Office 365 Backup & Restore

Waar Microsoft zelf geen perfecte dekking bied, geven wij u de mogelijkheid om alle kritieke inhoud te beschermen en te herstellen. Zo bent u niet alleen beschermd bij hardware falen. Maar ook bij fouten door gebruikers, hacks en nog veel meer.

Officiële Microsoft Partner

Office 365 Backup en Restore oplossing
Video afspelen

Waarom heb ik een back-up van Office 365 nodig?

Waarschijnlijk ga je er als Office 365 gebruiker automatisch vanuit dat er standaard een backup wordt gemaakt van alle data die je opslaat in de cloud. En het klopt inderdaad dat er een aantal opties zijn die Microsoft aanbiedt, maar deze zorgen alleen voor een tijdelijk behoud. Dit is bijvoorbeeld het geval bij je prullenbak-instellingen, je bewaartermijnen en versiebeheer. Wil je echter een automatische Office 365 backup, dan zou je dit zelf moeten doen.

Hoewel het inschakelen van retentie en versiebeheer kan helpen bij het behouden van kritieke bestanden en e-mail, bent u nog steeds verantwoordelijk voor aanvullende scenario’s voor gegevensbescherming. Zonder het juiste back-upschema kan gegevensherstel erg duur of zelfs onmogelijk zijn!

Systeemeigen back-upbeveiliging van Microsoft:

Standaard niet gedekt

Data terugvinden zonder volledige herstel

Weet je wat je terug nodig hebt? Stuur ons gewoon de bestandseigenschappen, zoals inhoudstype, eigenaar, aanmaakdatum, bestandsgrootte, bovenliggende lijst of mapnaam, e-mailonderwerp, verzonden datum en meer. We krijgen uw inhoud binnen de kortste keren terug, zonder het hele systeem terug te zetten – zelfs als .zip of PST op uw bestandssysteem!

Zichtbaarheid en controle over beveiligde inhoud

We bieden on-demand rapportage om te bewijzen dat we u gedekt hebben. Of u nu toegang wilt krijgen tot een eenvoudig dashboard voor onmiddellijke inzage in de beveiliging of gedetailleerde taakrapporten wilt, wij kunnen u helpen. Profiteer van de ingebouwde Azure-opslag, neem uw eigen opslag mee of laat ons uw gegevens bewaren – wat u ook kiest, u behoudt de volledige controle!

Dekking op langetermijn

Office 365 heeft dus een paar herstelmogelijkheden op korte termijn, zoals de Prullenbak en zachte verwijdering. De ondersteuning is echter beperkt (lijsten en lijstitems, machtigingen, metagegevens, niet-aangepaste herstelbewerkingen en meer) en bevat geen herstelmogelijkheden op lange termijn. Zonder het juiste back-upschema kan gegevensherstel moeilijk of onmogelijk zijn. We bieden cloudback-upplannen waarmee u zich zeker voelt in uw cloud!

De verschillen tussen bewaartermijnen en het maken van een backup

Je zou denken dat een bewaartermijn in feite hetzelfde is als het maken van een backup, toch is dit niet zo. Een backup laat je maken, terwijl je de bewaartermijnen zelf binnen Office 365 in kan stellen. Er zit een belangrijk verschil tussen deze twee, die we hieronder uit zullen leggen.

Een backup zorgt ervoor dat al je data teruggehaald kan worden wanneer deze verloren zijn gegaan. Dit kan gebeuren door bijvoorbeeld een storing of doordat je de data per ongeluk hebt verwijderd, maar ook door een aanval of een hack. Alle bestanden binnen Office 365 kunnen met de middelen die Office je biedt niet worden teruggehaald wanneer deze volledig worden verwijderd.

Office 365 heeft bewaartermijnen omdat dit nodig is volgens bepaalde wettelijke retentietermijnen. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer je persoonsgegevens verwerkt die langer bewaard moeten blijven. Het is als het ware een veiligheidsnet die ervoor zorgt dat al jouw data over meerdere fasen bewaard blijven, maar ook langer bewaard kunnen blijven. Dit alles zodat de kans kleiner is dat er data verloren gaat.

Altagracia Martes office expert

Hallo, ik ben Altagracia

Als Microsoft cloud expert help ik bedrijven om hun cloud optimaal te beveiligen en beheren. Ik bespreek graag persoonlijk met u de mogelijkheden:

iso certificering op office 365 backups

ISO gecertificeerde software

Wij maken gebruik van ISO gecertificeerde backup software. Wij maken gebruik van 256-bit encryptie, waarbij we de optie geven om je eigen encryptie key en opslagruimte te gebruiken. Wij nemen dataveiligheid en privacy erg serieus!

Microsoft cloud beheer

Standaard methodes van Microsoft

Binnen Microsoft zijn er vervolgens vier methodes waarmee jij je data veilig kunt stellen te weten:

  • De standaard backup van Microsoft
  • Versiebeheer
  • Retentie
  • Recycle Bin Proces

 

De standaard backup van Microsoft

Deze optie is er eigenlijk voor Microsoft zelf. Wanneer er een calamiteit is biedt Microsoft een data-herstel aan. Dit kan gedaan worden door deze automatische backup die elke 12 uur draait. Het is voor Microsoft mogelijk om data terug te halen tot 14 dagen geleden. Wanneer je hier gebruik van maakt zal de backup jouw pc omgeving 12 uur terugzetten. Het is hierbij dus niet mogelijk enkel individuele mailboxen of data uit een SharePoint terug te halen.

Een aanvraag voor data-herstel, ook wel Restores genoemd, moet je aanvragen bij de suppoortafdeling van Microsoft. Hier gaat aardig wat tijd in zitten en bovendien kan het zorgen voor veel onduidelijkheid. Zo kom je niet te weten wanneer het herstel plaats zal vinden, omdat er nog veel meer andere aanvragen zijn. In het geval van een calamiteit zou je hierbij dus achteraan moeten aansluiten en wachten. Werk je met gevoelige data of wil je gewoon graag snel verder met je werkzaamheden, dan wil je dit absoluut voorkomen.

Versiebeheer

Activeer je versiebeheer, dan houdt dit in dat er verschillende versies van jouw data worden opgeslagen. Dit kan zowel bij e-mail als in SharePoint. De verschillen zullen we hier uitleggen.

Versiebeheer e-mail

Heb je versiebeheer ingeschakeld bij je e-mail, dan is deze gekoppeld aan retentie. Let wel op; versiebeheer is alleen beschikbaar voor mensen die een Exchange Online 2, E3 of E5 abonnement hebben. Is de retentie geactiveerd, dan zijn er bepaalde situaties waarin er automatisch een versie van een e-mailbericht worden opgeslagen, te weten:

  • Wanneer het onderwerp van een e-mailbericht veranderd
  • De tekst van het e-mailbericht veranderd wordt
  • Er een bijlage wordt toegevoegd of verwijderd
  • Verzenders of ontvangers worden toegevoegd of verwijderd
  • De datum waarop een e-mailbericht is verzonden of ontvangen wordt gewijzigd

Versiebeheer SharePoint

Bij het gebruik van SharePoint kun je versiebeheer activeren zonder het gebruik van retentie. Ook wanneer je een abonnement hebt waarbij retentie niet mogelijk is, kan je versiebeheer gewoon activeren. Dit zorgt ervoor dat SharePoint er niet alleen is voor mensen met een E3 of E5 abonnement. Binnen SharePoint zijn er verschillende mogelijkheden voor het instellen van versiebeheer. Onderstaand staan een aantal goede redenen om versiebeheer te gebruiken voor SharePoint.

  1. Geschiedenis van gewijzigde items bekijken
  2. Veranderingen in de inhoud bijhouden
  3. Verschillende versies met elkaar vergelijken
  4. Veranderingen bijhouden in Helpdesk tickets
  5. Eerdere versies van documenten terugzetten
office versiebeheer
retention exchange online

Retentie

Wanneer je een Exchange Online, E3 of E5 abonnement hebt kun je gebruik maken van de retentiemogelijkheden van Office 365. Deze retentiemogelijkheden zijn zeker een aanrader als je rekening houdt met de AVG-wetgeving. Daarnaast is het een goede reden hier gebruik van te maken wanneer data voor een lange termijn standaard moet worden bewaard maar ook als de data moet worden verwijderd na een bepaalde periode.

Aangezien deze regels met elkaar in strijd kunnen zijn gelden er retentieprincipes. Dit houdt in dat er een bepaalde volgorde is waarin de regels in werking treden. Dit ziet er als volgt uit:

  • Retentie gaat boven verwijdering
  • Langste retentieperiode is leidend
  • Voorwaardelijke insluiting gaat boven onvoorwaardelijke insluiting
  • Kortste verwijderingsperiode is leidend

Wanneer je het retentiebeleid inzet voorziet deze in het behouden of het automatisch verwijderen van één versie van jouw data. Wanneer je meerdere versies van een bepaald bestand wilt bewaren, kun je gebruik maken van versiebeheer.

Microsoft heeft onderscheid gemaakt tussen SharePoint en e-mail, deze zullen we hieronder uitleggen:

Retentie bij SharePoint

Bij SharePoint is het retentieproces afhankelijk van de data. Bestaat de data al op het moment dat de retentieregels worden aangemaakt, dan zal er een versie van de data worden weggeschreven op het moment dat er een eerste wijziging wordt doorgevoerd in het document nadat de retentieregels zijn aangemaakt. De versie zoals deze was voor de wijziging zal vervolgens worden weggeschreven naar de ‘Preservation Hold Library’. Maar de versie kan ook worden weggeschreven wanneer de data wordt verwijderd.

Retentie bij e-mail

Het volgende retentieproces wordt aangehouden bij e-mail:

  1. Wanneer je een item wilt verwijderen wordt deze uit de ‘verwijderde items’ folder gehaald en verplaatst naar de ‘recoverable items’ folder.
  2. Tijdens periodieke controles wordt er gekeken of de items nog voldoen aan alle ingestelde retentie regels. Is dit niet het geval, dan zullen de items definitief worden verwijderd. Is dit wel het geval dan blijven de items in dezelfde folder staan.

Recycle Bin Proces

Alle data die wordt verwijderd wordt opgeslagen in de prullenbak. Gebruik je e-mail of SharePoint, dan is hier ook een tweede prullenbak voor waar alle data wordt opgeslagen dat verwijderd is uit de primaire prullenbak. Onderstaand vind je de stappen die doorlopen moeten worden bij e-mail en SharePoint.

Recycle Bin Proces bij e-mail

  1. Er wordt een e-mailbericht verwijderd.
  2. Deze wordt vervolgens opgeslagen in de ‘verwijderde items’ folder waar het kan blijven staan voor onbepaalde tijd.
  3. Op het moment dat het bericht wordt verwijderd uit deze folder wordt hij naar een tweede prullenbak verplaatst. Dit is de ‘herstelbare items’ folder. Hierin blijven berichten voor maximaal 30 dagen staan.
  4. Alle berichten die er na 30 dagen nog in staan worden definitief verwijderd.

Recycle Bin Proces bij SharePoint

  1. Er wordt data verwijderd uit SharePoint
  2. De data wordt geplaatst in de ‘First-stage recycle bin’, ook wel de ‘Site recycle bin’ genoemd.
  3. Op het moment dat er data uit deze prullenbak wordt verwijderd, wordt het verplaatst naar de ‘Second-stage recycle bin’, ook wel ‘Site collection recycle bin’ genoemd.
  4. Na 93 dagen wordt de verwijderde data definitief verwijderd, ongeacht in welke prullenbak hij is geplaatst.

Automatisch een backup laten maken

Door de standaard instellingen is Office 365 ideaal voor het beveiligen, bewerken en delen van je data. Wat alleen wel een nadeel is, is de beperkte mogelijkheid voor het maken van een backup. Daarnaast is ook een point-in-time backup niet mogelijk, dus een verwijderde e-mail van een halfjaar geleden kan niet terug gehaald worden met de standaard instellingen.

Ook is het zo dat de standaard instellingen van Office 365 niet voorzien in een backup wanneer er per ongeluk contacten, bestanden en e-mails worden verwijderd, maar ook niet bij interne bedreigingen, een ransomware-aanval of een hack. Het is dan ook zeker aan te raden een backup te laten maken bij een andere partij. Ook Office 365 herstellen kan via een andere partij gedaan worden.

Altagracia Martes office expert

Hallo, ik ben Altagracia

Laat mij uw persoonlijke wensen en vragen weten en ik zal u zo snel mogelijk voorzien van een kundig antwoord.

Certified professional

Kom in contact