La nueva Ley de Archivos y el archivo informático

 

???? ¿Qué cambiará con la nueva Ley de Archivos?

La Ley de Archivos se ha modificado para reflejar mejor la era digital. Los principales cambios son:

???? Transferencia acelerada de documentos

• Ahora los documentos deben transferirse a un departamento de registros al cabo de 10 años, en lugar de los 20 años actuales.
• Esto significa que la información se hace pública antes y es más accesible.

???? Más atención al archivo digital

• Los gobiernos y las empresas necesitan almacenar sus documentos digitales de forma sostenible y accesible.
• Las soluciones informáticas deben cumplir requisitos estrictos de integridad y seguridad de los datos.

???? Nombramiento obligatorio de un archivero

• Los municipios, las provincias y las juntas del agua deben nombrar a un archivero responsable de la buena gestión de la información.

???? Nuevas normas para una accesibilidad sostenible

• Los documentos digitales deben permanecer legibles y utilizables durante largos periodos de tiempo, lo que exige soluciones informáticas inteligentes.

 

 

???? ¿Cómo cumple tu organización los nuevos requisitos?

Para cumplir la nueva ley, es esencial una buena política de archivo informático. Sigue estos 5 pasos:

✅ 1. Evalúa tu sistema de archivo actual ????

• Analiza cómo gestionas actualmente el archivo y dónde están las lagunas.
• Comprueba si tus sistemas son adecuados para el almacenamiento digital a largo plazo.

✅ 2. Elige las soluciones informáticas adecuadas ????

• Utiliza soluciones de archivo basadas en la nube, como Microsoft 365, SharePoint o sistemas ECM especializados.
• Garantiza la encriptación, el control de acceso y las copias de seguridad para una seguridad máxima.

✅ 3. Nombrar un archivero o responsable ????️

• Asegúrate de que alguien de tu organización es responsable de la gestión de la información.
• Haz que los empleados reciban formación sobre gestión de documentos y cumplimiento.

✅ 4. Garantizar un plan de archivo sostenible ????

• Haz un plan de almacenamiento digital a largo plazo.
• Utiliza formatos de archivo abiertos como PDF/A y XML para evitar la obsolescencia.

✅ 5. Realiza auditorías y actualizaciones periódicas ????️

• Comprueba periódicamente que tu sistema de archivo cumple la ley.
• Actualiza tu estrategia y tecnología cuando sea necesario para seguir cumpliendo la normativa.

 

 

???? Las ventajas de un sistema de archivo moderno

Si inviertes ahora en un moderno sistema de archivo informático, tu organización se beneficiará de:

???? Gestión de documentos más eficaz: encuentra lo que necesitas más rápidamente.
???? Mejor cumplimiento: sin riesgos legales ni multas.
???? Mayor seguridad – protección contra la pérdida de datos y las ciberamenazas.
???? Mayor transparencia: acceso más fácil a la información.

 

 

???? ¡Hora de actuar! ¿Está ya preparada tu organización?

Se acerca la nueva Ley de Archivos y las organizaciones tienen que poner en orden su archivo informático. ¡No esperes hasta el último minuto! Empieza hoy mismo:

✔️Evaluar tu sistema de archivo actual
✔️Implantar soluciones de archivo digital
✔️Formar a los empleados en las normas de archivo

¿Quieres saber cómo hacer que tu archivo informático cumpla la normativa? ???? ¡Ponte en contacto con nosotros! ⬇️

 

Referencias

¹https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/plenaire_verslagen/kamer_in_het_kort/eerste-termijn-behandeling-nieuwe-archiefwet

 

 

Sobre el autor

Me llamo Alta Martes y soy especialista en Microsoft 365 y Google Workspace, con especial atención a la gestión de puestos de trabajo modernos, la seguridad en la nube y la gestión de identidades y accesos. Con años de experiencia, ayudo a las organizaciones a optimizar su infraestructura informática y a crear un lugar de trabajo digital seguro y eficiente.

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