Opslag van activiteiten in Dynamics 365 kan kostbaar worden, zeker als er grote hoeveelheden data worden opgeslagen. Met opslag van activiteiten worden klantactiviteiten bedoeld, zoals e-mails, afspraken, taken en andere interacties, binnen de Dynamics 365-omgeving.

De kosten van het opslaan van activiteiten kunnen variëren afhankelijk van het Dynamics 365-plan dat je gebruikt, het aantal gebruikers, het aantal gegenereerde activiteiten, en de tijdspanne waarin je ervoor kiest de data te bewaren. Naarmate data zich in de loop van de tijd opstapelt, kan dit de opslagvereisten verhogen en mogelijk resulteren in hogere kosten.

Overweeg de volgende 5 tips om de kosten van activiteitenopslag effectief te beheren:

1. Data-rententiebeleid

Definieer data-rententiebeleid gebaseerd op jouw zakelijke behoeften. Bijvoorbeeld, je kunt ervoor kiezen om bepaalde soorten activiteiten voor een specifieke periode te behouden en vervolgens oudere data te verwijderen of te archiveren om het gebruik van opslagruimte te verminderen.

2. Opruim- en archiveringsbeleid

Bekijk en ruim regelmatig onnodige of verouderde activiteiten op. Het archiveren van historische data naar een apart opslagsysteem kan helpen kosten te besparen, terwijl je nog steeds toegang tot oudere records behoudt. Microsoft heeft recentelijk aangekondigd dat ze de Beschrijvingskolom van e-mails ouder dan 12 maanden naar ongestructureerde Azure Blob opslag verplaatsen. Dit zal in feite je databaseopslag verminderen en je bestandsopslag vergroten, wat veel organisaties zal helpen om de kosten te verminderen. Voor grotere organisaties kan dit echter beperkt zijn, omdat je momenteel de drempel niet kunt veranderen, en de zoekmogelijkheden zijn niet ideaal. We hebben aangepaste oplossingen ontwikkeld voor onze klanten die deze beperkingen kunnen omzeilen door gebruik te maken van Azure Cosmos en Virtuele Entiteiten.

3. Gebruik monitoren

Hou de opslagconsumptie en het volume van activiteiten in de gaten om onverwachte pieken of trends te identificeren. Dit kan je helpen je te voorbereiden op potentiële kostenaanpassingen en het gebruik van opslag te optimaliseren.

4. Activiteitentracking optimaliseren

Track alleen essentiële activiteiten die waarde toevoegen aan je bedrijf. Het verminderen van onnodige tracking kan helpen de groei van opslag te beheersen.

5. Overweeg verschillende licentie-opties

Afhankelijk van de behoeften van je organisatie, informeer jezelf over verschillende Dynamics 365-plannen en licentie-opties om de meest kosteneffectieve oplossing te vinden.