o externo (compartir documentos con clientes, proveedores o socios ajenos a la organización).

Contexto neerlandés

AVG: El intercambio no autorizado de datos personales puede dar lugar a la notificación de violación de datos en un plazo de 72 horas.
NEN7510: En el sector sanitario, es obligatoria una estricta seguridad de la información.
BIO: Las organizaciones gubernamentales deben cumplir unas normas de seguridad específicas.

Cómo evita ALTA-ICT el uso compartido excesivo

Paso 1: Establecimiento de la gobernanza

Empezamos por establecer normas claras: ¿quién puede compartir qué y con quién? Esto se establece en las políticas de gobernanza de Microsoft 365.

Paso 2: Comprobaciones técnicas

Utilizando Microsoft Purview y las reglas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP), nos aseguramos de que la información sensible no pueda compartirse involuntariamente.

Paso 3: Formación de sensibilización

Los empleados aprenden a reconocer los riesgos y reciben consejos prácticos sobre cómo compartir de forma segura.

Paso 4: Seguimiento continuo

Gracias a la supervisión 24 horas al día, 7 días a la semana, controlamos el cumplimiento y podemos intervenir inmediatamente en caso de desviaciones.

Errores comunes al compartir en Microsoft 365

No hay ajustes predeterminados para compartir: cualquiera puede compartir cualquier cosa externamente.
No se etiquetan los datos sensibles: no se reconocen los documentos confidenciales.
Falta de concienciación: los empleados no conocen los riesgos a los que se enfrentan.

ROI de la buena gobernanza

Las empresas que han establecido su gobernanza con ALTA-ICT ven:

70% menos de incidentes de intercambio no deseado
Auditorías más rápidas gracias a estructuras de acceso claras
Mejora de la conformidad con AVG y NEN7510

Nuestro enfoque ALTA-TIC

✅ Procesos con certificación ISO27001
✅ Especialistas holandeses en cumplimiento
✅ Resultados medibles en 3 meses
✅ Seguimiento y asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana

Conclusión

El uso compartido excesivo en Microsoft 365 es un riesgo sigiloso que muchas organizaciones holandesas subestiman. Sin embargo, con la combinación adecuada de gobernanza, tecnología y concienciación, es totalmente controlable.

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