
Terug naar het overzicht
03 december 2024
Gefaseerde overgang van Google Workspace naar Microsoft 365
Er is geen gebrek aan tools die je organisatie vooruit helpen in onze digitale wereld. Twee zwaargewichten in deze strijd om productiviteit zijn Google Workspace en Microsoft 365. Steeds meer organisaties overwegen de overstap naar Microsoft 365. Waarom? De functionaliteiten zijn uitgebreider en de integratie is naadloos te realiseren.
Maar hoe zorg je voor een soepele overgang zonder dat je team vastloopt? ALTA-ICT deelt vijf aandachtspunten voor een gefaseerde overgang van Google Workspace naar Microsoft 365. En we zetten meteen de voors en tegens naast elkaar!
Google Workspace vs Microsoft 365
Vijf stappen voor een snelle migratie naar Microsoft 365
De overstap van Google Workspace naar Microsoft 365 kan voelen als een sprong in het diepe³. Wij maken het een warm bad. Met de juiste aanpak maken we je organisatie efficiënter in te richten.
Stap 1: Analyseer je huidige situatie
Voordat je de overstap maakt, is het belangrijk om je huidige werkomgeving goed in kaart te brengen. Welke Google Workspace-tools gebruik je dagelijks? Denk aan Gmail, Drive, Meet, en zelfs agenda’s. Ook wil je begrijpen hoe je team werkt: welke workflows moeten absoluut blijven bestaan in Microsoft 365? Door een overzicht te maken van je huidige situatie, kun je gericht keuzes maken.
Tip van ALTA-ICT: Ontdek je dat gedeelde documenten in Drive essentieel zijn voor je samenwerking. Migreer die data met prioriteit naar OneDrive of SharePoint.
Stap 2: Maak een migratieplan
Een goede voorbereiding is het halve werk. Bepaal hoe je de overstap wilt aanpakken. Dit kan op verschillende manieren:
- Gefaseerd: Migreer één team of afdeling tegelijk. Dit geeft je de tijd om processen te testen en aan te passen.
- Big bang: Migreer alles in één keer, bijvoorbeeld in een weekend. Geschikt voor kleinere organisaties.
- Hybride: Laat sommige Google-tools draaien terwijl je de overstap maakt. Dit kan handig zijn als je team afhankelijk is van bepaalde functionaliteiten.
Kies een aanpak die past bij je organisatiegrootte en complexiteit. Vergeet niet om deadlines te stellen, zodat het project overzichtelijk blijft.
Stap 3: Betrek je team en zorg voor training
De meest onderschatte aspecten van een IT-migratie is de impact op je team. Voor jouw medewerkers betekent de overstap vaak een nieuwe manier van werken. Zonder draagvlak en de juiste begeleiding ontstaat er ruis en weerstand. Dat is funest voor een migratie. Plan daarom trainingen en maak gebruik van duidelijke handleidingen.
Tip van ALTA-ICT: Start met een pilotgroep van enthousiaste medewerkers. Zij kunnen de rest van het team te begeleiden en de weerstand verlagen.
Stap 4: Migreer in fases en test uitvoerig
Nu je plan staat, begin je met de migratie zelf. Zet eerst essentiële data, zoals e-mails, agenda’s en gedeelde bestanden over. Test na elke fase of alles correct werkt. Zorg ervoor dat gebruikers toegang hebben tot hun data en dat functies zoals e-mail werken.
Stap 5: Optimaliseer en blijf ondersteunen
Mooi, je bent overgestapt naar Microsoft 365! Maar het werk is nog niet helemaal klaar. De eerste weken na de migratie zijn cruciaal. Zorg voor ondersteuning bij vragen en bugs. Gebruik deze periode ook om je workflows verder te optimaliseren en de voordelen van Microsoft 365 volledig te benutten.
Gefaseerde migratie met ALTA-ICT
De overgang van Google Workspace naar Microsoft 365 hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door het proces op te delen in deze vijf stappen, behoud je overzicht en zorg je voor een soepele implementatie.
Heb je hulp nodig? ALTA-ICT staat voor je klaar. Wij begeleiden je bij elke stap en zorgen ervoor dat je organisatie snel en efficiënt kan profiteren van de voordelen van Microsoft 365. Neem vandaag nog contact met ons op!
¹https://workspace.google.com/intl/nl/business/small-business/
²https://www.microsoft.com/microsoft-365/microsoft-365-for-existing-subscribers
³https://alta-ict.nl/blog/google-workspace-vs-microsoft-365-welk-platform-kies-je/
Over de auteur
Mijn naam is Alta Martes, specialist in Microsoft 365 en Google Workspace, met een focus op moderne werkplekbeheer, cloudbeveiliging en identity & access management. Met jarenlange ervaring help ik organisaties bij het optimaliseren van hun IT-infrastructuur en het creëren van een veilige, efficiënte digitale werkplek.
Hulp nodig met jouw Microsoft 365-strategie?
Klik hieronder en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen:
Plan een vrijblijvend adviesgesprek
Meer weten?

Gerelateerde
blogs
Tech Updates: Microsoft 365, Azure, Cybersecurity & AI – Wekelijks in je Mailbox.
![Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden / Hero Voor Verzenden.html HTML maak synccommanodo Je stuurde de HTML-bron, niet de PNG. Ik heb die HTML zelf gerenderd en het resultaat bekeken. Het beeld is akkoord. Wat ik heb gecontroleerd Maat en fonts: exact 1200x900. Halogen 900 en Bilo 300 en 500 laden uit het bestand zelf, zonder vervangend lettertype. Inhoud: kicker “BLOG · VOOR VERZENDEN”, de kop in wit en limoengroen, en de chatkaart met “dossier” omlijnd en het label “gevoelig”. Er is geen maskering en er staan geen merknamen in. Opmaak: de kop raakt de kaart niet en de certificeringsregel is volledig. Randen: de hoekpixels zijn paars, niet de controlekleur #160a2e. Er is dus geen rand van de pagina mee geëxporteerd. Het PNG-bestand gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png heb ik je gestuurd. Zet het in je Downloads en draai dan: powershell cd C:\repos\ALTA-ICT git pull --rebase $b = "docs\Projecten\social-campagnes\Week 43 - Voor Verzenden\Blog" $f = Get-Item "$env:USERPROFILE\Downloads\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" Add-Type -AssemblyName System.Drawing $i = [System.Drawing.Image]::FromFile($f.FullName); "{0}x{1}" -f $i.Width, $i.Height; $i.Dispose() Copy-Item $f.FullName "$b\" -Force git add -- "$b\gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png" git diff --cached --name-only git commit -m "Blog 43: bloghero gevoelige gegevens voor verzenden" git log origin/master..master --oneline Verwachting: 1200x900, dan één bestandsnaam, daarna één of twee commits. Twee commits als de editie 15-hero nog niet gepusht is. Plak de output terug, daarna push je. In WordPress, bij blog 43: Uitgelichte afbeelding: upload dit bestand, met de alt-tekst uit de plakklaar. Controleer na het uploaden dat de bestandsnaam geen -1 heeft gekregen. De kanaalvarianten van blog 43 maak je pas als de blog live staat. De prompt staat in de plakklaar. geef me blog 43 om te maken zoals het moet in wordpress Hieronder staat alles voor WordPress, in de volgorde van de editor. Ik gebruik variant B, zonder test. Plak elke HTML in het tabblad Tekst en schakel nooit over naar Visueel. 1. Nieuw bericht Ga naar Berichten, Nieuw bericht. 2. Titel Gevoelige gegevens in AI-chat, Teams en WhatsApp: het moment vóór verzenden 3. Veld Introductie (tabblad Tekst) html Bij een datalek denk je aan een hacker. In de praktijk begint het vaak met Ctrl+V: een stuk uit een dossier in de verkeerde chat, de verkeerde mail, of een AI-tool die de tekst "even netjes maakt". Er is geen kwade wil. Er is haast, en een knop die te dichtbij zit. Deze blog gaat over dat ene moment vlak voor verzenden: wat kun je dan nog tegenhouden, en wie ziet het? 4. Veld Omschrijving (tabblad Tekst) html Waar Microsoft 365 ophoudt In de blog over Microsoft Purview zag je wat Business Premium al beschermt: mail en de bestanden in OneDrive en SharePoint. Een bestand dat je in Teams deelt, valt daar ook onder. Het chatbericht in Teams niet. DLP voor Teams-chat vraagt volgens Microsoft een E5-licentie. En een AI-chat in de browser of een app op de laptop ziet Microsoft helemaal niet. AI-chat en geheimhouding Een medewerker plakt een brief aan een cliënt in een gratis AI-chat, met zijn privéaccount, om hem beter te formuleren. Naam, adres en de reden van het dossier gaan mee, naar een dienst waarmee je organisatie geen verwerkersovereenkomst heeft. Verbieden werkt slecht. De tool blijft handig, en wie hem niet mag gebruiken, gebruikt hem stiekem. Beter: weten welke AI-tools je team gebruikt, en per tool afspreken wat erin mag. WhatsApp is geen dossier De wijkverpleegkundige stuurt een foto naar de collega die de dienst overneemt. De installateur appt de klant een offerte met diens adres. Het werkt snel, en het gebeurt vaak op een privételefoon. Daarmee staan zakelijke gegevens op een apparaat dat de organisatie niet beheert, in een app die ze niet kan archiveren. Vertrekt de medewerker, dan vertrekken de gesprekken mee. Een alternatief moet net zo snel zijn, anders gebruikt niemand het. Een waarschuwing op het juiste moment Een training over datalekken vergeet je in een week. Een melding op het moment van verzenden niet. In Outlook kan Microsoft 365 dat al: staat er een gevoelig gegeven in een mail, dan verschijnt bovenaan een melding nog voor de mail vertrekt. Voor chat en voor apps buiten Microsoft heb je daarvoor software op het apparaat nodig. Beschermen zonder meekijken Elke vorm van datalekpreventie roept bij medewerkers en ondernemingsraad één vraag op: leest de werkgever mee? Stel die vraag zelf, vóór je iets kiest. Een melding per soort gegeven is genoeg om een lek te voorkomen. Namen en berichtinhoud zijn daarvoor niet nodig. Begin met een AI-overzicht Je hoeft niet met software te beginnen. Begin met een lijst van de AI-tools die je team gebruikt, waarvoor, en met welke gegevens. Vaak staan er tools op die niemand had verwacht. De Europese AI-verordening legt de markering van AI-output bij de aanbieders. Sinds augustus moeten zij wat hun AI maakt machineleesbaar markeren; voor tools die al eerder op de markt waren, loopt de overgang tot 2 december. Dat is hun plicht. Jouw taak is weten wat je gebruikt. Het AI-Register geeft geen juridisch oordeel. Wel maakt het in ongeveer tien minuten een overzicht van je AI-tools met de transparantieteksten, als drie documenten in je mail. Zo doen wij het We beginnen met het AI-overzicht en de afspraken per tool. Daarna zetten we Purview aan voor mail en bestanden. Het gat buiten Microsoft vullen we met datalekpreventie op het apparaat, als add-on bij de moderne werkplek. We werken zelf onder ISO 27001:2023, ISO 9001:2015 en NEN 7510:2024. Veelgestelde vragen Mag een medewerker een AI-chat gebruiken voor werk? Dat bepaal je zelf, per tool. Leg vast welke tools mogen en welke gegevens er niet in horen. Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst is iets anders dan een gratis versie met een privéaccount. Beschermt Business Premium Teams? Bestanden die je in Teams deelt wel, want die staan in SharePoint of OneDrive. Het chatbericht zelf niet; daarvoor vraagt Microsoft E5. Moet ik AI-output zelf markeren? De markering van AI-output is een plicht van de aanbieder van de AI-tool. Voor jou telt dat je weet welke tools je gebruikt en wat je erin stopt. Conclusie Het lek begint met plakken, niet met een hacker. Microsoft 365 beschermt mail en bestanden; de chat, de AI-tool en de app op de laptop vallen erbuiten. Begin met een overzicht van wat je team gebruikt en spreek per tool af wat erin mag. Wil je het moment vóór verzenden bespreken? Plan een gesprek met ALTA-ICT. 5. CTA-knop (als je thema een knopveld heeft) Tekst: Het moment vóór verzenden bespreken Link: https://alta-ict.nl/contact?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=voorverzenden&utm_content=blog43-cta 6. Uittreksel Een datalek begint vaak niet bij een hacker, maar bij plakken. Wat er gebeurt als een medewerker gegevens in een AI-chat, een Teams-chat of WhatsApp zet, waar Microsoft 365 ophoudt, en waarom je begint met een overzicht van de AI die je team gebruikt. 7. Categorie: Beveiliging. Zet geen andere categorie aan. 8. Uitgelichte afbeelding Upload gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png. Controleer daarna dat de bestandsnaam in de mediabibliotheek geen -1 heeft gekregen. Alt-tekst: Hero bij de blog over gevoelige gegevens vóór verzenden: een chatinvoerveld met de zin Hierbij het dossier van de cliënt, waarin het woord dossier omlijnd is en gemarkeerd als gevoelig.](/media/uploads/2026/10/gevoelige-gegevens-ai-chat-verzenden.png?width=600)



