Impresión segura: Tratamiento de datos seguro y a prueba de AVG

Los riesgos de la introducción manual ️⚠️

Muchas empresas siguen tratando los datos personales a mano, como:

• Contratos en papel de proveedores de campo.
• Encuestas completadas.
• Artículos recortados de periódicos y folletos.
• Huellas no deseadas

Pero los procesos manuales son propensos a errores y aumentan el riesgo de fugas de datos, sobre todo si los documentos acaban en carpetas genéricas. Piensa en:

• Acceso involuntario de personas no autorizadas.
• Pérdida de control sobre los datos confidenciales. ❌

 

 

Soluciones inteligentes para flujos de trabajo a prueba de GDPR ✅

Afortunadamente, existen soluciones avanzadas que minimizan estos riesgos:

• Software OCR: El software OCR permite a las impresoras reconocer automáticamente los datos y guardarlos directamente en una carpeta restringida segura. Así, los archivos escaneados quedan inmediatamente protegidos. El mapeo del flujo de trabajo también es esencial para la legislación AVG, sobre todo cuando se requiere conocer el tratamiento de los datos personales.

 

• Liberación de Impresión Segura: La Liberación de Impresión Segura garantiza que los documentos se impriman sólo después de que el usuario se autentique en la impresora. Esto refuerza la seguridad del flujo de trabajo de extremo a extremo y evita accesos no autorizados. Además, una solución como PaperCut MF permite ahorrar en costes de material, por lo que es legal y económicamente sostenible.

 

• Cifrado y supervisión: las impresoras multifunción modernas ofrecen funciones de seguridad integradas, como el cifrado de datos y reglas de seguridad que detectan los datos sensibles. Esto permite activar flujos de trabajo alternativos, por ejemplo para enviar primero los documentos a una ubicación segura para su revisión. Además, las alertas de seguridad y las notificaciones automatizadas pueden ayudar a garantizar el cumplimiento y a controlar las responsabilidades…. ️

 

Ventajas de la impresión segura

Además de proteger los datos personales, la impresión segura también ofrece otras ventajas:

• Ahorro de costes: menos desperdicio de papel y tinta gracias a los procesos de impresión controlados.
• Sostenibilidad: Al imprimir menos innecesariamente, contribuyes a mejorar el medio ambiente.
• Cumplimiento: Con procesos documentados, cumples las obligaciones legales y estás preparado para las auditorías.

 

 

¿Qué puedes hacer para que la impresión sea segura?

¿Cómo mantienes la seguridad de la impresión y el procesamiento de documentos conforme a las directrices de AVG?

• Protege los datos sensibles: Restringe el acceso a la información, tanto digital como física, sólo a las personas autorizadas.
• Limita la impresión de información sensible: Evita la impresión innecesaria de datos confidenciales, ya sea accidental o deliberada.
• Detecta las violaciones rápidamente: Pon en marcha herramientas y procesos para detectar las violaciones de datos inmediatamente y tratarlas con eficacia.
• Documenta tus procesos: Dispón de procedimientos detallados para demostrar el cumplimiento y la responsabilidad.

Siguiendo estos pasos, proteges la información sensible y cumples los requisitos de la AVG.

 

 

¿Necesitas ayuda para implantar soluciones de impresión seguras? ¡Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de ayudarte! ✉️

 

 

Referencias

¹https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/avg-algemeen/de-avg-in-het-kort

 

 

Sobre el autor

Me llamo Alta Martes y soy especialista en Microsoft 365 y Google Workspace, con especial atención a la gestión de puestos de trabajo modernos, la seguridad en la nube y la gestión de identidades y accesos. Con años de experiencia, ayudo a las organizaciones a optimizar su infraestructura de TI y a crear un lugar de trabajo digital seguro y eficiente.
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